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Cómo las PYMEs pueden ahorrar costes con software libre

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Software libre para las PYMEs

A la vista de la actual situación de crisis y de la necesidad de una digitalización acelerada, muchas empresas se plantean cómo dotarse de una infraestructura digital de forma que no les condicione y no les cueste una fortuna. En este artículo ofrecemos sugerencias basadas en software libre para que una PYME pueda ahorrar mucho dinero en licencias, a la vez que se hace más independiente.

¿Qué es el software libre?

El software libre es aquel que puede ejecutarse, examinarse, modificarse y reutilizarse sin otra restricción que mantener su carácter libre, tanto en él como en sus derivados. Hay tradicionalmente varias sensibilidades a este respecto, que van desde el propiamente denominado Software Libre (Free Software) hasta el Software de código abierto (Open Source), pero no es objeto de este artículo profundizar en estas diferencias, sino proporcionar soluciones prácticas para una PYME que decida apostar por una transición a este tipo de software.

El software libre es diferente del software propietario y del software como servicio (SaaS) en que el código de estos últimos no está a disposición de todo el mundo para utilizarlo como se ha dicho anteriormente, con la salvedad de que el SaaS en ocasiones es también software libre, si sus desarrolladores deciden abrirlo, además de prestar el servicio.

Hace trece años publicamos uno de los artículos de este blog que han resultado ser más populares («Software propietario frente a Software Libre frente a Software Como Servicio»), y en el que comparábamos las diferentes filosofías de tenencia y uso de software.

El caso es que entre las ventajas del software libre está el no tener que pagar licencias de software anuales, o no tener que correr el riesgo de desactualización del software cuando la licencia ha caducado. Sólo en licencias de software ofimático (procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones) este capítulo puede suponer varios miles de euros anuales para una PYME.

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Ahorro de costes sí, pero no sólo eso

Es importante establecer claramente desde el principio que no es lo mismo software libre que software gratuito (Freeware). Hay muchos ejemplos de software gratuito con código cerrado (por ejemplo los sistemas operativos OS/X o Windows), y este matiz nos permite profundizar en las ventajas del software libre, que son muchas e importantes, aparte de su gratuidad:

  • Independencia de datos. Cuando uno aloja sus propios datos es cierto que tiene que responsabilizarse de ellos (seguridad, backup), pero no los está dejando en manos de terceros, sometidos a legislaciones diferentes a la europea, con un uso o abuso difícil de esclarecer en unas condiciones del contrato que son de adhesión, y donde el usuario no tiene nada que decir.
  • Posibilidad de modificar y ampliar el software. Puesto que el código es abierto, existe la posibilidad de variar su funcionalidad de acuerdo a nuestras necesidades, sin necesidad de pedir permiso a nadie, pero siempre respetando las estipulaciones de su licencia libre. Esto puede hacerlo mediante su propio personal de IT o contratando a un desarrollador externo.
  • Transparencia en las auditorías de seguridad. También en virtud de su naturaleza abierta, el software libre es sometido a auditorías externas a sus desarrolladores, a análisis de código que revela sus problemas funcionales o de seguridad y que establece un ciclo rápido y virtuoso de actualización de software para mejorarlo continuamente, algo que, debido a su naturaleza cerrada, no puede ocurrir con el software propietario.
  • El software se desarrolla al ritmo y en la dirección de los interesados, no en los de la empresa de software propietario, que tiene otros criterios, como sobreponerse a la competencia u obtener relevancia mediática antes de la próxima junta de accionistas.
  • Apoyo a un movimiento de democratización y capacitación de las personas. El software libre permite a individuos y a PYMES optar a utilizar las herramientas digitales de las que disponen las grandes empresas, sin coste y sin condiciones de servidumbre. Es, además, una escuela para desarrolladores de software, que pueden aprender las técnicas, los métodos y los procedimientos de desarrolladores pasados y presentes simplemente abriendo el código del software de que se trate, y todo esto, sí, gratuitamente y al alcance de todos.

Software libre por categorías

Ofrecemos a continuación una relación, que no pretende ser exhaustiva, de proyectos de software libre por categorías.

Sistema operativo de usuarioGNU/Linux, Free BSD [1]
Sistema operativo del servidor de red localGNU/Linux + SSH + CUPS + Maria DB + PHP + OpenJDK [2]
OfimáticaLibre Office
Diseño bitmap / rasterGIMP, Krita
Diseño vectorialInkscape
Diseño 3DFree CAD, Libre CAD, Blender
Navegador webFirefox, Chromium
Correo electrónicoThunderbird, Claws Mail
ERP, contabilidad y facturaciónOdoo [2], Dolibarr [2]
InventarioSnipe It [2]
CRMOdoo [2], Vtiger [2], Dolibarr [2]
Gestión de proyectosGantt Project
Archivos remotos compartidosownCloud [2]
VideoconferenciaJitsi Meet [2], Pidgin
Sistema de información geográfica (GIS)QGIS
VirtualizaciónVirtualBox, Xen (Linux), KVM (Linux)
Gestor de contenidosWordPress [2], Drupal [2], Joomla [2]

Algunas notas sobre esta tabla:

  • [1] Aunque OS/X y Windows 10 sean ofrecidos gratuitamente por sus desarrolladores, y aprovechen el software libre en algunos de sus componentes más importantes, se trata en ambos casos software propietario. Entre los sistemas operativos de la familia GNU/Linux hay diferentes grados de purismo respecto al software incluido, especialmente en el caso de los controladores (drivers) de los dispositivos hardware de los equipos. No todos los ordenadores comunes pueden funcionar al 100% de sus capacidades sin disponer de controladores de los respectivos fabricantes.
  • [2] En algunos casos este software require su instalación en una máquina que actúe como servidor, ya sea local o remoto, que disponga de la infraestructura necesaria para cada caso (p. ej. un servidor web, PHP y Maria DB).
  • Si sus usuarios utilizan GNU/Linux en sus ordenadores de trabajo, encontrarán buena parte de este software accesible desde su gestor de paquetes, disponible en el repositorio de prácticamente cualquier distribución. Si utilizan Windows 10 u OS/X, en muchos de los casos será necesario descargar e instalar el software manualmente.
  • Se ha buscado, de preferencia, software que pueda ser ejecutado en cualquier sistema operativo, ya porque existan versiones nativas del mismo o porque corra sobre lenguajes de programación y motores de bases de datos disponibles en cualquier sistema.
  • También hemos procurado seleccionar software que esté disponible en español, para que el idioma no sea un obstáculo para su adopción en la empresa.
  • Existen miles de otras opciones de software libre para estas y otras funciones. Es imposible mencionar aquí todas y cada una de ellas. La razón de haber seleccionado éstas son las expuestas más arriba, más la valoración de la opción como estable, soportada por una comunidad de usuarios y desarrolladores activa y fácilmente accesible e instalable.
  • Por último, por favor tenga en cuenta que con este artículo no proporcionamos más que sugerencias útiles para que las pequeñas y medianas empresas puedan desarrollar su actividad de la forma más productiva y abierta posible. No ofrecemos soporte para ninguna de estas aplicaciones ni sistemas operativos.

No olvide contribuir

Y, si se decide a aceptar nuestra sugerencia de beneficiar a su empresa con el software libre, no olvide que es fruto del esfuerzo de muchos y muy buenos desarrolladores que dedican voluntaria y desinteresadamente su tiempo y conocimientos a la creación, mejora y mantenimiento de herramientas útiles para muchos, y que es necesario contribuir de alguna manera para sostener ese esfuerzo y las ventajas que nos reporta.

Si su empresa consigue ahorrar costes mediante la utilización del software libre, no está de más que esté a la recíproca y dedique parte de ese ahorro a apoyar estos proyectos.

Aquí tiene algunas formas de contribuir en esos proyectos:

  • Donaciones económicas a los proyectos
  • Contribuir horas de desarrollo con su personal de IT
  • Contribuir a las traducciones / localizaciones de los proyectos, para que estén disponibles en español u otros idiomas
  • Promocionar el uso del software libre entre sus colegas, familia y amigos

PODEMOS AYUDARLE

Somos una agencia Internet especializada en PYMEs. Si su empresa puede beneficiarse con la creación de una presencia web profesional, una intranet/extranet corporativa, herramientas de colaboración empresarial, marketing de contenidos (inbound marketing) o integración de tecnologías de terceros, contacte con nosotros y estudiaremos su caso, sin compromiso.

Publicado en: Empresa Miscelánea Tecnología

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¿Cómo puede contribuir la digitalización a adaptar mi empresa a la nueva situación? (II)

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En la entrada anterior veíamos varias áreas de una empresa que pueden dar un salto hacia adelante al apostar por la digitalización. En esta entrega completaremos esas áreas

Recursos Humanos

Un departamento que puede beneficiarse especialmente de la digitalización es el de Recursos Humanos. Muchos de sus procesos implican comunicación con/hacia los empleados o procedimientos burocráticos que pueden formalizarse a través de una intranet.

Una muestra de estos procesos podría ser:

  • Comunicación de calendarios laborales, políticas de la compañía, novedades que afecten a todo el personal.
  • Formularios de vacaciones.
  • Procesos de onboarding.
  • Teleformación.
  • Presentación y respuesta de consultas de los empleados.

Logística

Uno de los campos prácticos en los que más se ha avanzado en las últimas décadas es la integración de sistemas de las plataformas de logística, que no sólo permiten gracias a sus API el seguimiento de los envíos, sino que también permiten la emisión de órdenes de trabajo para la recogida de paquetes de sus clientes comerciales y entrega en los domicilios de los clientes finales.

Una tienda online puede comunicar a los sistemas de su operador logístico la necesidad de recogida de una entrega, con todas sus características de volumen, peso o necesidades especiales de transporte (p. ej. alimentos refrigerados o mercancías frágiles); o también de la recogida de un paquete en casa del cliente debido a una devolución.

Incluso, yendo más allá, el operador logístico puede ser de hecho el almacén de su tienda, alojando todas sus mercancías y realizando las operaciones necesarias desde sus instalaciones para hacer la entrega directamente al cliente final.

Si su negocio tiene o quiere tener un pie en el comercio electrónico, la elección de un socio logístico que le proporcione todas las ventajas que brinda la digitalización debe ser una de sus mayores preocupaciones, porque es vital para el buen desarrollo de las operaciones.

Atención al cliente

Sorprendentemente muchas PYMEs aún hoy en día gestionan la atención al cliente de una manera informal, dependiente de la ocupación del momento, sin registros, sin análisis de las respuestas.

El proceso de estas peticiones tiene una incidencia directa en lo que en marketing se denomina experiencia de cliente (Customer eXperience, CX), y no puede ser desatendida o dejada a su suerte, porque tiene un impacto directo tanto en conservar a una persona como cliente como en que esa persona recomiende nuestros productos o servicios.

Existe una gama muy amplia de soluciones técnicas que puede cubrir las necesidades de esta área, desde una simple dirección de correo electrónico bien gestionada, con buenos procedimientos y análisis del rendimiento, hasta un software de atención a usuarios (Helpdesk) o un complejo sistema de relaciones con clientes (CRM).

No hay ninguna buena razón para que una PYME no disponga de infraestructura y procedimientos para una optimización de su atención al cliente. Son importantes, y cuesta mucho más adquirir uno nuevo que conservar los actuales, así que tratémoslos profesionalmente.

Canal (distribuidores)

Como explicamos en otra entrada de este blog sobre cómo mantener una estrecha comunicación y colaboración con nuestros distribuidores o canal, si nuestra empresa comercializa sus productos a través de un canal indirecto, una red de distribuidores, necesitamos establecer un campo común de trabajo y relación, privado y seguro, que tiene su expresión técnica en una extranet, un servicio dedicado a trabajar con otras organizaciones necesarias para nuestras operaciones, que pueden incluir no sólo a los distribuidores, sino también a nuestros proveedores.

Operaciones/Fabricación … Internet de las cosas (IoT)

Finalmente, si nuestra empresa fabrica, integra o presta servicios de mantenimiento, es necesario que esté al tanto de las tecnologías y posibilidades de lo que se ha llamado la Industria 4.0, que tiene como base la adquisición masiva de datos en puntos clave de los procesos gracias a sensores y procesos de almacenamiento y tratamiento de datos, lo que llamamos la Internet de las Cosas (Internet of Things, IoT).

Las ventajas de estos procesos de digitalización industrial abarcan muchas facetas que añaden a la cadena de valor de nuestra empresa:

  • Medición permanente de parámetros de producción y alerta temprana en caso de problemas
  • Predicción anticipada de fallos
  • Análisis de rendimiento de procesos y subprocesos basado en datos
  • Integración con otros sistemas de la empresa que se relacionan con la fabricación (p. ej. logística o compras)

Como puede verse en los contenidos de estas dos entradas de nuestro blog, si su empresa aún no ha abordado el paso a la digitalización está perdiendo la carrera de la competitividad. Infórmese bien de los aspectos que puedan afectar a su compañía y empiece a planificar cómo adaptarse a las nuevas condiciones.

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Publicado en: Miscelánea

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¿Cómo puede contribuir la digitalización a adaptar mi empresa a la nueva situación? (I)

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Una de las conclusiones más claras tras la crisis del COVID-19 es que las actividades presenciales han tenido que ceder el protagonismo al mundo digital. Las empresas que estaban ya adaptadas a la realidad digital han soportado bien el embate o incluso han salido reforzadas. Si la suya no es una de ellas, necesita saber cómo mejorar sus operaciones digitales y ponerse en marcha ya.

Muchas PYMEs han ido relegando a lo largo de los años su actualización a las modernas tecnologías digitales, lo que se conoce como transformación digital. Ya sea por falta de tiempo o de fe en las nuevas tecnologías, en España hay aún un porcentaje significativo de ellas que disponen de una pobre presencia en Internet y un uso testimonial, propio del siglo XX.

Hoy en día, y si se quiere sobrevivir, el salto a lo digital hay que hacerlo incondicionalmente, empezando por informarse de cuáles son los distintos departamentos de la empresa que pueden beneficiarse y cómo. A continuación describiremos algunas de las ventajas que la revolución digital puede aportar a esas PYMEs en su lucha por la supervivencia:

Web

Aunque sea difícil de creer, en 2020 hay empresas con sitios web que no han sido actualizados en años, no sólo en sus contenidos, sino incluso en su oferta de productos y servicios, los datos de contacto, direcciones postales, estándares web… En algunos de ellos los formularios web no existen o nunca se responden porque no hay nadie que los atienda. Son sitios web que hizo una tarde de sábado el sobrino del dueño de la empresa, que tiene una cuenta en Facebook, y por tanto sabe mucho de esto.

La imagen que esto representa para una empresa frente a sus clientes y potenciales clientes es devastadora. Una mirada a su web basta para descartarlos inmediatamente como posibles proveedores. Es incalculable el volumen de negocio que se puede haber perdido a lo largo de los años debido a una mala impresión como esta.

Sin duda el primer paso para cualquier empresa que aspire a ser tenida en cuenta es disponer de un sitio web adecuado, con un diseño moderno y cómodo de usar, rico en contenidos atractivos para los clientes, útil como plataforma para el desarrollo del negocio, cuyos resultados se midan regularmente y que sea indexable por los buscadores.

Ventas

Aunque muchas empresas necesitan saltar al comercio electrónico, la solución no siempre es directamente una tienda online. Para aquellos negocios más orientados al B2C (business to consumer) es probable — tampoco seguro — que sea así, pero antes de llegar a ello, y sobre todo si uno se mueve en el mundo B2B (business to business), hay mucho terreno básico por recorrer para empezar a interactuar directamente con clientes o clientes potenciales. Vea si puede responder a estas preguntas:

  • ¿Dispone su sitio web de un sistema de formularios especializados que permitan a un visitante interesado pedir un presupuesto, solicitar información adicional sobre alguno de sus productos o servicios, sus precios o condiciones?
  • ¿Son esas solicitudes registradas en alguno de sus sistemas, identificadas unívocamente, difundidas a los responsables y supervisadas?
  • ¿Hay personas designadas como responsables para atender cada tipo de esas solicitudes?
  • ¿Son atendidas en un plazo de horas tras su recepción?
  • ¿Dispone de documentos electrónicos actualizados en formato PDF o similar que pueda hacer llegar a los prospectos para que se hagan una idea más completa de su oferta?

Si entre sus respuestas abundan los noes, entonces es que su sitio web no está cumpliendo con su función, que no es otra que tener un impacto directo en los resultados de su negocio. Olvídese de la web escaparate y del tener una web porque la tiene todo el mundo, porque esos son conceptos del año 2000.

Y si su negocio está relacionado con el consumo directo, entonces usted necesita zambullirse de una vez por todas en el comercio electrónico, ya sea a través de su propia tienda online y/o de un marketplace generalista o especializado, dependiendo de cuál sea su caso.

Marketing

No importa en qué sector desarrolle su actividad, los mecheros y las gorras con el logotipo de la empresa son también cosa del pasado. Hoy en día el marketing se pelea en:

  • Los buscadores
  • Las redes sociales
  • Las campañas de anuncios de pago por clic en aplicaciones móviles, buscadores y sitios web
  • Los contenidos de calidad que sirven para que el prospecto se decida por elegir nuestra oferta
  • Los mensajes de correo electrónico atractivos y con una buena oferta
  • La oferta localizada en función del geoposicionamiento del cliente
  • Los marketplaces
  • El estudio de la competencia online
  • En todo el mundo, disponiendo de una web al menos en inglés

¿Tiene su empresa una posición sólida en todos o al menos en algunos de estos puntos? Si no es así está usted sencillamente fuera de juego, salvo que tenga usted un mercado cautivo, algo cada vez más raro de encontrar y que está a extinguir.

Empleados y procesos internos

Los trabajos en lo que una persona trabajaba aisladamente, al margen de la actividad que se desarrolla en el resto de la empresa, son también restos fósiles. En la actualidad el personal colabora en equipos, utilizando técnicas de trabajo ágiles, aporta ideas interesantes para la mejora del trabajo y el conocimiento y la información fluyen de un extremo a otro de la organización.

Disponer de una intranet que sirva como un entorno privado y seguro de colaboración inteligente, repositorio de información y medio de comunicación interno es esencial en cualquier organización moderna que quiera disponer de ese entorno de trabajo.

Los empleados deben contar además con acceso a la intranet desde cualquier ubicación, ya sea desde una o más sedes de la empresa, sus propias casas, durante una visita a un cliente o desde cualquier ubicación mientras están de viaje; y deben poder trabajar utilizando cualquier dispositivo disponible, como un ordenador de sobremesa, una tableta o un móvil. Esto garantiza la continuidad de una parte importante de las operaciones internas incluso durante un periodo de crisis.

¿Funciona su empresa de esta forma?

En la segunda entrega de esta entrada hablaremos de otras áreas que pueden beneficiarse de un proceso de digitalización, tales como el Departamento de Recursos Humanos, la logística o los procesos de producción y operaciones.

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Publicado en: Empresa Miscelánea

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