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Elearning y conocimiento

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En la nueva era que nos espera, en la que el contacto social va a estar, siquiera temporalmente, limitado, y en la que los recursos van a ser escasos durante un tiempo, las empresas tienen un reto que afrontar: Cómo ser capaces de preservar y difundir el conocimiento entre sus empleados.

Cualquier organización, cualquier empresa, dispone de un acervo de conocimientos que son necesarios para su correcto funcionamiento. Estos conocimientos suelen estar informalmente distribuidos entre las personas que forman parte de ella y pueden estar depositados en cualquier formato imaginable: La memoria de un jefe de taller, un manual en un armario de un departamento, una colección de archivos en un servidor o en una cuenta de Dropbox, el historial de correo electrónico de todos ellos…

Se trata del viejo problema que es la razón de ser de la gestión del conocimiento, entrelazado con las necesidades del siglo XXI: Hay que ser capaces de adquirir y digitalizar el conocimiento de la organización pero, si queremos que ese conocimiento sea útil a la empresa, hay que poder ponerlo al alcance de los trabajadores, y para ello necesitamos la teleformación (elearning).

Pero las necesidades de nuestro tiempo en materia de formación son a su vez un nuevo reto, que afortunadamente ofrece posibilidades de avance gracias a las nuevas tecnologías, porque la formación de los empleados de hoy en día debe cumplir una serie de requisitos:

  • Tiene que ser capaz de agregar diferentes formatos digitales: Texto, imágenes, audio o vídeo, y esos contenidos deben ser indexados y poder ser buscables.
  • Los empleados deben poder acceder a ese conocimiento en el momento en que les sea más conveniente. No se puede contar ya con horarios de clases, cursos presenciales o ubicaciones fijas.
  • La formación es un proceso permanente. Las habilidades que requieren el mundo del trabajo actual son cambiantes, y evolucionan con rapidez. Eso significa que tenemos que seguir alimentando los conocimientos de los trabajadores de forma continuada.
  • El mecanismo que busque la empresa para ofrecer oportunidades de teleformación a sus trabajadores debe ser capaz de incorporar conocimientos externos a la empresa. No podemos pretender seriamente que todo el conocimiento necesario lo tenemos ya en nuestra manos.
  • Los resultados de la teleformación tienen que ser medibles, para que la empresa pueda descubrir si su inversión en recursos está dando sus frutos y, si no es así, pueda saber por qué.

Es decir, que, para poder dar solución al problema de la preservación del conocimiento de una organización, necesitamos de un flujo de trabajo que tiene un aspecto como el siguiente:

Recopilación → Digitalización → Indexación → Teleformación

La apariencia sencilla de este flujo de trabajo es engañosa, porque cada uno de esos pasos presenta a su vez considerables retos. De ellos, probablemente los más sencillos de acometer son los dos centrales — digitalización e indexación — porque se trata de procesos técnicos, pero los dos puntos extremos son intrínsecamente complejos, y una mala ejecución de cualquiera de ellos puede dar al traste con todo el proceso.

Por ejemplo, la recopilación de la información implica un considerable trabajo de pararse a pensar cuál es el conocimiento realmente esencial y digno de preservación en cada una de las unidades de la empresa, ser capaces de descubrir dónde está ese conocimiento, extraerlo y almacenarlo para la siguiente fase. Es más fácil decirlo que hacerlo.

Pero el principal reto está en la teleformación, en cómo ofrecer esos resultados a los trabajadores en un formato que sea pedagógicamente útil y adaptado al entorno de la propia empresa. La mayor parte de los gestores de una empresa nunca han diseñado ni puesto en marcha un curso de teleformación, desconocen cuáles son los métodos pedagógicos más indicados para qué casos, la adecuada progresión de los contenidos, los mecanismos más eficientes de producción de contenidos formativos o los procedimientos de evaluación del progreso.

La formación online, teleformación o elearning es un campo con un potencial evidente; podríamos decir que una necesidad esencial ya en la actualidad, pero que crecerá aún más en los años por venir. Sin embargo es de capital importancia darle la importancia que merece y asignarle los recursos necesarios para que sus resultados se materialicen en beneficio de la empresa.

Pero si por el contrario se acomete como un proyecto amateur, entonces se obtendrán resultados decepcionantes y se habrá perdido tanto dinero como una excelente oportunidad de llevar a la empresa a un nivel superior.

No olvide que vivimos en la Sociedad del Conocimiento, y las empresas que pretendan tener éxito tienen que saber muy bien cómo manejar ese conocimiento si quieren seguir siendo competitivas.

PODEMOS AYUDARLE

Si su empresa puede beneficiarse con la creación de una presencia web profesional, una intranet/extranet corporativa, herramientas de colaboración empresarial, marketing de contenidos (inbound marketing) o integración de tecnologías de terceros, contacte con nosotros y estudiaremos su caso, sin compromiso.

Publicado en: Elearning

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Intranet y formación interna

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Foto de Wes Hicks en Unsplash

Uno de los usos más extendidos de una intranet es la formación de los empleados, aprovechando la facilidad que suponen los actuales sistemas de teleformación (elearning). Sus posibilidades son enormes y abarcan desde la llegada de un nuevo empleado, su capacitación para el puesto a desempeñar y todo su ciclo como empleado dentro de la empresa.

A continuación exponemos algunos casos generales — aunque los ejemplos pueden extenderse mucho más allá — en los que las empresas están utilizando cursos internos, basados en su propia intranet, para formar a su personal.

  • Proceso de on-boarding. Cuando un nuevo empleado llega a la empresa debe familiarizarse en un primer momento, y lo más rápidamente posible, con las ramas de actividad de nuestra empresa, sus normas de funcionamiento, los responsables, las interrelaciones o dependencias con otras empresas, por citar algunos ejemplos.
  • Formación técnica. En empresas en las que se realiza diseño, desarrollo, investigación o soporte que impliquen el contacto con una tecnología particular de la empresa, el personal necesita estar al tanto de las características de los productos y/o servicios.
  • Formación comercial. Cada sector tiene sus características, cada empresa su posicionamiento y una estrategia comercial que debe desarrollar. El personal comercial necesita tener presentes todos estos elementos, además de la inteligencia de negocio, comparativas de producto o posicionamiento con empresas competidoras.
  • Formación de canal (extranet). Si nuestra empresa realiza todo o parte de sus ventas a través de distribuidores, éstos deben a su vez estar formados en la gama de productos y servicios que tienen que comercializar.
  • Políticas de empresa como formación. Sí, las políticas de empresa, que hasta ahora aparecían como largos y aburridos documentos puramente textuales, han hecho su aparición dentro del ámbito de la formación interna online, porque de esta manera el departamento de RR.HH. dispone de evidencia registrada de que todos los empleados han tenido que informarse de estas políticas, y por tanto no pueden alegar desconocimiento de las mismas.
  • Normas de seguridad e higiene en el trabajo. Como uno de los casos de cualificación para ocupar un puesto de trabajo, hay empleos que requieren una capacitación obligatoria en seguridad en el trabajo (empleados de compañías eléctricas, almacenes donde se trabaja con maquinaria pesada, laboratorios en los que se manejan sustancias peligrosas, etc.). La formación online a través de un curso en la intranet garantiza que todos ellos han pasado por esa capacitación.

Como puede verse se trata de una necesidad formativa actual, real y que va a estar presente en la empresa en todo momento. Por esta razón cada vez más empresas optan por aumentar la disponibilidad de la formación y ahorrar costes incorporando un sistema de elearning en su intranet.

Los requisitos y los costes de implantación no son grandes, los costes de mantenimiento son razonables y la amortización de la inversión es rápida. Para las empresas que disponen ya de una intranet, esta posibilidad formativa representa más valor añadido interno, facilidad para los empleados y eficiencia de costes.

Las opciones para sacar partido de un sistema de elearning de este tipo son muy variadas, pudiendo ir desde la inclusión de software adicional en la intranet de la que ya dispongamos hasta la contratación de recursos en una plataforma de teleformación externa, como un servicio (SaaS).

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Publicado en: Miscelánea

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