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¿Cómo puede contribuir la digitalización a adaptar mi empresa a la nueva situación? (I)

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Una de las conclusiones más claras tras la crisis del COVID-19 es que las actividades presenciales han tenido que ceder el protagonismo al mundo digital. Las empresas que estaban ya adaptadas a la realidad digital han soportado bien el embate o incluso han salido reforzadas. Si la suya no es una de ellas, necesita saber cómo mejorar sus operaciones digitales y ponerse en marcha ya.

Muchas PYMEs han ido relegando a lo largo de los años su actualización a las modernas tecnologías digitales, lo que se conoce como transformación digital. Ya sea por falta de tiempo o de fe en las nuevas tecnologías, en España hay aún un porcentaje significativo de ellas que disponen de una pobre presencia en Internet y un uso testimonial, propio del siglo XX.

Hoy en día, y si se quiere sobrevivir, el salto a lo digital hay que hacerlo incondicionalmente, empezando por informarse de cuáles son los distintos departamentos de la empresa que pueden beneficiarse y cómo. A continuación describiremos algunas de las ventajas que la revolución digital puede aportar a esas PYMEs en su lucha por la supervivencia:

Web

Aunque sea difícil de creer, en 2020 hay empresas con sitios web que no han sido actualizados en años, no sólo en sus contenidos, sino incluso en su oferta de productos y servicios, los datos de contacto, direcciones postales, estándares web… En algunos de ellos los formularios web no existen o nunca se responden porque no hay nadie que los atienda. Son sitios web que hizo una tarde de sábado el sobrino del dueño de la empresa, que tiene una cuenta en Facebook, y por tanto sabe mucho de esto.

La imagen que esto representa para una empresa frente a sus clientes y potenciales clientes es devastadora. Una mirada a su web basta para descartarlos inmediatamente como posibles proveedores. Es incalculable el volumen de negocio que se puede haber perdido a lo largo de los años debido a una mala impresión como esta.

Sin duda el primer paso para cualquier empresa que aspire a ser tenida en cuenta es disponer de un sitio web adecuado, con un diseño moderno y cómodo de usar, rico en contenidos atractivos para los clientes, útil como plataforma para el desarrollo del negocio, cuyos resultados se midan regularmente y que sea indexable por los buscadores.

Ventas

Aunque muchas empresas necesitan saltar al comercio electrónico, la solución no siempre es directamente una tienda online. Para aquellos negocios más orientados al B2C (business to consumer) es probable — tampoco seguro — que sea así, pero antes de llegar a ello, y sobre todo si uno se mueve en el mundo B2B (business to business), hay mucho terreno básico por recorrer para empezar a interactuar directamente con clientes o clientes potenciales. Vea si puede responder a estas preguntas:

  • ¿Dispone su sitio web de un sistema de formularios especializados que permitan a un visitante interesado pedir un presupuesto, solicitar información adicional sobre alguno de sus productos o servicios, sus precios o condiciones?
  • ¿Son esas solicitudes registradas en alguno de sus sistemas, identificadas unívocamente, difundidas a los responsables y supervisadas?
  • ¿Hay personas designadas como responsables para atender cada tipo de esas solicitudes?
  • ¿Son atendidas en un plazo de horas tras su recepción?
  • ¿Dispone de documentos electrónicos actualizados en formato PDF o similar que pueda hacer llegar a los prospectos para que se hagan una idea más completa de su oferta?

Si entre sus respuestas abundan los noes, entonces es que su sitio web no está cumpliendo con su función, que no es otra que tener un impacto directo en los resultados de su negocio. Olvídese de la web escaparate y del tener una web porque la tiene todo el mundo, porque esos son conceptos del año 2000.

Y si su negocio está relacionado con el consumo directo, entonces usted necesita zambullirse de una vez por todas en el comercio electrónico, ya sea a través de su propia tienda online y/o de un marketplace generalista o especializado, dependiendo de cuál sea su caso.

Marketing

No importa en qué sector desarrolle su actividad, los mecheros y las gorras con el logotipo de la empresa son también cosa del pasado. Hoy en día el marketing se pelea en:

  • Los buscadores
  • Las redes sociales
  • Las campañas de anuncios de pago por clic en aplicaciones móviles, buscadores y sitios web
  • Los contenidos de calidad que sirven para que el prospecto se decida por elegir nuestra oferta
  • Los mensajes de correo electrónico atractivos y con una buena oferta
  • La oferta localizada en función del geoposicionamiento del cliente
  • Los marketplaces
  • El estudio de la competencia online
  • En todo el mundo, disponiendo de una web al menos en inglés

¿Tiene su empresa una posición sólida en todos o al menos en algunos de estos puntos? Si no es así está usted sencillamente fuera de juego, salvo que tenga usted un mercado cautivo, algo cada vez más raro de encontrar y que está a extinguir.

Empleados y procesos internos

Los trabajos en lo que una persona trabajaba aisladamente, al margen de la actividad que se desarrolla en el resto de la empresa, son también restos fósiles. En la actualidad el personal colabora en equipos, utilizando técnicas de trabajo ágiles, aporta ideas interesantes para la mejora del trabajo y el conocimiento y la información fluyen de un extremo a otro de la organización.

Disponer de una intranet que sirva como un entorno privado y seguro de colaboración inteligente, repositorio de información y medio de comunicación interno es esencial en cualquier organización moderna que quiera disponer de ese entorno de trabajo.

Los empleados deben contar además con acceso a la intranet desde cualquier ubicación, ya sea desde una o más sedes de la empresa, sus propias casas, durante una visita a un cliente o desde cualquier ubicación mientras están de viaje; y deben poder trabajar utilizando cualquier dispositivo disponible, como un ordenador de sobremesa, una tableta o un móvil. Esto garantiza la continuidad de una parte importante de las operaciones internas incluso durante un periodo de crisis.

¿Funciona su empresa de esta forma?

En la segunda entrega de esta entrada hablaremos de otras áreas que pueden beneficiarse de un proceso de digitalización, tales como el Departamento de Recursos Humanos, la logística o los procesos de producción y operaciones.

PODEMOS AYUDARLE

Si su empresa puede beneficiarse con la creación de una presencia web profesional, una intranet/extranet corporativa, herramientas de colaboración empresarial, marketing de contenidos (inbound marketing) o integración de tecnologías de terceros, contacte con nosotros y estudiaremos su caso, sin compromiso.

Publicado en: Empresa Miscelánea

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Políticas de seguridad para PYMEs

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Imagen de 🇨🇭 Claudio Schwarz | @purzlbaum en Unsplash

Mucha responsabilidad, pero no está solo

Si es usted responsable de IT y/o de seguridad informática de una PYME, está bajo presión continua debido a los nuevos y crecientes retos de la seguridad informática. Usuarios, dispositivos, sistemas y servicios son un rompecabezas permanente y las consecuencias de no revolverlo de forma correcta pueden afectar a la operatividad de la empresa y a la seguridad y privacidad de los usuarios, de los clientes y de los proveedores.

El primer paso es siempre enumerar los objetivos (estrategia) y el segundo establecer las políticas (táctica) para conseguirlos. Esto debe traducirse en una colección de políticas de empresa respecto a la seguridad y la privacidad en las operaciones del día a día.

Como responsable de este tema, una de sus obligaciones consistirá siempre en divulgar entre los empleados, clientes y proveedores las políticas que deben cumplirse durante las operaciones, y poner esas políticas al alcance de todo el mundo, por ejemplo en la intranet de la empresa o en el proceso de on-boarding por el que pasan los nuevos empleados.

Las PYMEs habitualmente no disponen de recursos infinitos en tiempo y dinero para desarrollar sus propias políticas, cuyo desarrollo puede convertirse en un proyecto largo y tedioso, de esos que nunca se ven completados.

Afortunadamente existen recursos para no tener que empezar desde cero y poder empezar con gran parte del camino andado, y pensando sólo en la adaptación de esas políticas a nuestro caso concreto y a la forma de su puesta en marcha.

Organizaciones especializadas, pertenecientes a administraciones públicas nacionales y europeas, publican políticas, recomendaciones y avisos de seguridad que pueden facilitar en gran medida estas tareas.

INCIBE

El Instituto Nacional de Ciberseguridad es una empresa (no un organismo público), dependiente del Ministerio de Economía y Empresa, que se dedica a recopilar información, investigar, divulgar, formar y asesorar sobre ciberseguridad tanto a empresas como a ciudadanos y a organismos públicos.

Como resultado de sus esfuerzos, Incibe pone a disposición del público una serie de recursos que pueden ser valiosos para mantenerse informado de los últimos riesgos de seguridad, desarrollar políticas de seguridad propias y formarse en temas específicos de la seguridad:

  • Políticas de seguridad para PYMEs, donde se encuentran documentos orientados a distintos perfiles de persona (empresario, técnico, empleado) para cubrir los temas más importantes de la seguridad (legales, almacenamiento de datos, planes de contingencia, etc. Este recurso será útil a quienes deseen informarse y profundizar en temas básicos de la seguridad de la información.
  • Dentro de la gama de informaciones que Incibe divulga regularmente podemos mencionar su Boletín, un Blog, sus Avisos de Seguridad y un CERT (Computer Emergency Response Team), que dispone de un sitio web aparte, para personas más especializadas y responsables de atajar amenazas.
  • Dentro del campo de la formación, Incibe dispone de Guías, Talleres e Itinerarios formativos sectoriales, con especialización en sectores concretos.
  • Además, este instituto celebra anualmente diversos eventos en los que se dan cita profesionales de la ciberseguridad y en los que uno puede ponerse al día y escuchar de primera mano las experiencias de expertos. Estos eventos son el Encuentro Internacional de Seguridad de la Información (ENISE), el Iberoamerican Cibersecurity Challenge (ICSC), el Cybersecurity Summer BootCamp (CyberSBC), que está especializado en formación, y el Cybercamp.

Como puede verse, existen a nuestra disposición una infinidad de recursos que pueden ser aprovechados por los profesionales que quieran profundizar en el conocimiento y la práctica, y muchos de ellos no requieren moverse de casa.

ENISA

Para aquellos que se sientan cómodos en un ámbito internacional — y se defiendan en inglés, francés, alemán o griego –, la Unión Europea cuenta con una organización similar, de ámbito multinacional, llamada ENISA (European Union Agency for Network and Information Security).

ENISA es una organización plurigubernamental basada en Atenas, que tiene como principal misión desarrollar estrategias y asesorar a los gobiernos de los estados miembros en la creación e implementación de políticas, lo cual puede apreciarse tanto en la naturaleza de la información que genera como en el hecho de estar más orientado a sectores estratégicos que puedan ser considerados objetivos por atacantes externos, como por ejemplo la Industria 4.0 o las infraestructuras energéticas o de comunicaciones.

Pero tiene también una vertiente más vinculada a la práctica y a la publicación de estudios que pueden orientar sobre la importancia relativa de las amenazas presentes y futuras.

Entre los recursos que ENISA pone a nuestra disposición destacaremos:

  • Topics recoge artículos de investigación sobre infraestructuras, servicios de la nube, CERTs, secciones dedicadas a sectores especializados (gobiernos, cuerpos de seguridad), formación, gestión de crisis, Internet de las Cosas (IoT) y muchos otros.
  • Dispone también de una sección de Publicaciones que recoge información sobre multitud de temas, bien organizados, y entre los que cabe destacar los informes anuales que recogen información consolidada sobre incidentes en toda la Unión Europea.
  • Existe también una sección dedicada a inventariar los equipos de respuesta de incidentes de seguridad (CERTs, o CSIRTs en terminología de ENISA) que trabajan en el ámbito de la Unión Europea, y del que ofrecemos como ejemplo la relación de CERTs que trabajan en España.

Otros recursos

Como cierre, ofrecemos aquí algunos recursos valiosos, todos ellos en inglés, que forman parte de una larga tradición de esfuerzo colaborativo para mejorar la seguridad de los servicios en Internet:

  • NIST Cybersecurity Framework. Los americanos, a diferencia de nosotros los europeos, saltan inmediatamente a una aplicación práctica para cualquier descubrimiento o técnica (lo que ellos llaman hands-on). El Instituto Nacional para los Estándares y la Tecnología de los EE.UU (NIST) dispone desde hace cinco años de un amplio marco de seguridad dirigido a sus empresas. Este marco se encuentra traducido al español.
  • El Internet Storm Center (ISC), del Instituto Sans de Tecnología es uno de los más veteranos y experimentados centros de detección temprana y análisis de amenazas. El ISC está operado por voluntarios que se esfuerzan no sólo en despertar alertas, sino también en explicar la naturaleza y el alcance de las amenazas detectadas.

PODEMOS AYUDARLE

Si su empresa puede beneficiarse con la creación de una presencia web profesional, una intranet/extranet corporativa, herramientas de colaboración empresarial, marketing de contenidos (inbound marketing) o integración de tecnologías de terceros, contacte con nosotros y estudiaremos su caso, sin compromiso.

Publicado en: Empresa

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