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Cómo estructurar un sitio web con WordPress

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WordPress es un popular gestor de contenidos que permite disponer de un blog de forma casi inmediata. Sin embargo, sus características, su potencia y sus posibilidades de personalización nos permiten usarlo como base para casi cualquier tipo de sitio web. Siempre y cuando lo estructuremos de forma correcta y pensando en nuestros usuarios.

Foto de Andrew Neel en Unsplash

Una de las primeras tareas a las que se enfrenta el administrador de un sitio web en WordPress es pensar en cómo organizar el contenido.

La empresa que elige WordPress como gestor de contenidos (CMS o Content Management System) para su web corporativa lo hace por varias razones, siendo las más comunes de ellas las siguientes:

  • Es fácil de usar, no necesita conocimientos técnicos y, una vez instalado y bien configurado por un profesional, se puede usar durante mucho tiempo sin que surjan importantes problemas siempre y cuando se mantenga actualizada la aplicación y sus plugins.
  • El usuario, por lo tanto, no depende de una agencia para hacer cualquier cambio cotidiano en los contenidos: añadir contenido, editar el existente, etc.
  • Permite tener un sitio web funcionando en relativamente poco tiempo, salvo que la puesta en marcha implique el diseño desde cero de temas o plantillas.
  • Posibilita el que se combinen un sitio web de contenido imperecedero con la gestión de un blog empresarial.

Este último punto es el que nos interesa ahora, puesto que la estructura del contenido dependerá del uso que le demos al CMS: web, blog o ambas cosas.

Tengo un blog

Profesionales y pequeñas empresas que deseen tener una presencia web que les permita posicionarse como expertos en su materia pueden querer usar un WordPress en su función original de blog: artículos que se publican periódicamente como si de un diario se tratara.

Son lo que en el vocabulario de WordPress se denominan “entradas”, y a las que también se le llaman artículos o posts. Normalmente llevan un sello de tiempo (la fecha del día en que se publicaron) y, en la configuración más habitual del CMS, aparecerán automáticamente listados en la página principal a medida que se van publicando.

Pero aunque sea el blog la función principal del sitio web, es inevitable tener otro tipo de contenidos que no son en sí artículos relacionados con el tema principal de la web. Para cada profesional o empresa pueden ser distintas, pero casi siempre se repiten las mismas páginas básicas:

  • quiénes somos
  • información legal y/o términos de uso
  • formulario de contacto

El tipo de contenido de estas páginas en el vocabulario de WordPress no es “entrada”, sino (¡sorpresa!) “página”.

La forma de estructurar el contenido en un WordPress así usado es fácil: basta con elegir un formato de enlace permanente para las entradas (posts o artículos), que puede incluir o no la fecha, y establecer un menú o pie de página con las pocas páginas fijas que haya en la web.

Además podemos establecer una taxonomía de las entradas a base de categorías y etiquetas, pero eso no es objeto de este artículo.

Tengo una web

Si en lugar de tener un blog donde publicar periódicamente artículos lo que queremos es tener una web de empresa con páginas fijas distribuidas en secciones, también es posible con WordPress. Podemos usarla para mostrar la información sobre la empresa, qué ofrecemos y un catálogo de productos o servicios.

En este caso, todo el contenido de la web está hecho a base de “páginas” y no habrá por tanto publicaciones tipo “entrada”.

Como las páginas serán el grueso del contenido y no sería útil darles a todas la misma importancia, debemos dedicarle una especial atención a la estructura de la web.

WordPress permite ordenar las páginas siguiendo una estructura de árbol, de manera que una página puede depender de otra que es su superior.

Veamos un ejemplo. Supongamos que mi empresa fabrica material de papelería, así que mi catálogo podría tener este aspecto (en este artículo no vamos a cubrir venta online, únicamente a mostrar características de productos para el ejemplo que nos ocupa):

  • Material de escritura
    • Útiles de escritura
      • Bolígrafos
    • Cuadernos
      • DINA4
  • Material de oficina
    • Consumibles
      • Clips
    • Utensilios
      • Grapadoras

Puedo crear las dos páginas superiores (“Material de escritura” y “Material de oficina”) y luego hacer depender las páginas de segundo nivel de cada una de ellas. Las de segundo nivel serían a su vez la página superior de cada una de las de tercer nivel, y así sucesivamente para todos los niveles de catálogo que tuviéramos.

Las páginas que tuvieran otras por debajo podrían además ser dinámicas, de manera que automáticamente listaran las páginas que dependen de ellas. Eso se puede hacer mediante programación de una plantilla adecuada.

Llegado a este punto, podrían surgirme algunas preguntas:

  • Las dos categorías superiores, ¿deberían además depender de una página superior a ellas que fuera la cabecera del catálogo de productos o servicios? Seguramente sí, porque inevitablemente en la web tendremos otras páginas (información legal, formulario de contacto, quiénes somos…) que están fuera del catálogo. Así podría crear una página principal para la oferta de mi empresa aparte de otras páginas necesarias en la web.
  • ¿Son estas categorías las que van a usar los visitantes a mi web? En este caso parecería que sí: si un señor busca una grapadora, quiere llegar a una página donde le muestre grapadoras. Pero para muchos administradores es fácil perderse en la propia nomenclatura interna de la empresa y no ponerse en el lugar de un visitante cualquiera. En ocasiones encontramos webs con los productos categorizados por su nombre comercial en lugar de por su nombre genérico, y así no hay forma de encontrar lo que se va buscando. El que quiere comprar un taladro busca poder elegir entre “taladro eléctrico”, “taladro hidráulico” o “taladro neumático”, pero no entre “Serie AxtraMax”, “Serie AxtraPlus” y “Serie AxtraPro”. ¿Qué sabe él qué es cada cosa, y por qué tendría que saberlo?
  • ¿Cómo organizar visualmente esta información? Al haber creado una página principal de producto, puedo elaborar con esta información un menú que constituya la navegación principal del sitio web. Las otras páginas de contacto, legal, etc. podrían estar enlazadas desde una zona secundaria, como el pie de página.

Como vemos, la forma en que queremos organizar la información en la web es algo prioritario en la creación de la misma. Ahora estamos hablando de WordPress, pero esta fase es necesaria para cualquier sitio web que queramos crear. Nuestros clientes agradecen que le dediquemos tiempo a este punto y nos sentemos, aunque sea virtualmente, con ellos para estructurar correctamente sus contenidos. Merece la pena dedicarle atención, dedicación e imaginación.

Si no lo hacemos, y si ignoramos la mentalidad de los usuarios de la web, tendremos una penalización directa en forma de abandono. El visitante no tiene tiempo que perder, y si le hacemos perder el tiempo, abandonará y se irá a la web de la competencia. En la era del “a un clic” no se puede estar tratando de adivinar cuál es la organización de un sitio web; ésta debe ser evidente y accesible.

El nombre que le demos a nuestras páginas (tanto el título como la dirección web) además nos ayudará, si lo elegimos bien, a posicionarnos en los buscadores por nuestros productos o servicios. Ésa es otra razón de peso para categorizar las páginas de forma genérica y no por nombres comerciales.

Lo tengo todo

Si hemos dedicado el esfuerzo que se merece a la estructura del sitio web de la que hablábamos anteriormente, añadirle, ahora o en el futuro, un blog a nuestro WordPress es fácil.

Como todo el contenido del sitio web está jerarquizado, basta con configurar una dirección dentro de nuestro dominio o en un subdominio para poder acceder desde ella a los artículos (“entradas”) publicados en el blog.

En definitiva…

Crear la estructura de un sitio web es ponerse en los zapatos del visitante anónimo, y pensar en sus términos y no en los de nuestra empresa.

La forma en que estructuremos el contenido de nuestro sitio web nos ayudará a sacarle todo el partido posible a nuestro WordPress, a posicionar mejor en los buscadores, a mantener la web actualizada con más facilidad y, lo que es más importante, a que nuestros visitantes encuentren lo que buscan… y nos lo compren a nosotros y no a la competencia.

Podemos ayudarle. Si su empresa necesita crear un sitio web, contacte con nosotros y estudiaremos su caso, sin compromiso.

Publicado en: Empresa Web

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Drupal como plataforma para desarrollar intranets y extranets corporativas

Tarsis.net

A diferencia de un sitio web corporativo, que busca solucionar necesidades de comunicación y ventas, una intranet es un sitio web de naturaleza utilitaria, en el que las interacciones se llevan a cabo principalmente a la sombra de los procesos internos de una organización.

Foto de William Iven en Unsplash

Una intranet es un sistema on-line privado — normalmente una web — en el que concurren los usuarios pertenecientes a una misma organización para compartir de forma reservada y segura información, documentos, formación o comunicación. Puesto que una organización suele tener también contacto con diferentes propósitos con otras organizaciones externas, el concepto puede ampliarse a que los usuarios externos puedan también participar del sistema, en cuyo caso nos encontramos en el caso de una extranet.

No se trata de opciones excluyentes, porque los sistemas que proporcionan este tipo de servicios son capaces de albergar a todo tipo de usuarios con su correspondiente control de accesos, para que cada cual pueda acceder únicamente a lo que le corresponde, así que muchas veces una intranet evoluciona de forma natural hacia intranet/extranet. En este artículo utilizaremos el término intranet por simplicidad, aunque en realidad nos referiremos a ambos conceptos.

En Tarsis.net llevamos diez años creando, securizando, desarrollando y manteniendo intranets corporativas. Quisiéramos compartir esa experiencia explicando cuáles son sus ventajas y por qué hemos optado por Drupal como plataforma para el desarrollo de las intranets de nuestros clientes.

¿Para qué necesita una empresa una intranet?

A lo largo de los años hemos visto evolucionar intranets desde meros sitios web privados de comunicación hacia el canal a sistemas que operan en todos los niveles de la organización y que incluyen parte sustancial de los procesos de venta, comunicación interna o soporte de segundo nivel.

¿Qué ventajas para la organización se derivan de disponer de su propia intranet?:

  • Entorno personalizado y  privado de colaboración, con contenidos, comunicación y procesos compartidos y normalizados. Nada que ver con el uso de servicios públicos que proporcionan servicios fragmentarios de manera informal.
  • Control sobre el entorno, sus funcionalidades y la granularidad con que se otorgan permisos a los diferentes tipos de usuarios.
  • Dotación de herramientas de colaboración comunes, tales como calendarios, listas de tareas, grupos de discusión, repositorios de ficheros o mensajería.
  • Existencia de un repositorio de conocimiento, abierto a los empleados de la compañía para su consulta y contribución. Estos repositorios facilitan el trabajo de los empleados existentes, evitan en cierta medida los vacíos de conocimiento cuando un empleado abandona la firma y sirve a los empleados noveles para familiarizarse más rápidamente con el entorno y los procedimientos de trabajo.
  • En algunos casos puede servir para que departamentos de Recursos Humanos puedan publicar plazas vacantes a cubrir a las que puedan aspirar empleados actuales o bien servir para que los empleados pongan en contacto a candidatos externos con la empresa.
  • Como soporte para programas de formación internos o de canal. Las intranets pueden albergar sistemas de elearning que abaraten la prestación de servicios de formación para campos de ventas, técnicos, de soporte o de cualquier otro tipo.
  • Un canal externo permanente para la comunicación con otras empresas con las que trabajamos, ya sean estas clientes, canal de distribución, proveedores u otros.
  • Un canal interno permanente en el que los empleados de la empresa pueden adquirir información, contar a los demás sobre su trabajo o debatir en grupos cerrados o abiertos sobre su actividad.
  • Una significativa reducción de costes y normalización de procesos en todos los puntos anteriores.

Pero no de cualquier manera

Es un hecho estadístico que este tipo de sistemas, pensados de arriba a abajo, tienen considerables dificultades en su implantación, y que su ratio de fracaso es alarmante — notoriamente en el caso de los sistemas CRM — . En el caso de las intranets, y en base a nuestra experiencia, podemos decir que hay cuatro características que debe cumplir para conseguir que su implantación en una organización sea un éxito: Debe ser útil, segura, estable y adaptable.

Si está usted pensando que nos hemos olvidado del coste, pues no lo hemos hecho. Una organización que cuente con los servicios que hemos descrito, o que aspire a disponer de ellos, tendrá en su intranet una fuente permanente de ahorro de costes debido a la concentración de los recursos. Eso por no hablar de los costes que se derivan de una gestión insegura (¿usa usted servicios internet públicos?) de la información. Y esos costes no son sólo en dinero, sino indefectiblemente en reputación.

¿Por qué Drupal?

Aún hoy en día vivimos en un tiempo de inflación de gestores de contenido (CMS). Podría pensarse que, pasados los primeros años de explosión de estos sistemas, el panorama se habría aclarado y quedarían dos o tres, con una cierta especialización, y que los demás habrían pasado al olvido.

No es así de ninguna manera. Si bien es cierto que WordPress es un actor dominante en la oferta de CMS, no es menos cierto que, salvo algunas extensiones especializadas para medios de comunicación on-line, sus características le hacen más indicado para sitio web vistosos, usables y ágiles, pero de escasa complejidad conceptual.

Existe un enorme número de otros sistemas de publicación de contenidos con diferentes filosofías (Typo3, eZ Publish, Joomla, Django, Liferay) y su número crece cada día que pasa. En años recientes se ha hecho notar una tendencia hacia la creación de herramientas que propenden a la extrema simplificación, por ejemplo generadores de sitios web estáticos.

Drupal sin embargo es un sistema de publicación de contenidos más abstracto en su concepción, pero con muchas más posibilidades de crecimiento en entornos que demandan precisamente gestionar la complejidad propia de una organización. En cualquier empresa hay que poder gestionar, con carácter general, individuos (usuarios), departamentos (grupos), categorías (roles) y diferentes niveles de acceso (permisos), aparte de otros aspectos dependientes de cada organización particular.

Por eso Drupal es mucho más indicado que otras herramientas de software para el desarrollo de una intranet corporativa:

  • El núcleo de Drupal provee la infraestructura básica necesaria para un entorno corporativo privado, seguro y los elementos básicos de su administración.
  • Provee también de todo lo necesario para la gestión de contenidos de la parte pública y privada, incluyendo la capacidad de personalizar el interfaz de usuario con el diseño que se requiera.
  • Otros servicios básicos para una intranet o extranet son provistos por módulos (plug-ins).
  • El sistema permite definir de forma flexible y precisa el control de accesos (usuario o rol), es decir, quién puede acceder a qué parte de los contenidos y las aplicaciones y qué permisos tiene sobre ellos.
  • Existe incluso la posibilidad de crear una capa de administración externa (“desacoplada”) que facilite tareas de administración o informes personalizados, propias de cada caso.
  • Una infinidad de módulos de terceras partes pueden proporcionar otros elementos sociales, de comunicación o de utilidad necesarios para adaptarse a las necesidades concretas de esa organización.
  • Drupal permite además embeber aplicaciones particulares, creadas al efecto, dentro del entorno público y/o privado.
  • Drupal es una solución de código abierto, lo cual tiene una miríada de ventajas sobre el software propietario, que van mucho más allá de no tener que pagar un coste de adquisición y/o una licencia anual. Estas ventajas se extienden desde la seguridad hasta la independencia a la hora de hacer que el software que necesita tu negocio funcione como tú quieras que funcione, no como otros lo hayan pensado por ti.
  • Drupal tiene una larga experiencia en la creación de sitios web complejos y sofisticados, que van más allá de meros escaparates, sitios web sencillos o blogs. Tiene además una enorme comunidad de contribuyentes que mejoran su código y amplían sus capacidades de forma permanente. Por si esto fuera poco, no le faltan usuarios de referencia, tales como la Casa Blanca, el 10 de Downing Street, el Gobierno de Francia, la BBC, la Universidad de Stanford o la Universidad de Oxford. No se puede decir que sean sitios que no requieran sofisticación, seguridad y gestión de la complejidad.

 

Podemos ayudarle. Tarsis.net es organización miembro de la Drupal Association. Si su empresa puede beneficiarse con la creación de una intranet/extranet corporativa, contacte con nosotros y estudiaremos su caso, sin compromiso.

Publicado en: Empresa Tecnología Web

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Software propietario frente a Software Libre frente a Software Como Servicio

Tarsis.net

Las aplicaciones on-line presentan un panorama realmente interesante en los años pasados, y ciertamente van a convertirse en un asunto de especial trascendencia en las tecnologías de la información empresariales de los próximos años.

Si usted trabaja en una pequeña o mediana empresa es posible que aún no le haya llegado el momento de plantearse la necesidad de contar con una o una combinación de estas herramientas, pero esté seguro de que en el futuro deberá hacer frente a esa posibilidad.

Actualmente el mercado de las aplicaciones on-line presenta una serie de posibilidades, de diferente naturaleza, que una pyme debe considerar, pues el adoptar una u otra posibilidad puede tener un efecto importante en el costo de adquisición, tiempo de implantación de la solución, coste de mantenimiento y posibilidades de desarrollo futuro. Intentaremos ofrecer una panorama de las alternativas disponibles, analizando sus aspectos más fuertes y sus posibles debilidades.

Tipos de aplicaciones on-line
A buen seguro usted se ha topado ya en más de una ocasión, probablemente en su trabajo diario, con aplicaciones on-line de muy diversa índole:

  • Content Management System (CMS). Se trata de una herramienta de publicación de contenidos web. Los contenidos están habitualmente almacenados en una base de datos y uno o varios editores, utilizando herramientas web administrativas, publican o modifican contenidos.
  • Blogs (web log o bitácora). Son un caso particular de los anteriores, orientados a la publicación de artículos de opinión y que habitualmente están especializados en algún tema. Esta colección de artículos, por ejemplo, está desarrollado utilizando como base un software de blog (WordPress).
  • Webmail (Correo web). Prácticamente cualquier persona que ha utilizado alguna vez Internet dispone de una cuenta gratuita en algunos de los proveedores más importantes (Gmail/Google, Yahoo! o Hotmail). Se trata de una herramienta web que permite al usuario hacer uso de su correo electrónico, sin necesidad de depender de un cliente de correo instalado localmente (Thunderbird, Outlook), y por tanto desde cualquier ordenador conectado a Internet. En ocasiones estos servicios van también ligados a herramientas de colaboración entre usuarios, mensajería instantánea y aplicaciones PIM (Personal Information Managers; agendas, calendarios, etc).
  • CRM y ERP (Customer Relationship Management y Enterprise Resource Planning). Servicios de atención al cliente, con fuerte presencia de herramientas de marketing y de inteligencia de negocio. Los ERP son herramientas que componen el backoffice de una compañía, proporcionando integración de los datos de gestión de la compañía, desde planificación de la producción, asignación de recursos humanos, y un sistema CRM como subsistema del mismo.
  • Tiendas on-line, catálogos on-line, carritos de la compra.
  • Foros.
  • Cientos de otros tipos de aplicaciones.

Lo que tienen en común todas estas aplicaciones es que su software reside y es ejecutado en un servidor Internet, y sus usuarios utilizan un navegador web, desde cualquier lugar, para hacer uso de los servicios de la aplicación. ¿De dónde viene ese software? ¿Cuánto cuesta? ¿Qué lo diferencia del software instalado en su PC?

No, no viene de París
El software que se instala en los servidores Internet es sustancialmente diferente al que se instala en los PC individuales, incluso si tiene que cumplir las mismas funciones. NO puede utilizarse un software de PC en un servidor web para obtener el mismo resultado. Esto quizá usted lo sepa de sobra –en cuyo caso disculpe por la innecesaria aclaración–, pero se sorprendería de cuántas personas piensan que utilizar un software de PC en un servidor Internet es una opción viable.

Hay tres canales principales para proporcionarle a su empresa las aplicaciones on-line más frecuentes:

  • Casas de software (Microsoft, SAP, etc.), que le cobrará por el software en sí, por la instalación si así de lo pide, y por el mantenimiento del software.
  • La comunidad de desarrolladores de aplicaciones de software libre. Hay miles de aplicaciones de servidor excelentes, con años de trayectoria consolidada, disponibles para cualquiera que disponga de los conocimientos –o pueda contratar a quién los tenga– para instalar y mantener dichas aplicaciones. Estas aplicaciones no cuestan ni un euro –aunque en algunos casos se solicita una donación voluntaria al proyecto si se utiliza y se considera útil–, y son mantenidas por equipos de desarrolladores, traductores y documentalistas de todo el mundo.
  • Un proveedor de software como servicio (SaaS), que le proporcionará la aplicación instalada en un servidor cobrándole mensualmente una cuota la cual, dependiendo del caso, puede ser global o por usuario de la aplicación. Usted no tiene que comprar ningún software, no tiene que hacer ninguna instalación y no tiene que pagar ningún mantenimiento, el cual corre de cuenta de su proveedor. Es decir, usted no compra ningún software, sino que alquila el uso del mismo.

Las pequeñas y medianas empresas en España tienen peculiaridades que las distinguen de las grandes empresas, por lo que deben apreciar aspectos que son menos importantes en estas últimas:

  • Presupuesto, presupuesto, presupuesto. Es siempre un parámetro decisivo en la toma de decisiones de una pyme.
  • Los responsables técnicos (en una pyme a veces son responsables técnicos sobrevenidos, por falta de alguna otra persona que se ocupe de estos aspectos) carecen con frecuencia de una perspectiva global de las posibilidades que tienen a su alcance. Las TI son un mundillo especializado, cuyos canales de comunicación están frecuentemente copados por los grandes del sector.
  • Con mucha frecuencia una pyme es deficitaria en personal técnico que pueda ofrecer soporte en la toma de decisiones, implantación y personalización del software y mantenimiento del mismo.

Veamos cómo hemos calificado comparativamente el comportamiento de estas posibles soluciones ante diferentes aspectos a tener en cuenta en la decisión:

Software propietario Software Libre Software Como Servicio
Coste de adquisición X ! ~
Rapidez de despliegue ~ ~ !
Coste de mantenimiento ~/X ~ !
Particularización X ! ~

Leyenda: ! – Mejor resultado; ~ – Resultado medio; X – Peor resultado.

Vemos que el software propietario es claramente perdedor en cuestión de precios, tiene un tiempo de despliegue normal, un coste de mantenimiento medio o malo y muy limitadas capacidades de particularización; el software libre destaca en los aspectos de coste e independencia para el usuario administrador; y, por su lado, el software como servicio se comporta también bien en los costes y desde luego en la despreocupación de la empresa respecto a cualquier aspecto técnico que se relacione con él.

Software Propietario
Las desventajas de este tipo de software son bastante claras si se observa la tabla: el software propietario es habitualmente caro o muy caro en el momento de su adquisición, tiene un mantenimiento también caro (usualmente por suscripción dividida en niveles de atención con precios crecientes), sus ciclos de desarrollo son marcados por el fabricante (si usted descubre que necesita una nueva funcionalidad o que hay un bug en el software esto no será resuelto hasta que el fabricante lo disponga así) y sus posibilidades de personalización son limitadas.

Sin embargo muchos ejecutivos encuentran de alguna manera tranquilizador que exista una empresa detrás del software que utilizan, y un número de teléfono al que llamar, a pesar de que la experiencia de años les diga que probablemente en caso de problemas no se lo van a resolver de forma efectiva (“tiene que comprar e instalar la última versión” o “eso estará resuelto en la siguiente versión”). Un reciente estudio ha mostrado que el nivel intermedio de la empresa es el más reticente a la utilización de software libre en este entorno, en contra de la opinión del escalafón técnico de base, que prefiere soluciones de código abierto para poder solucionar sus problemas por sí mismo, y de la parte alta del organigrama que permanece al margen de las consideraciones técnicas.

Los ciclos de desarrollo de un software propietario están comprensiblemente influidos por la presión que ejerce el mercado –básicamente si un competidor lanza una nueva versión de su software–. El resultado es que la calidad del software propietario no es muchas veces todo lo buena que debería ser dado que los procesos se acortan o se dilatan en función de situaciones que no tienen que ver con las necesidades del cliente.

Software Libre (Open Source)
Por su parte el software libre ofrece un precio inmejorable (es gratuito) y una flexibilidad inigualada. Cuando se produce un problema la comunidad de desarrolladores presenta un parche o nueva versión con una rapidez muy alta y los técnicos propios pueden desarrollar tanto soluciones a problemas como funcionalidades nuevas adaptadas a las peculiaridades de la empresa.

En el otro lado de la balanza hay que decir que para que una empresa se sienta cómoda con el software libre debe contar en sus filas con personal técnico cualificado para poder gestionar el proceso completo de la vida del software en cuestión y, naturalmente, que hay que saber elegir bien el software que va a sernos de utilidad durante un ciclo previsible de varios años.

Contrariamente a lo que ocurre en el software propietario, las aplicaciones de software libre sólo desarrollan software por vía rápida cuando es descubierto un bug o una vulnerabilidad en el código, pero no durante un ciclo de desarrollo normal, al no estar sometidas a presión comercial, por lo que se benefician de un proceso de pruebas más completo y de una mejor estabilidad general.

Software como Servicio (Software as a Service, SaaS)
Se trata de una solución híbrida en cierta forma: usted alquila el uso de una aplicación sin tener que adquirirla, instalarla o mantenerla. Paga una cantidad fija mensual por la aplicación, o por el número de usuarios que necesite, pero nada más. El software que utilice puede ser propietario o libre según el caso. El tiempo de despliegue es prácticamente inmediato, ya que la aplicación está ya instalada y sólo hay que particularizarla para usted. Si hay un problema con la aplicación tampoco será asunto suyo: su proveedor debe aportarle la solución a usted.

En los aspectos negativos: pagar una cuota mensual no del agrado de todo el mundo, pero este argumento se diluye ante el hecho de que no necesita hacer inversión en software (que se desactualiza), en contratar personal técnico que lo instale, particularice y mantenga, y tampoco tendrá que pasar por un esquema de precios por rangos de usuarios (por ejemplo pagar una licencia de uso para 50 usuarios cuando usted tiene sólo 40).

En resumen, la solución de software propietario es adecuada cuando una compañía no tiene problemas con el presupuesto y puede esperar a la compañía desarrolladora en el caso de que se presenten problemas. El software libre es una solución óptima si se dispone de los efectivos técnicos necesarios para gestionarla y el software como servicio será probablemente la mejor opción si el presupuesto es un asunto a considerar y no se desea ocuparse de aspectos técnicos y además se necesita una implantación rápida de la herramienta en cuestión.

Bien, está claro que Tarsis.net es un proveedor de servicios que apuesta por el software libre y por el software como servicio, así que nuestra opinión será favorable. Pero pensamos sinceramente que una pequeña y mediana empresa no puede permanecer ajena a estas posibilidades, porque se trata de la opción más eficiente y con mejor relación calidad/precio que se puede encontrar actualmente. Tanto el software libre como el software como servicio son opciones bien consolidadas en los Estados Unidos y en los muy competitivos mercados asiáticos. ¿Dónde más que en una pyme es necesario medir al milímetro la relación coste/beneficio?

Un caso concreto
Veamos un caso concreto: una empresa se dirigió a nosotros porque tenía un problema respecto al uso de su correo electrónico. Disponía de un servicio de alojamiento del que estaba satisfecho, pero varios de sus ejecutivos y comerciales pasaban buena parte de su jornada laboral lejos de sus despachos. Al no proporcionarles su proveedor un servicio de webmail, las ausencias de esas personas suponían un problema a la compañía que se estaba haciendo más serio con el paso del tiempo. Naturalmente el uso de direcciones de correo de Hotmail o de Yahoo! no es una opción en un entorno empresarial.

Las posibles soluciones que se plantearon fueron las siguientes:

  • Comprar un software de webmail (Emumail), que tendría que estar traducido al castellano. Este software debería ser comprado, instalado en su proveedor de alojamiento actual, y actualizado –pagando las actualizaciones correspondientes– cada cierto tiempo. El coste, sólo del software, es de 600$.
  • Utilizar un software libre, que debería ser instalado en su proveedor de alojamiento. Esta instalación debería correr por cuenta de la compañía, la cual carecía de personal familiarizado con este tipo de aplicaciones y los entornos de servidor.
  • Contratar con nosotros un servicio de webmail, independiente de su proveedor actual aunque utilizando sus cuentas actuales. Ninguna inversión en software, ningún coste de mantenimiento y ninguna preocupación técnica.

La solución finalmente tomada por nuestro cliente fue la tercera, lo que le permitió resolver su problema de forma prácticamente inmediata (2 días laborables), a un coste muy inferior de lo que tenía previsto, y con la posibilidad de dar marcha atrás en el mismo momento que quisieran. Le propusimos varias soluciones alternativas de software libre y finalmente optó por Horde, un software de webmail con traducción al castellano que además cuenta con aplicaciones auxiliares de agenda y calendario. En la actualidad el servicio de webmail, convenientemente actualizado, es utilizado regularmente por un 80% de la plantilla de nuestro cliente tras 18 satisfactorios meses desde su implantación.

Publicado en: Miscelánea Tecnología

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