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El administrador de una intranet

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La tecnología actual nos permite teletrabajar e interactuar con nuestros compañeros en cualquier lugar, en cualquier momento y con cualquier dispositivo, pero en las herramientas empresariales de colaboración no se trata sólo del factor tecnológico. Para que todo funcione la pieza clave es el administrador de la intranet.

Todo sistema necesita administración

Si hablamos sólo desde el punto de vista práctico debería resultar evidente que si ponemos un sistema en marcha y lo abandonamos a su suerte es sólo cuestión de tiempo que algo vaya mal: Hackeo, ausencia de backup, cuentas de usuario abandonadas, contenidos con accesos más laxos de lo conveniente o cualquier otro de los mil avatares que puede sufrir un sistema.

No son incidencias hipotéticas. Estos problemas son el día a día de cualquier sistema poblado de usuarios y sus interacciones. Tarde o temprano estos casos se producirán.

Pero si no nos quedamos sólo en el ámbito práctico, sino que realmente entendemos que nuestra organización necesita una herramienta de colaboración y que esa herramienta tiene como misión conseguir un trabajo más inteligente, coordinado y satisfactorio de nuestros empleados, entonces necesitamos alguien que actúe no sólo como mantenedor de una infraestructura técnica, sino también que ejerza de relaciones públicas de la misma desde arriba hasta abajo. De hecho se trataría de alguien que utilizase el ahora tan manido término “experiencia de cliente” (Customer experience, CX), pero dirigiendo su foco hacia los usuarios internos.

No es un problema exclusivo de las intranets. Muchos sistemas estratégicos dentro de una organización, como los CRM o ERP, en los que trabajan conjuntamente empleados de diferentes departamentos y cargos, presentan el mismo problema: Una elevada tasa de fracaso en la implantación, incluyendo resultados prácticos lejos de los esperados, burocratización de los procedimientos y creación de silos de información.

¿Cuál es la razón? Dejando a un lado las bondades o flaquezas de uno u otro sistema, uno de los factores más importantes es que el uso de herramientas de software en las que se colabora requiere a menudo un cambio de mentalidad y la adopción de modelos de trabajo y procedimientos muy diferentes de los trabajos individuales aislados. El sistema no funciona simplemente agregando pequeños elementos aportados por trabajadores individuales, sino que hay dinámicas de grupo, horizontales, verticales y transversales, que deben ser tenidas en cuenta para que el sistema funcione, y si no se tienen en cuenta tienes todas las papeletas para que tu sistema sea un fracaso.

Una de las tareas más importantes de un administrador es buscar e incentivar la motivación de los usuarios para el uso del sistema. Muy pocos usuarios se sienten inclinados a utilizar un nuevo sistema simplemente porque está ahí. Hay que pensar tanto el sistema como sus procedimientos para que haya una razón real para su uso, y entre estos incentivos se encuentran:

  • Llevar a cabo el trabajo actual más fácilmente
  • Llevar a cabo el trabajo actual más agradablemente
  • Poder hacer cosas que antes no se podían hacer
  • Abrir canales de comunicación reales con otros miembros de la organización, que permitan saber más sobre la organización y las personas que trabajan en ella

Cualidades de un administrador

Las intranet suelen ser proyectos que se establecen de arriba a abajo: Un directivo de la empresa inicia el proceso o es encargado de que aparezca un nuevo sistema que habilite nuevas capacidades y modos de trabajo.

Teóricamente todos los miembros de la empresa van a estar afectados en su trabajo por este nuevo sistema y, en el centro de todo ello, está la persona que debe encargarse de «vender» el sistema a sus usuarios a la vez que se ocupa de que éste funcione óptimamente. Visto así parece evidente que se trata de un puesto con responsabilidades que deben estar respaldadas con capacidades, que serán fundamentalmente de dos tipos: Técnicas y comunicativas.

Técnicas

Una intranet no es sólo un sistema, pero sí es un sistema, así que no cabe duda de que se requieren competencias técnicas para que todo funcione bien y siga haciéndolo sosteniblemente. Algunas de las cualidades de este tipo que se requieren son:

  • Tiene que tener conocimientos y experiencia en el alojamiento de sitios web, su configuración y optimización.
  • También en la herramienta de publicación de contenidos (software intranet) que se vaya a utilizar, así como en las herramientas complementarias que requiera el proyecto.
  • Necesita tener conocimientos por encima de la media de usuarios respecto a cuáles son las amenazas a la seguridad, disponibilidad y privacidad de una intranet y cómo combatirlas.
  • Tiene que trabajar en base a procedimientos, que pueden afectarle sólo a él/ella, o a todos los usuarios de la intranet, y que deben ser establecidos de una forma sistemática y no arbitraria. Debe ser el responsable de crear esos procedimientos y llevarlos a efecto.
  • Debe ser capaz de analizar el uso del sistema de forma continuada y sacar conclusiones que redunden en una mejora permanente del mismo.

De comunicación

Y, acompañando al lado técnico, está el lado humano del sistema, que debe ser también cultivado para que sea un éxito. Un administrador debe tener una buena naturaleza comunicadora para ofrecer incentivos a los usuarios para que participen en su uso hasta verla como una herramienta imprescindible en el día a día.

  • Debe conocer en profundidad los diferentes usos que se puede dar a las herramientas de la intranet, e informarse de cómo sus usuarios utilizan esas herramientas — porque nadie es capaz de imaginar por adelantado todos los usos que hacen los usuarios.
  • Tiene que tener una importante faceta didáctica, aconsejando a los usuarios cómo pueden resolver problemas del día a día con el sistema y cómo mejorar su forma de trabajar. Particularmente, debe crear documentación de uso de la intranet para los nuevos usuarios que se incorporan a la empresa.
  • Tiene que publicar contenidos de interés para todos los usuarios y/o grupos de usuarios concretos, de forma que la intranet cumpla en un sentido general con su carácter de medio de comunicación interno.
  • Tiene que informar a los usuarios de que existen procedimientos internos de uso de la intranet y que todos los usuarios están sometidos a ellos, y tener paciencia y mano izquierda cuando esos procedimientos no se respetan y hay que poner orden, lo que se conoce como gobernanza de la intranet.
  • Tiene que responder a las preguntas y resolver los problemas del uso cotidiano de la herramienta, siempre con su mejor cara.
  • Debe ser capaz de recoger ideas y sugerencias de los usuarios para el desarrollo futuro de la intranet. Los usuarios pueden ser una fuente inestimable de innovación en los sistemas si se les presta atención y se reflexiona sobre sus ideas.
  • Tiene que ser capaz de informar a la dirección sobre el uso, el rendimiento, los problemas, las carencias y las posibilidades de desarrollo del sistema, y encabezar la campaña para que la intranet se desarrolle de una forma productiva, tanto para la empresa como para los usuarios.

Como puede verse, el papel de un administrador de intranet implica muchas facetas y responsabilidades que no pueden pasarse por alto, porque el funcionamiento de esta herramienta afecta al trabajo diario de todos los empleados de la empresa.

PODEMOS AYUDARLE

Si su empresa puede beneficiarse con la creación de una presencia web profesional, una intranet/extranet corporativa, herramientas de colaboración empresarial, marketing de contenidos (inbound marketing) o integración de tecnologías de terceros, contacte con nosotros y estudiaremos su caso, sin compromiso.

Publicado en: Empresa Miscelánea Tecnología Web

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Saliendo de la landing

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Uno de los errores que encontramos habitualmente en las campañas de marketing que conducen tráfico hacia una landing page es que se presta mucha atención a los aspectos iniciales de la misma, pero ese interés decae en el tramo final, que tiene más importancia de lo que parece.

Nuestra empresa desarrolla desde hace décadas proyectos de marketing digital, de acuerdo a la filosofía del Inbound Marketing, que incluye el email marketing, el marketing de contenidos, la optimización SEO, la automatización de marketing y mecanismos relacionados.

Muchos de esos proyectos cuentan con multitud de puntos de entrada a nuestra web, cada uno de los cuales es objeto de un tratamiento diferenciado, de acuerdo a sus características. Estos puntos de entrada pueden ser buscadores, mensajes de email marketing, campañas de pago por clic, redes sociales, y otros soportes disponibles y adecuados a cada caso.

Sin embargo el embudo suele pasar por una página, una landing page, en la que esperamos haber interesado suficientemente al visitante como para que nos deje sus datos y poder desarrollar a partir de ahí una relación comercial satisfactoria, convirtiendo un prospecto en un cliente.

Esas páginas necesitan disponer de un formulario que adquiera los datos que nos van a servir para iniciar esa relación.

Los departamentos de marketing de las empresas suelen prestar mucha atención — a veces exhaustiva, a veces con un sinnúmero de personas opinando — al aspecto del mensaje de correo electrónico, a sus imágenes, a sus textos, o a sus equivalentes en la propia landing page: ¿Qué orientación le damos? ¿Qué textos? ¿Es esa imagen adecuada para transmitir el concepto? ¿Qué campos hay que incluir en el formulario?, etc.

Tienen razón al hacerlo, pero casi todo el mundo olvida que tras el envío del formulario, cuando nuestro prospecto ha consentido en enviarnos sus datos, hay una página de salida, que debe tener también un aspecto, unas imágenes, un contenido, y quizá algo más. Demasiado frecuentemente nos encontramos con que nuestros clientes nos dicen “pon el texto habitual, gracias por contactar y eso…”.

El error de no terminar el trabajo

Atraer un visitante a nuestras páginas es costoso. A veces muy costoso. Ha podido llegar porque hemos hecho un trabajo excelente en posicionamiento web y hemos sido encontrados en un buscador; o porque estamos llevando a cabo una cara campaña de anuncios de pago por clic; o porque hemos lanzado una campaña de email marketing que nos ha costado en horas, en diseño y en envío; o porque hemos pagado un enlace en una web especializada; o porque hemos desarrollado una campaña en radio o televisión.

No nos engañemos: Es caro, y una vez en nuestra landing page es difícil convencer al visitante de que nos confíe sus datos, y las probabilidades de que le volvamos a atraer a nuestras páginas es relativamente remota.

Si el visitante se toma la molestia de completar y enviar un formulario y tras enviarlo encuentra una escueta página con un mensaje de trámite, estaremos echando un jarro de agua fría en sus expectativas, y estaremos desaprovechando una oportunidad de interesarle por nuestra oferta de productos o servicios y también por nuestra marca.

La página de salida de una landing page, el elemento más descuidado de este tipo de campañas, es el remate de una conversión, pero no es el final de un proceso, porque incluyendo un contenido cuidadosamente estudiado:

  • Aprovechamos la ocasión de profundizar en el interés por el producto o servicio que ha disparado la conversión, ofreciendo contenidos adicionales, tales como casos de éxito, vídeos, especificaciones, tutoriales.
  • Llenamos el vacío que se produce entre el momento en que el visitante envía el formulario y el momento en que nosotros nos ponemos en contacto con él. Esas horas pueden relajar mucho el interés de nuestro prospecto y hacer que nuestro contacto posterior sea visto incluso como una molestia.
  • Podemos ofrecerle otros productos o servicios congruentes con el anterior que refuercen en la mente del visitante que somos un proveedor valioso.
  • Sirve para reforzar la imagen de nuestra marca, de su compromiso empresarial, social, medioambiental, o para proporcionar noticias sobre nuestra empresa.

La moraleja es: Nunca hay que meter a un visitante a nuestro sitio web en una vía muerta. Los prospectos son caros y difíciles de atraer, y la gestión de la campaña no termina en el formulario de una landing page. Porque lo que queremos no son datos, sino clientes.

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Si su sitio web WordPress ha sido ya comprometido

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Una de las peores pesadillas del administrador de un sitio web es encontrárselo modificado por alguien no identificado (defaced) y/o no poder acceder a él debido a que ha sido asaltado con éxito. Llegados a este punto, ¿qué podemos hacer?

Foto de freestocks en Unsplash

Si ha seguido los consejos de nuestra anterior entrada, usted no tendrá, afortunadamente, que hacer uso de los puntos que vienen a continuación, pero si no ha sido así y su sitio ha sido comprometido, es el momento de tomar algunas medidas drásticas post-ataque:

  • Deshabilite el acceso al sitio web desde cualquier dirección IP que no sea la suya. Incluso si el sitio web deja de estar accesible, es mejor a que esté mostrando información incorrecta y perjudicando la imagen de su empresa.
  • Deshabilite todos los usuarios, a excepción del usuario administrativo que utilice y cambie todas las claves por otras nuevas y robustas.
  • Reinstale su versión actual de WordPress y actualícela a la última versión.
  • Hágase con la lista de todos los plugins que están instalados. Deshabilítelos todos y compruébelos uno a uno, para estar seguro de que todos y cada uno de ellos están actualizados y son compatibles con su versión actual de WordPress. No reinstale ningún plugin que no tenga todas las garantías o no sea compatible con la última versión.
  • Instale plugins de seguridad y configúrelos adecuadamente para defender a su sitio de nuevos ataques.
  • Aquí es donde entra la utilidad de haber seguido una buena política de backup. Si la ha seguido usted tendrá todos los datos (base de datos, archivo principal de configuración de WordPress, temas personalizados) para recuperar su instalación. Si no la ha seguido, le espera un calvario de trabajo y frustración, porque habrá perdido no sólo su sitio web, sino todo el trabajo de posicionamiento en buscadores y enlaces externos que haya hecho durante los años que haya estado funcionando su sitio web.
  • Según el grado de compromiso, y si es incapaz de determinar el alcance de este, puede ser mejor comenzar el sitio web de cero, apoyándose parcialmente en contenidos extraídos de su copia de seguridad de la base de datos. Si su sitio web ha estado haciendo un mapa del sitio (sitemap), esta lista de contenidos puede serle útil para restaurar parcial o totalmente su sitio.
  • Una vez que la situación haya vuelto a una normalidad relativa, vuelva a habilitar el acceso público al sitio web.
  • Es evidente que algo ha salido mal, así que tiene que averiguar qué es lo que ha pasado y, a ser posible, cuándo ha pasado, para impedir que vuelva a ocurrirle. No subestime la importancia de este punto o puede ver su sitio de nuevo comprometido en unos pocos días tras haberlo recuperado.
  • Asegúrese de dotarse de las herramientas y procedimientos necesarios para disponer de un sitio web WordPress securizado, que no sea una presa fácil de los amigos de lo ajeno.

Si no se encuentra usted con el ánimo de emprender la recuperación de un sitio web WordPress comprometido, contacte con nosotros. Valoraremos su situación sin compromiso y le haremos una propuesta para reflotarlo.

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Securización de WordPress

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Estadísticamente un 30% de los sitios web activos utilizan WordPress como gestor de contenidos (CMS), pero muy pocos de esos sitios están preparados para resistir unos asaltos que se producen todos los días, la mayor parte de las veces de forma automatizada.

Sitios web bajo asedio
Sitio de Budapest, 1686. Fuente: Wikimedia

Tipos de ataques

La mayor parte de los ataques que sufrirá su sitio web serán automatizados. Estos ataques están siendo permanentemente llevados a cabo por grupos de bots que exploran sin descanso todos los sitios web que pueden detectar en busca de información, tal como qué gestor de contenidos ha servido para crear un sitio, dónde se ubican diferentes servicios que ofrece WordPress (login, XMLRPC, cron) y tratar de evaluar los plugins instalados y sus versiones.

Con esta información otros bots llevarán después a cabo ataques contra dichas instalaciones, apoyándose en las vulnerabilidades públicamente conocidas (y no conocidas, o zero-day) con el objetivo de ganar acceso a la instalación o, en ocasiones, de obstaculizar sus operaciones mediante ataques de denegación de servicio (que pueden haber sido contratados o bien creados simplemente para extorsionar a la organización propietaria del sitio).

Como puede ver se trata de un panorama encantador con el que los administradores de sitios web batallan silenciosamente día tras día. Si es usted el administrador de un sitio web y no está al tanto de esta situación, es porque le falta información sobre lo que ocurre en su infraestructura, ya que la probabilidad de que su sitio web haya sido explorado y posteriormente atacado es del 100%.

Si su sitio web sigue funcionando normalmente es porque su administrador de sistemas está haciendo un buen trabajo, así que aproveche el último viernes de julio (“Día del Administrador de Sistemas”) para reconocer y felicitarle por una labor que hace en beneficio de toda su organización.

Para hacer la situación aún más amena, tendremos también que saber que hay otro tipo de ataques, dirigidos y llevados a cabo manualmente, sobre sitios concretos por personas concretas, que pueden también afectar a nuestros sistemas. Lo que habíamos visto respecto a los ataques automatizados representa una forma de fuerza bruta aplicada a granel sobre cualquier sitio con cualesquiera características.

De lo que hablamos ahora es de ataques quirúrgicos llevados a cabo por personas altamente cualificadas que pueden querer ganar acceso a un sitio web con multitud de posibles objetivos: Ganar acceso en el sitio web a información que no es pública, modificar interesadamente la información publicada en la web de su empresa u obtener una colección de claves encriptadas (hash) que después puedan ser descifradas y probadas en otros servicios de la organización. ¿Se imagina qué ocurriría si la clave del administrador de WordPress de su empresa es la misma que la del administrador de Google Apps/G Suite o de su intranet?

Este tipo de ataques son más profesionales, más interesados y por tanto más peligrosos. Tienen como objetivo las operaciones internas y la imagen pública de una organización. Pueden empezar también con una exploración del sitio web, o incluso con una operación que tenga como blanco una persona concreta (spear phising) con el fin de engañarla y conseguir información explotable.

Los resultados del éxito de uno de estos ataques es mucho más letal que los de los ataques automatizados. Para hacerles frente, además de disponer de las herramientas adecuadas, se necesita formación y unos procedimientos de seguridad consistentes en toda la organización.

Medidas para asegurar una instalación de WordPress

Pero no sucumbamos a la desesperación, porque no todo está perdido. Podemos poner a salvo nuestro sitio web WordPress si establecemos y seguimos técnicas y procedimientos factibles, relativamente sencillos, en la gestión del día a día:

  • En primer lugar, y más importante: Mantenga su instalación actualizada. Esto quiere decir que el núcleo de WordPress, todos los plugins que tenga instalados y los temas tienen que estar actualizados a su última versión, y que son compatibles con la versión actual de WordPress. No se permita trabajar de otra manera, porque de lo contrario es sólo cuestión de tiempo que un atacante localice una grieta de seguridad en su instalación anticuada y la aproveche.
  • Elimine todos los plugins y temas que no utilice. No están haciendo más que ocupar recursos y abrir potenciales agujeros de seguridad.
  • Elimine todos los usuarios que no sean necesarios. No deje abandonadas cuentas de usuario antiguas que, con el tiempo, se puedan convertir en puerta de entrada a su instalación.
  • Siga la buena práctica de establecer contraseñas seguras, no sencillas, ni compartidas con otros sitios web o servicios externos. La comodidad y la seguridad son dos conceptos que en la mayor parte de los casos están reñidos, y ésa es precisamente la razón de ser de los ataques de fuerza bruta para descubrir su clave de acceso. Para algunas instalaciones puede ser viable incluso optar por un doble factor de autenticación (2FA, Two Factor Authentication), que combine un usuario y una clave con el envío de un código temporal o un código QR legible por un teléfono móvil.
  • Mantenga siempre una estricta disciplina de backup. Hay excelentes plugins gratuitos que pueden hacerle la vida más sencilla, más segura y más tranquila.
  • Instale y configure inteligentemente un conjunto adecuado de plugins de seguridad que eviten la mayoría de los ataques y que le mantengan informado de cambios en su instalación.
  • Si su instalación dispone de un firewall o un CDN que usted pueda manejar, establezca reglas adecuadas para limitar el tráfico, especialmente a la parte administrativa de la instalación.
  • En muchas instalaciones puede ser necesario contar con un firewall de aplicación (Web Application Firewall, WAF), que actúa examinando las peticiones enviadas a WordPress y filtrando las que puedan ser potencialmente peligrosas.
  • Planifique el desastre. Póngase siempre en el peor de los casos y esté preparado para que su sitio web sufra un ataque irreversible, incluso si eso nunca llega a ocurrir. En esa circunstancia usted no puede quedarse parado sin saber qué hacer. Necesita haber asumido esa posibilidad, estar listo para reaccionar inmediatamente y restaurar la situación, al menos parcialmente, en pocas horas.

Si usted no tiene el tiempo o el personal que pueda asegurar su sitio web WordPress, contacte con nosotros. Valoraremos su situación sin compromiso y le haremos una propuesta para optimizarlo y securizarlo y evitarle problemas en el futuro.

En un próximo artículo explicaremos qué hacer cuando nuestro sitio WordPress ha sido ya comprometido y tenemos que tomar acción para devolver el sitio a la normalidad. No se lo pierda.

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Gestión de contenidos en una intranet

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Foto de Tran Mau Tri Tam en Unsplash

Uno de los problemas que debe enfrentar cualquier proyecto de intranet es planear la adopción de la misma por sus usuarios y para ello es necesario prever las motivaciones de los usuarios para utilizarla. Una de esas motivaciones es que encuentren en ella contenidos que les resulten de interés. Y eso nos lleva inevitablemente a cómo gestionar en el día a día la información que se distribuye en una intranet.

Puesto que nuestra agencia está orientada hacia las pequeñas y medianas empresas (PYMEs), vamos a dar por hecho en este artículo que las funciones de administrador de la intranet y el gestor de contenidos de la intranet van a recaer en la misma persona. Las grandes empresas, donde la intranet juega un papel fundamental en las operaciones del día a día, pueden disponer de muchos más recursos de todo tipo y establecer papeles más especializados para cada una de esas funciones. En las PYMEs, con las que nosotros tenemos más contacto, la situación es diferente, los recursos siempre son proporcionalmente más escasos, y las personas tienen necesariamente que asumir más de un rol.

Naturaleza de los contenidos

El origen y la naturaleza de los contenidos que se incluyen en una intranet es diverso. Por un lado hay información que se genera internamente y otra externamente. La información externa será habitualmente pública, si bien de interés para el sector en el que opera nuestro negocio, mientras que la información interna puede ser una mezcla de pública y privada.

Por ejemplo, parte de los contenidos internos procederán de las propias redes sociales de la empresa, que será información pública, reutilizada para asegurarse de que los empleados de la propia empresa están al tanto de ella. Otra parte será creada internamente para uso exclusivo de los empleados, como por ejemplo informes de resultados, cursos de formación, modelos de contratos, etc. Además, este tipo de información no estará disponible para todo el mundo en la empresa, sino que determinadas personas accederán a cierta información y otras a otra diferente. Por otro lado este tipo de información, tendrá diferentes autores: Departamento Legal, Recursos Humanos, Marketing, Operaciones, etc.

Los contenidos son caros de producir

Acostumbrados como estamos hoy en día a la sobreabundancia — cuando no al bombardeo — continua de información, y a la natural estrategia defensiva de escanear entre toda ella tratando de detectar algo que realmente nos resulte interesante, es muy posible que pasemos por alto el hecho de que la elaboración de esos contenidos es no cara, sino muy cara.

Cualquiera que haya tenido que crear, editar o revisar un contrato, o crear un informe, redactar un artículo, o, no digamos, un curso de formación, sabe de primera mano que hay incontables horas detrás, cuando no costes en formación, documentación o acceso a información accesible sólo bajo el pago de licencias.

Pensemos por un momento en el total de la empresa como una organización que crea contenidos: El Departamento Legal crea contratos e informes de conformidad a normativas legales; el Departamento de Marketing crea white papers, casos de uso, comparativas de nuestros productos con los de la competencia, informes de inteligencia de negocio y contenidos para la web y las redes sociales; Recursos Humanos crea políticas, descripciones de puestos de trabajo, informes de adecuación a los estándares de Responsabilidad Social Corporativa; el Departamento de IT puede crear manuales de usuario, informes de rendimiento o de disponibilidad de sistemas; el Departamento de Operaciones procedimientos para la definición de las tareas del día a día de diferentes puestos dentro de la empresa; el Departamento de I+D puede estar publicando entradas en un blog sobre sus avances en nuevas tecnologías… los ejemplos son incontables, pero no es difícil darse cuenta de que todos esos contenidos, que inicialmente están además dispersos, conllevan un coste considerable, aun si sólo tenemos en cuenta las horas de trabajo de nuestros empleados.

Una economía de los contenidos

Una vez establecido que somos productores de contenidos, y que estos son caros, parece inevitable que, como ocurre con todos los recursos valiosos, estudiemos su producción y su uso. Es decir, que establezcamos en nuestra organización una economía de los contenidos.

Hemos visto en el punto anterior cómo las diferentes unidades de la organización actúan, aunque sea informalmente, como generadores de contenidos. Una parte de esos contenidos irán, de forma natural, a convertirse en información pública (por ejemplo los contenidos para redes sociales), otra será semipública (por ejemplo los white papers) y otra será decididamente privada.

Gestionar la obtención y recorrido de esa información, dónde se produce, quién debe tener acceso a qué, distribuir su publicación en el tiempo y hacerla accesible a las personas adecuadas forma parte de las tareas que hay que encomendar a un administrador de intranet, para asegurarnos de que la información esté siempre disponible para quien la necesita y tiene permisos para acceder a ella.

Así pues, veamos una relación de los puntos que debemos tener en cuenta para su administración:

  • Fuentes. Conocer qué unidades produce qué contenidos, sus autores y su regularidad. Potencialmente, incluso enrolar a personal de la empresa que aún no está desarrollando contenidos a que ocasionalmente participe creando información útil e interesante para otros empleados. También, detectar y utilizar fuentes externas de contenidos que sean relevantes para el sector o las tecnologías en los que opera nuestra organización.
  • Distribución. Conocer cuáles son los destinatarios autorizados para cada pieza de contenido (pública, privada, empresa y clientes, sólo un departamento, sólo determinadas personas).
  • Plan de publicación. Establecer, con toda la información disponible, un plan de publicación que incluya fecha en que debe ser publicada, textos e imágenes asociadas, direcciones de interés a las que enlace, lugar de la intranet en el que deba ser publicada esa información, fecha de caducidad si es aplicable.
  • Periodismo interno. Es muy recomendable que todas estas tareas se lleven a cabo con un cierto espíritu periodístico. Un gestor de contenidos de una intranet puede verse a sí mismo como el redactor jefe de un medio online privado de la propia organización, y actuar consecuentemente informando a su audiencia interna y contribuyendo de forma capital a que los flujos de información dentro de la empresa sean todo lo fluidos que deberían ser.

Hemos podido ver cómo manejar mejor nuestra intranet para favorecer una de las motivaciones que hacen que los empleados de la empresa se decanten por su uso: El que encuentren en ella información interesante que no van a encontrar en otro lugar.

Como puede verse, muchos de los elementos que hemos tratado no tienen que ver con asumir nuevos costes, sino más bien al contrario: Organizándonos mejor, sacar el mejor partido de los costes que tenemos inevitablemente que asumir.

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Publicado en: Empresa Web

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