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Intranet con software libre frente a software propietario

Tarsis.net, 3 de agosto de 2020

Una empresa que quiera organizarse, comunicarse internamente y compartir conocimiento necesita una intranet pero, ¿es mejor utilizar una solución enlatada o una receta propia? Intranet basada en software libre o en una solución propietaria: Aquí están los argumentos.

intranet open source frente a propietaria

No ocultamos que nuestra empresa tiene una vocación por el software libre, y que tendemos a utilizarlo para desarrollar soluciones para PYMEs siempre que no haya ningún otro condicionante que diga lo contrario. Vaya esto por delante.

Aun así, nuestra apuesta por el software libre no está basada en una fe ciega, sino en el análisis de su mejor adecuación y resultados para el problema que se trate de resolver en cada caso. Por eso analizamos diferentes factores para llegar a conclusiones sólidas que respalden (o no) nuestra elección.

Consideraremos, por un lado, alternativas de software libre aquellas basadas en este tipo de software como (pero no sólo) Drupal, WordPress o Joomla; y por otro lado aquellas que se prestan como SaaS (software como servicio) o bien software de instalación en la infraestructura del cliente (por ejemplo Sharepoint o Slack).

En este artículo presentamos argumentos razonados de por qué una empresa que quiera dotarse de una intranet debe valorar como primera opción una intranet basada en software libre por encima de opciones propietarias. Para ello partimos de la siguiente tabla que resume nuestros puntos de análisis. A partir de ella analizaremos punto por punto, sin dejarnos atrás el importante asunto de los costes.

INTRANET BASADA EN SOFTWARE LIBRE FRENTE A SOFTWARE PROPIETARIO

Software libreSoftware propietario
Personalización
Posibilidades de ampliación mediante plugins
Desarrollo de aplicaciones
Integraciones externas
Control sobre los datos
Coste de implantación
Coste de mantenimiento
Coste de escalado de usuarios

: Dudosa, limitada o dependiente

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Personalización

Las capacidades que tiene una intranet de código cerrado de modificar tanto el aspecto estético como la distribución de la información son limitadas. Habitualmente estas capacidades se resumen en cambiar un color de contraste, subir un logotipo y modificar la ubicación de un conjunto predefinido de widgets en un panel de control (dashboard).

Por contra un software abierto permite el uso de cualquier tema gratuito o de pago, su modificación o el desarrollo de un tema nuevo, con lo que sus capacidades tanto estéticas como de presentación de la información no están limitadas.

Posibilidades de ampliación mediante plugins

En el momento de escribir este artículo (julio de 2020) el número de plugins gratuitos para WordPress es de más de 57.000, a los que habría que sumar un número difícil de calcular de plugins comerciales; los de Drupal rondan los 46.000 y Joomla 7.500. Es difícil que, adaptándose un poco a las características de uno de ellos, no encontremos que podemos añadir a nuestra intranet prácticamente cualquier funcionalidad que estemos buscando.

En el caso de las intranets de código cerrado podemos encontrarnos con que no es posible instalar plugins aparte de los que ofrezca el plan contratado, que tengamos que subir el plan para obtener nuevas funcionalidades o que se puedan instalar plugins desarrollados por terceras partes de pago por suscripción.

Desarrollo de aplicaciones

Las intranets basadas en código propietario pueden permitir que un cliente desarrolle aplicaciones utilizando el software básico como plataforma (el caso de Sharepoint) o bien no permitir en absoluto el desarrollo de aplicaciones aparte de las proporcionadas por el servicio contratado, como ocurre frecuentemente en intranets SaaS llave en mano.

Muy diferente es el caso de una intranet de código abierto, en la que bien podemos desarrollar nuestros propios plugins o embeber aplicaciones desarrolladas para nuestras propias necesidades, que serán además cambiantes con el tiempo y no sometidas a los criterios que pueda fijar una empresa diferente a la nuestra.

Integraciones externas

Muchos de los servicios de intranet propietaria disponen de integración con otros servicios complementarios, como autenticación externa, captura de lineas de tiempo de redes sociales, integración con sistemas de suscripción por correo electrónico o incluso servicios de soporte a usuario. En cualquier caso estas integraciones están limitadas a aquellos servicios que sean ofrecidos por la empresa que comercializa la intranet, y sólo a esos.

Por su parte, basta echar un vistazo al directorio de plugins de WordPress para darse cuenta de la enormidad de integraciones que se ofrecen, muchas de ellas con muchas y muy buenas alternativas y, sobre todo, dependientes únicamente de nuestro propio interés, sin que esté sometido a criterios ajenos.

Control sobre los datos

La mayoría de las soluciones de intranet propietaria tienen como infraestructura centros de datos ubicados en los Estados Unidos, con lo cual el almacenamiento de datos queda fuera del área legal de la Unión Europea, y está por tanto sometida a la legislación estadounidense, mucho menos preocupada por la privacidad de los datos de los usuarios y que bajo la administración Trump ha declarado que los mecanismos de protección de datos no incluyen a ciudadanos no estadounidenses (Orden Ejecutiva 13.768, Enhancing Public Safety in the Interior of the United States).

Incluso con la certificación Privacy Shield, un acuerdo entre la Unión Europea y el Departamento de Comercio de los Estados Unidos, los datos almacenados en suelo americano estarían sometidos a la posibilidad de una intervención judicial de la administración de justicia americana.

En julio de 2020 el Tribunal Superior de Justicia de la Unión Europea acaba de declarar inválido Privacy Shield, con lo que la posición de los datos actualmente almacenados fuera del área de influencia del GDPR/RGPD están aún más en cuestión.

Cuando uno opta por una solución propia, puede elegir la infraestructura y su ubicación, y almacenar los datos propios y de sus clientes dentro del espacio GDPR/RGPD, dentro del propio país, en la Unión Europea o en centros de datos de países que han suscrito legislación equiparable, reconocida por la Unión Europea, como ocurre por ejemplo con Suiza.

No se trata sólo de evitarse molestias legales en un hipotético escrutinio de las políticas de privacidad de datos de la Agencia de Protección de Datos, sino también de poder estar tranquilos de que los datos propios y de nuestros clientes y proveedores están a salvo de intervenciones administrativas ajenas.

Coste de implantación

Éste es el único punto en el que la solución propietaria aventaja claramente a la solución de software libre. Cuando uno contrata un servicio de intranet, puede estar funcionando más rápidamente y con un coste inicial más bajo, porque normalmente no hay un precio inicial de configuración.

La solución de software libre requiere que alguien, ya sea personal de la propia empresa o un proveedor, cree la infraestructura necesaria para dar soporte al servicio (aprovisionamiento del alojamiento, bases de datos, gestor de contenidos, plugins, personalización). En función de cuáles sean los requisitos del proyecto, esto puede requerir desde unos pocos días a varias semanas, y supone un coste derivado de dichas actividades.

Coste de mantenimiento

Toda infraestructura requiere mantenimiento, en varios niveles. En primer lugar la intranet reside en un servidor de algún tipo, con un sistema operativo, con unas bases de datos, con un software que es la espina dorsal del servicio (coste de mantenimiento de infraestructura).

Por otro lado la propia intranet necesita de algún tipo de gestión de usuarios, de contenidos, de copias de seguridad, de permisos, etc (coste de mantenimiento del servicio). Son dos tipos diferentes de administración, pero ambas son necesarias.

Si estamos utilizando un servicio propietario el mantenimiento de la infraestructura no lo veremos, porque el coste del servicio incluye que el proveedor se ocupe de todas esas tareas. El coste de gestión de la propia intranet será un coste interno de nuestra empresa, porque alguien tiene que absorber esta responsabilidad.

En el caso de una intranet basada en software libre el panorama puede ser muy diverso en el mantenimiento de la infraestructura, dependiendo del tipo de alojamiento que hayamos elegido. Desde tener que administrar un servidor de abajo a arriba (sistema operativo, seguridad, servidores web y base de datos, lenguajes, copias de seguridad, etc.) hasta la contratación de un alojamiento de un CMS (sistema de gestión de contenidos), opción que también pondrá en manos del proveedor la gestión de los otros aspectos. Hay muchas fórmulas muy diferentes porque la oferta de servicios de alojamiento es realmente muy amplia.

En cuanto al coste de mantenimiento del servicio, el tipo de gestión sería similar al de la solución propietaria.

Coste de escalado de usuarios

Otro de los puntos fuertes de la solución de intranet basada en software libre es que no hay un coste asociado a la existencia de más usuarios, a diferencia de lo que ocurre con las soluciones de intranet enlatadas, que tienen un modelo de precios basado en el número de usuarios/mes, que normalmente rondará entre los 5 y los 8 €/usuario/mes para los niveles de servicio más básicos.

Cuando una organización tiene un número de usuarios no muy alto, los costes mensuales por uso empiezan a crecer y rápidamente superan a la opción de software libre, que puede crecer indefinidamente sin ningún coste mensual por usuario. Éste es uno de los argumentos más fuertes para disponer de una intranet propia, basada en software libre, en lugar de soluciones propietarias basadas en el modelo de software como servicio.

Conclusiones

De acuerdo a lo dicho anteriormente, si nuestro equipo de trabajo es pequeño o vamos a usar un espacio de intranet durante un plazo limitado de tiempo (un proyecto concreto, por ejemplo), la versión propietaria puede ser una buena opción. Pero si la intranet va a ser un compromiso a largo plazo porque se va a convertir en una herramienta de uso diario para la empresa y además tenemos un equipo de trabajo compuesto por cierto número de usuarios, la solución de software libre aventaja claramente a la versión propietaria.

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