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La extranet y los distribuidores o canal

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Foto de Blake Wisz en Unsplash

Todas las empresas se encuentran entre medias de sus proveedores y sus clientes, pero algunas de ellas han tomado en algún momento la decisión de comercializar sus productos o servicios a través de distribuidores, lo que se conoce como “canal”, y esto introduce un nuevo elemento a tener en cuenta en los procesos de negocio.

De la empresa origen al canal

La empresa original es el núcleo de actividad alrededor de la cual se mueven sus distribuidores. Fija la estrategia, la producción, los procedimientos, los objetivos. Naturalmente es ella la que debe poner en marcha un sistema que permita trabajar inteligentemente con esa fuerza de venta externa.

La extranet es la herramienta perfecta para abordar esa relación de acuerdo a la transformación digital que están abordando las empresas. La extranet es una herramienta de trabajo inteligente, y los elementos que la componen son, básicamente, la colaboración en los procesos y la comunicación.

Al igual que sucede con una intranet, una extranet es una herramienta interna, y por tanto se diferencia de un sitio web corporativo en que su aspecto no es un factor relevante. Tiene que ser funcional, segura y fácil de usar. No tiene que ser espectacular. No queremos que lo sea. Queremos que sea fácil de usar (de lo contrario los usuarios tendrán reticencias a convertir sus procesos actuales en procesos digitales), funcional (tiene que resolver problemas reales y hacerlo rápidamente) y segura (debe ser un espacio de trabajo que garantice la confidencialidad de los datos y las transacciones).

Usos de una extranet de canal

Pero veamos casos prácticos de uso de una extranet de canal. ¿Qué ventajas reporta una herramienta como esta a una empresa y sus distribuidores? ¿En qué casos prácticos podemos utilizar una extranet con nuestro canal?

  • Oferta de formación ↔ Demanda de formación. El canal necesita estar formado en muchos de los aspectos y políticas de trabajo de la empresa de la cual distribuye productos o servicios. Esta formación abarca áreas tanto operativas (ventas, marketing, tecnología) como no operativas (políticas). Se trata de una relación de doble dirección, porque no sólo la empresa matriz puede ofrecer esa formación, sino que el propio canal puede utilizar la intranet para demandar formación de la que se considere necesitado.
  • Oferta de productos ↔ Demanda de productos. Al igual que el punto anterior, se trata de una relación de dos sentidos. La empresa distribuida comunica su oferta de productos, pero la extranet se puede utilizar para obtener retroalimentación del canal hacia la empresa, informando de qué productos son demandados en el punto de venta y no se están ofreciendo.
  • Repositorio de material técnico, especificaciones y certificaciones. Todos los productos tienen especificaciones y deben ajustarse a normas nacionales o supranacionales para poder ser comercializados. El canal necesita disponer de esa información para poder optar a nuevos proyectos, y la extranet es el repositorio perfecto para esa información. Una única versión de cada documento. La última versión.
  • Repositorio de material de marketing y preventa. El canal utiliza materiales promocionales (catálogos, trípticos, folletos, goodies) como apoyo para sus esfuerzos comerciales. Tanto si hay que pedirlos como objetos físicos como si son materiales descargables, ¿en qué lugar va nuestro canal a hacer esa adquisición? Exacto.
  • Repositorio de material legal. Contratos de distribución, condiciones de permanencia o niveles de afiliación al canal. Los distribuidores pueden estar permanentemente actualizados con las últimas versiones de sus obligaciones y el departamento legal de la empresa matriz puede mantener esa información y comunicarla en un único punto.
  • Comunicación de incentivos. ¿Cómo han variado este año los incentivos según qué línea de producto? ¿Cuáles son los incentivos vigentes en este momento? La extranet tiene siempre la respuesta.
  • Demanda de soporte preventa. Un distribuidor opta a conseguir un proyecto grande con una empresa o un organismo público, pero necesita que los mejores expertos de nuestra empresa les apoyen con demostraciones y presentaciones que hagan su oferta imbatible. Una petición al responsable de producto vía extranet y ¡allá va la caballería!
  • Informes de ventas. Comunicación a la empresa matriz de los resultados periódicos obtenidos por el distribuidor.
  • Servicio postventa y tramitación de garantías. Si su empresa vende productos y están sujetos a garantía, su canal tiene que responder ante esos casos de ejecución de la misma. El proceso digital de esa tramitación, ubicado en la extranet, permite agilizar ese trámite y comunicar automáticamente a los implicados. E igualmente ocurre con la asistencia técnica de los productos fuera de garantía.
  • Repositorio y/o sindicación de contenidos. Muchas empresas fabricantes permiten a sus distribuidores hacer uso en sus propios sitios web o microsites de contenidos textuales, gráficos o en vídeo. Una extranet permite aglutinar toda la información disponible para ese fin, una vez más contando con un único punto de referencia y actualización.
  • Comunicación y participación en eventos. Si nuestra empresa participa en eventos importantes en el sector, o incluso si va a organizar alguno, nuestro canal puede encontrar interesante colaborar o informar a sus clientes de ello, e incluso fomentar la participación en el mismo.
  • Comunicación de estrategia e inteligencia de negocio. ¿Ha participado o tenido conocimiento nuestra empresa de informes de negocio que delatan cómo el sector va a evolucionar en los próximos años? ¿Queremos informar de un giro estratégico de nuestra empresa del que nuestro canal tiene que ser consciente? Nada mejor que el entorno privado y seguro de nuestra extranet para comunicar esa información tan delicada.
  • Feedback de clientes. El canal está en contacto directo con nuestros clientes, o al menos con parte de ellos. Si no queremos perder información valiosa sobre la demanda de nuestros productos, la extranet permite comunicar (formularios, encuestas) con nuestro canal para recabar esa información. El que dispongamos de ella va también en su propio beneficio.

Valgan estos puntos como ejemplo de casos de uso reales, que muchos gestores podrán ver como fácilmente aplicables en su organización. Como habrá podido observar son muchos los casos en los que los procesos que tienen lugar entre una empresa y su canal son digitalizables vía una extranet.

Y, sin embargo, cada organización es un mundo con sus propios procesos y necesidades, por lo que esta lista, siendo general, puede ser ampliada con otros muchos procesos que su empresa pueda necesitar. Procesos a medida para necesidades particulares.

Otros elementos fundamentales: La formalización y el registro

No queremos terminar este artículo sin hacer referencia a dos elementos fundamentales, que distinguen a los procesos digitales actuales, como los que podemos encontrar en nuestra extranet, de los procesos menos formalizados que muchas empresa están aún utilizando: La formalización de la información y su registro.

La formalización consiste en adaptar la ejecución de un proceso a una forma preestablecida, incluyendo que los datos que se recogen en ella sean aquellos que se espera obtener del proceso (normalización de los datos). Una extranet que articule, en nuestro ejemplo, el procedimiento de pedido, lo hace de acuerdo a un procedimiento estudiado, y actuará comunicando automáticamente el curso de ese procedimiento a todos los actores implicados (sean personas o sistemas) y recogerá todos los datos que sea necesario adquirir.

El registro de la información nos permitirá retener indefinidamente todos los datos del proceso que puedan tener una importancia posterior para su ejecución, análisis y mejora. Se trata de evitar, por ejemplo, que un pedido a nuestro almacén se realice por correo electrónico o WhatsApp, dejando a la empresa poco o ningún rastro de quién, cuándo, cómo y qué se pidió.

La importancia de estos dos elementos, contra lo que pueda parecer a primera vista, no está en la burocratización de los procesos — la razón de ser de una herramienta de colaboración es precisamente agilizar esos procesos — , sino que tanto la formalización como el registro permiten tener información fiable, completa y no repudiable (es decir, que ese registro impide la posterior negación del proceso).

Resumiendo para el nivel ejecutivo, esos datos se convierten en información accionable por los responsables interesados para poder obtener sus propios KPI (indicadores de rendimiento) y estadísticas que les permitan optimizar regularmente esos procesos y prever futuras acciones. La normalización de los datos permite el análisis estadístico, desde hojas de cálculo hasta algoritmos de machine learning que nos permitan detectar, por ejemplo, picos estacionales, tendencias de consumo, carencias recurrentes o vinculación de compra coincidente con eventos ajenos a la propia empresa. No es necesario insistir en la importancia de esa información para la dirección estratégica y táctica de su empresa.

Podemos ayudarle

Si su empresa puede beneficiarse con la creación de una intranet/extranet corporativa, herramientas de colaboración empresarial, marketing de contenidos (inbound marketing) o integración de tecnologías de terceros, contacte con nosotros y estudiaremos su caso, sin compromiso.

Publicado en: Empresa Miscelánea Web

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Vuelta a lo básico: Formularios

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Quince años después de la popularización de la web, aún nos sigue sorprendiendo cómo tantas empresas en España utilizan de forma tan pobre una herramienta tan básica e importante.

Stress

Aun en el tiempo de las redes sociales, muchos de los recursos que las empresas emplean en los medios sociales van dirigidos a conseguir atraer a sus posibles clientes a su web (lo que se conoce como inbound marketing).

Lo más probable es que, tras contactos informales a través de redes sociales, búsqueda de referencias sobre nuestra empresa y navegar por nuestra web, un posible cliente acabe rellenando algún tipo de formulario web que inicie la comunicación con nuestra empresa.

Los formularios web son la vía por la que se establece la relación con clientes o posibles clientes de una manera que formaliza la posible relación. Es el primer paso manifiesto en un proceso de compra, o un contacto formal con un cliente establecido, según el caso.

Esto puede parecer algo demasiado obvio, pero en el mundo real, observando los sitios web de muchas empresas españolas, no podemos dejar de notar que, incluso si es patente que la empresa ha dedicado un considerable esfuerzo para dotarse de un sitio web bien construido y una presencia sólida en medios sociales, ese camino que abre la vía al contacto formal con un cliente o posible cliente tiene demasiadas veces un final nada acorde con el esfuerzo invertido y el objetivo buscado.

Más claro: muchos de los formularios web que podemos observar en las webs de muchas empresas, y los procesos asociados con ellos están fatalmente mal hechos y mal manejados, dando una pobre imagen de nuestra profesionalidad y de lo que valoramos el contacto con esos clientes.

Es decir, invertimos esfuerzos en generar leads de negocio, pero no rematamos bien el trabajo, dando al traste con el esfuerzo invertido. Un verdadero desastre en cualquier momento, pero especialmente en tiempos que no permiten algo así.

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Los diez pecados capitales

He aquí una lista de los pecados capitales que observamos en muchos de los sitios web de empresas españolas:

  • Carencia de formularios. Es sorprendente la cantidad de pequeñas empresas que aún pretenden mantener el contacto sin un formulario, recurriendo a un simpre enlace a una dirección de correo (mailto:). No sólo este mecanismo no permite la normalización de la entrada de información (¿qué datos le pedimos?) sino que la tendencia en el uso del correo electrónico ha sido durante años el uso creciente de clientes de correo web (webmail). ¿Cómo se espera que un enlace de este tipo lleve a una comunicación eficaz?
  • Formularios que no funcionan. Un posible cliente se toma la molestia de indagar sobre nosotros, de rellenar un formulario en el que tiene que ponernos sus datos y… al enviar el formulario se nos ofrece un error de página no encontrada. ¿De verdad podemos permitirnos eso?
  • Formularios mal construidos. Formularios demasiado largos, que no indican cuáles de los campos son opcionales, con un orden incorrecto. Cada dato extra que pedimos a un contacto nos aleja del momento en que éste hace clic en el botón de enviar. Pedir demasiados datos o crear cualquier tipo de fricción en ese proceso es siempre contraproducente.
  • Falta de especialización de los formularios. Un único formulario para servir a todos los propósitos del sitio sería algo estupendo desde el punto de vista del mantenimiento del sitio web, pero es algo sencillamente irreal. Si tenemos diferentes tipos de bienes y servicios que vender, tráfico de diferentes sitios, diferentes campañas, cada una de esas posibilidades de negocio deben ser atendidas por un formulario especializado, pensado siempre para optimizar la conversión.
  • No se verifican los campos. Pedimos datos a nuestros visitantes, pero no nos tomamos la molestia de hacer la comprobación de que una dirección de correo electrónico realmente lo sea. La adquisición de datos de calidad baja da origen a bases de datos de calidad pobre. No cometa ese error porque los datos con los que trabaja son con frecuencia cimientos sobre los que construir su negocio.
  • Falta de registro del origen del tráfico hacia el formulario. Sin una analítica del origen del tráfico que potencialmente genera negocio, ¿cómo piensa que puede dirigir sus energías para hacer crecer su negocio la próxima semana, el próximo mes, el próximo año? ¿Cómo sabe dónde tiene que anunciarse, dónde escribir, en qué red social se generan los lead más interesantes?
  • Carencia de referencia en la solicitud de información. Usted no necesita disponer de un software CRM o un helpdesk para que cada solicitud de información que le llega disponga de una referencia única que la identifique, sirva a su personal para gestionar la petición más eficientemente y dé a su negocio la imagen de profesionalidad que usted busca. Es sencillo de resolver técnicamente y su imagen se lo agradecerá.
  • Solicitudes de información que se contestan tarde o no se contestan. Si sus formularios de contacto se responden más allá de las primeras 48 horas o no se responden en absoluto, usted no sólo ha perdido una oportunidad de negocio presente, sino que probablemente ha perdido también cualquier oportunidad futura. Algunos expertos incluso le dirán que el límite no son ya 48 horas, sino 24.
  • Respuestas que perjudican la imagen de la empresa. Una respuesta con mala ortografía, que no ofrece la información que el cliente ha pedido, que llega al interesado con un Asunto del mensaje mal pensado o procede de un Remitente que no está adecuadamente identificado puede producir tan mal efecto como no responder a una solicitud. ¿Sabe usted cómo están siendo respondidas las solicitudes de información de su empresa?
  • Respuestas hacia una vía muerta. La respuesta a una solicitud de información debe llevar idealmente a una transacción comercial, o dejar al menos abierta esa posibilidad para más adelante y alimentar la relación con el posible cliente para ofrecerle civilizadamente nuestros servicios en el futuro. Sin embargo nos encontramos demasiadas veces cómo respuestas a estas solicitudes son manejadas por alguien no entrenado para sostener y nutrir esa relación, que tan sólo busca responder a cuantas más solicitudes en el menor tiempo posible, sin complicarse la vida. Si un contacto advierte consciente o inconscientemente desgana o inconcreción en la respuesta cuando aún no se ha convertido en cliente, ¿qué puede pensar que ocurrirá cuando haya ya contratado con nosotros?

Es muy posible que usted haya observado estos síntomas en webs que ha visitado, que haya incluso padecido como cliente las carencias de algunos de estos formularios. Reflexione por un momento: ¿Qué conclusión ha sacado cuando le ha ocurrido algo similar? ¿Cuál ha sido la impresión que ha obtenido de la empresa con la que ha querido contactar?

Como todos los elementos que ponemos en juego en nuestra presencia Internet, los formularios de contacto deben tener un impacto positivo en nuestro negocio. Y estos elementos en concreto son especialmente importantes. No podemos descuidarlos.

Un consejo bien intencionado: Revise cómo están construidos sus formularios web, pruébelos regularmente y compruebe también los procesos que estos llevan asociados. Su negocio se lo agradecerá.

Publicado en: Empresa Marketing digital Web

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Cómo enseñar a silbar a su zombie

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Muchos sitios web de empresas están en baja forma
Gracias a Daniel Hollister por su estupenda foto.

Es muy posible que en más de una ocasión desde que usted puso en servicio una web para su empresa se haya preguntado cuál es el rendimiento que ha obtenido de ella.

Es también posible que, desde que hace años creó la web, no le haya dedicado mucha atención, en parte porque su negocio le reclama todo el tiempo disponible y en parte porque no sabe muy bien cómo hacer que la web sea realmente útil para su empresa.

Se mueve, pero está muerto

Compruebe por favor si su web actual presenta alguno(s) de los siguientes síntomas:

  • Su sitio web hace más de un año que no ha sido modificado de forma significativa. Es posible incluso que en su web aún pueda verse el dancing baby y/o una letra ‘e’ cromada giratoria que está enlazada a su dirección de correo electrónico de Hotmail. Los enlaces de su sitio web son de un color azul brillante y una parte del texto está escrita con letra Comic Sans.
  • Usted sabe mejor que nadie cómo debe ser su sitio web o, alternativamente, tiene usted un sobrino que tiene una cuenta de Facebook y sabe un montón de esto de Internet. Desgraciadamente ni usted ni su sobrino tienen experiencia profesional en el desarrollo de sitios web comerciales.
  • Si descontamos los mensajes que le llegan escritos en inglés o en una jerga ininteligible, la última vez que recibió un mensaje de correo electrónico desde su web fue en 2002. Usted ni siquiera recuerda si respondió a aquel mensaje.
  • Consecuentemente usted concluye que una web no sirve para nada, o bien que su negocio no necesita un sitio web.

Si reconoce usted en su web uno o más de estos síntomas, usted puede pensar que ya dispone un sitio web para su empresa, pero se equivoca. En realidad lo que tiene usted en sus manos en un sitio web zombie: Este sitio web no sólo no está vivo, sino que está asustando a sus potenciales clientes.

Dispárele a la cabeza

Y –si se lo está preguntando– la respuesta es : Debe usted disparar a su actual sitio web en el cerebro y empezar un sitio web nuevo, mucho más actual y mejor estudiado. La imagen que su empresa está dando actualmente a través de su web ha debido hacerle perder mucho negocio a través de los años.

Aquí le dejamos unas ideas generales, que le servirán para planear un nuevo sitio web, mucho mejor orientado hacia su negocio:

  • Actualice el diseño estético del sitio. Tanto si lo hace usted como si encarga a un diseñador que lo haga, asegúrese de que el nuevo sitio se ajusta a los estándares HTML actuales. A fecha de hoy esto significaría que el sitio debería estar desarrollado en HTML5. Déjese de grandes alardes estéticos y concéntrese en tener un sitio web sencillo y práctico, que no pierda o espante a sus visitantes.
  • Reelabore los contenidos pensando en sus clientes, no en usted. Uno de los fallos más habituales en el desarrollo de un sitio web es plantearlo en términos de la organización propietaria del sitio, en lugar de en función de los clientes que se intenta atraer. Los visitantes acuden a su web para que usted les solucione un problema, no para hacerse amigos suyos.
  • Asegúrese de que existe un buen formulario de contacto y que otros medios alternativos de contacto sean bien visibles en su sitio web; y de que cada mensaje sea respondido puntualmente en el plazo de uno o máximo dos días laborables. Resulta sorprendente la poca atención que muchas pequeñas y medianas empresas prestan a la función del sitio web que precisamente pone en contacto al cliente con el negocio. Una mala experiencia en este sentido puede acabar con todas sus posibilidades de adquirir nuevos clientes a través de su web.
  • Compruebe la indexación que los principales buscadores hacen de su sitio, y utilice las herramientas gratuitas para webmasters para mejorar esa indexación. No es suficiente con disponer de un sitio web si después sus posibles clientes no le encuentran en los buscadores. Todos ellos disponen de herramientas que ayudan al buscador a entender mejor la naturaleza de su sitio y, consecuentemente, a poner su información en un contexto que dirija mejor a los usuarios hacia su web.
  • Incluya una herramienta de analítica web para saber cuáles son los puntos fuertes y débiles de su sitio web. Usted necesita saber cuántos visitantes tiene su web y de dónde provienen, qué hacen mientras navegan su sitio y medir los resultados de la web. En cualquier otro caso usted estará utilizando una herramienta de negocio a ciegas.

Finalmente, si usted no dispone del tiempo o bien no tiene experiencia en las técnicas necesarias para crear un sitio web empresarial, contacte con un profesional para que se ocupe de dotar a su empresa de una web profesional, que le distinga de la competencia y dé a sus visitantes una imagen positiva de su negocio.

Publicado en: Empresa Marketing digital Web

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Email marketing en serio (y III)

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Landing page

Embudo de conversión

El embudo de conversión funciona como una secuencia de filtros que eligen pasar un número progresivamente decreciente de usuarios.

El siguiente elemento en la cadena es la página a la que van a parar los CTA («Call To Action«) de la campaña. Esta página, conocida como landing page, tiene un objetivo concreto y debe construirse con ese objetivo siempre en mente. En ella encontraremos habitualmente un mensaje muy claro, dirigiendo al visitante a la consecución del objetivo (conversión), junto con una relación de los beneficios de la acción (descuento, ventajas de una suscripción, posibilidad de descarga de un documento con información privilegiada, etc), más referencias positivas de casos anteriores y típicamente un formulario (suscripciones, descargas) o enlace a un determinado producto en oferta.

El desarrollo de landing pages requiere habilidades especiales. Es frecuente encontrarse landing pages que no difieren de una de las páginas regulares del sitio web, o incluso que son páginas regulares del sitio web. Es un error plantearlas de esa manera porque su eficacia será entonces muy reducida.

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Analítica

Absolutamente todas nuestras campañas de email marketing deben contar con un sistema de analítica que nos permita medir sus resultados a lo largo de las diferentes fases y elementos del proceso.

Puesto que el recorrido básico es: Asunto + Remitente → Mensaje → Landing page → Conversión, los indicadores mínimos que debemos medir serán los siguientes:

  • Número de mensajes enviados.
  • Número de rebotes.
  • Entregabilidad = (Enviados – Rebotes) / Enviados (%).
  • Número de aperturas.
  • Ratio de aperturas = Aperturas / (Enviados – Rebotes).
  • Número de clics obtenidos por cada CTA.
  • Ratio de clic obtenido por cada CTA.
  • Número de visitas a la landing page.
  • Ratio de visitas a la landing page.
  • Número de objetivos conseguidos (registros, descargas, contrataciones, compras…).
  • Ratio de conversión = Objetivos / (Enviados – Rebotes).

Evaluación de los resultados y sus conversiones

Naturalmente al final de cada campaña debemos dejar pasar un tiempo prudencial, alrededor de dos semanas, e hincar codos sobre las cifras para saber qué resultados ha proporcionado. La mayor parte de las organizaciones carecen de cifras de referencia sobre si un 1% de conversiones es una cifra buena o ruinosa. Todo el mundo quiere saber las cifras mágicas de aperturas, click-through y conversiones, pero aunque pueden conseguirse informes de consultoras que especifican márgenes por sectores verticales y país, lo cierto es que los márgenes de variación son muy amplios, y cada audiencia es un caso aparte que debe ser estudiado.

Debemos acumular nuestros datos para formar con ellos una serie histórica y comparar los resultados variando siempre un número de factores pequeño de una campaña a otra probando su efecto y actuando en consecuencia en campañas posteriores. Es siempre más valioso comparar con nuestra propia serie histórica que con cifras obtenidas de alguna consultora. Tenga en cuenta que las suyas son las cifras de su audiencia, y las de la consultora no.

Sobre el análisis de las cifras pruebe a hacer cambios limitados y compare con resultados anteriores: modifique su asunto y remitente para ver si consigue mejores ratios de apertura; mejore el mensaje HTML para conseguir un mejor click-through; cambie los elementos de su landing page para conseguir más conversiones. Acumule datos de resultados y siga mejorando en cada ciclo.

Conclusión

Del envío de un mensaje de correo electrónico a una campaña de email marketing media un abismo. Si usted es consciente de que dispone de un activo en forma de base de datos de contactos, conformes a la legislación de datos personales, y piensa que puede utilizar ese activo como un medio para mejorar su negocio, está usted en lo cierto. Pero tenga cuidado en hacer bien las cosas, porque si bien es efectivamente posible dar un paso adelante mediante el correo electrónico, también es posible perjudicar la propia imagen si no se es suficientemente cuidadoso, o se es intrusivo con el usuario. Infórmese para hacer las cosas bien o bien ¡contrate a un consultor! :) Es muy posible que encuentre que puede permitírselo y vale la pena pagar el precio.

Publicado en: Marketing digital

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Email marketing en serio (II)

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Determinación de los resultados a obtener

El email marketing no es evidentemente un objetivo en sí, mismo, sino una herramienta para alcanzar un objetivo. La determinación del objetivo debe hacerse cuidadosa y explícitamente en la fase inicial de la campaña. ¿Queremos conseguir visitas a una landing page? ¿Subscripciones a una newsletter? ¿Vender determinadas unidades de un producto de nuestra tienda?

Sea cual sea nuestro caso, es importante determinar nuestro objetivo de forma precisa y cuantificable, porque nuestras acciones para el desarrollo de la campaña deben tener siempre en mente la consecución de ese objetivo y luego podremos valorar la campaña en función de él. Por ejemplo la segmentación de nuestra base de datos de contactos va a ser decisiva para alcanzar un objetivo u otro, y el número de envíos debe tener en cuenta nuestra experiencia previa y el tamaño del objetivo a cumplir. Un ejemplo: si nuestra tienda tiene en stock 200 unidades de un producto que pretendemos liquidar, nos interesa hacer una segmentación adecuada a ese tipo de producto, pero también hacer un número de envíos (¿2.000?, ¿4.000?) que nos genere una demanda de esos 200 productos, no de 400 para la cual no tendríamos disponibilidad.

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Unas últimas palabras respecto a la designación del objetivo de una campaña: hemos visto demasiado a menudo cómo se pretenden alcanzar varios objetivos con una única campaña, y los resultados son siempre deficientes y mucho más difíciles de medir. Se trata de una práctica que desaconsejamos completamente. La orientación de una campaña requiere tener en cuenta muchos aspectos diferentes, y cada vez más refinar el mensaje y su procedimiento. Mezclar objetivos implica mezclar mensajes y procedimientos, y eso afecta negativamente a los resultados. Piénselo.

Segmentación de la base de datos

Una de las más importantes tareas a la hora de diseñar una campaña es determinar la segmentación de nuestra base de datos. Hablábamos en el anterior post de la importancia de contar con una base de datos de alta calidad. Éste es nuestro principal activo, pues podemos encontrar siempre proveedores y/o herramientas para que nos provean del resultado obtenido, pero la base de datos es única de nuestro negocio y marca las posibilidades de convertir el email marketing en una herramienta de negocio.

Existe desde siempre entre los ejecutivos de marketing una avidez desmedida por conseguir datos y más datos de los visitantes, usuarios o clientes de la web. Es algo entendible desde el punto de vista de que esa información puede después, bien utilizada, ser convertida en ventas, pero es necesario también reflexionar sobre el efecto que tiene en el usuario tanta demanda de información. El usuario de hoy no es un cándido internauta de 1995, más proclive a proporcionar datos personales sin pensar antes en las consecuencias. Demasiados casos de abuso han hecho a los usuarios suspicaces, no sin razón. Por ello, cualquier demanda desmedida de datos personales es vista inmediatamente con aprensión y enfrenta al sitio web a un riesgo de abandono. Busquemos pues un equilibrio: solicitemos datos personales que no sean intrusivos y siempre sólo aquellos que sean necesarios o, quizá mejor desde el punto de vista del marketing, hagamos obligatorios para su envío sólo aquellos datos que nos sean necesarios, y dejemos que los interesados determinen qué y qué no están dispuestos a contarnos de sí mismos. Es mejor para ellos y también para nosotros, porque nuestro porcentaje de abandono de formularios disminuirá.

Volviendo a nuestro tema principal, y enfrentados a tener que desarrollar una campaña, la segmentación que realicemos de nuestra base de datos será determinante para alcanzar nuestros objetivos. Si disponemos de datos demográficos, segmentación por edad, por sexo o por localización geográfica, o una combinación de estos y otros criterios, pueden dar resultados muy diferentes. Éste será siempre un aspecto que debemos cuidar al máximo.

Y, ¿qué ocurre si no disponemos de datos suficientes? ¿Si sólo disponemos de la dirección de correo electrónico? Aún así, en las relaciones del día a día con nuestros clientes podemos detectar intereses por determinados productos o secciones de la web, o bien podemos recoger información geográfica vía su dirección IP, y ello ofrece una posibilidad de etiquetar en nuestra base de datos a estos clientes en campos de información adicionales, que después pueden ser utilizados con fines de segmentación. Todo depende de los recursos que estemos dispuestos a invertir en hacer crecer esa base de datos.

En los términos del destinatario

Es muy importante, en el mundo Web 2.0 en que nos movemos, que los contenidos, incluyendo los de nuestra newsletter, estén bien alineados con los intereses de los usuarios. Si tenemos la costumbre de enviar mensajes con la tradicional información comercial que dice que somos estupendos, que nuestros productos no tienen comparación, y que vamos a solucionar la vida del que lo lea… pues podemos despedirnos, porque eso es lo que hace cientos y miles de organizaciones on-line, incluyendo nuestra competencia.

No es de eso de lo que se trata. Hay que elaborar contenidos pensados desde el punto de vista del cliente. ¿Cuáles son sus intereses? ¿Casos concretos? ¿Informaciones de otros proyectos? ¿Literatura adicional? ¿Otras fuentes de información? Forma parte de nuestro trabajo averiguar de qué se trata.

La información comercial puede formar parte de nuestro mensaje… como un elemento más, y no como el más destacado. No hay nada diferenciador en ese tipo de mensajes, y esto es algo que los departamentos de marketing deberían entender bien.

Test A/B

Una posibilidad sobre la que sin duda debemos trabajar es la creación de segmentos aleatorios dentro de nuestra lista para hacer con ellos pruebas simples en las que se varía uno de los elementos de la newsletter: el diseño, el contenido o su disposición. Si tenemos una serie histórica de resultados de nuestra newsletter, uno de estos test A/B nos permite sacar conclusiones inmediatas sobre cómo mejorar incrementalmente los resultados.

A partir del test incluimos la variación como algo permanente en nuestra newsletter (otros contenidos, otro diseño, otra disposición), y tras volver a adquirir una serie histórica de resultados volvemos a hacer otro test en el que modificaremos otro factor diferente al anterior (el diseño si antes modificamos el contenido, la disposición si antes el diseño, etc.). De esta forma podemos ir incorporando mejoras poco a poco. A nadie se le escapará que esta forma de trabajo es lenta, pero es también segura y está hecha para profesionales que piensan en su negocio más allá de pasado mañana.

Probar, probar y probar

Un aspecto que debemos tener en cuenta siempre es que, una vez el mensaje ha sido enviado, hemos perdido control sobre el mismo. Si cometimos una falta de ortografía, si el precio de la oferta que figura en la newsletter era incorrecto, si hay un error en un enlace o si el formato estaba descabalado… allá se fue.

Por esta razón los mensajes deben ser probados una y otra vez, y siempre que se haga un cambio en ellos hay que volver a probar. Conviene además probar haciendo envíos a todas las personas que tienen alguna responsabilidad en el envío, no sólo a una, porque diferentes personas detectarán diferentes errores. ¡Ay de nosotros si no hemos probado lo suficiente!, porque los resultados pueden ser realmente embarazosos, desde que perdamos un porcentaje apreciable de suscriptores al enviar un mensaje mal formado hasta que nos pillemos los dedos con una oferta diferente de la que estábamos pensando.

En la próxima entrega hablaremos sobre cómo medir los resultados obtenidos, la técnica necesaria y los parámetros que es necesario manejar para poder saber exactamente cuál es el valor de nuestra newsletter.

Publicado en: Marketing digital

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