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Cómo adaptar nuestra web al nuevo Reglamento General de Protección de Datos

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El Reglamento General de Protección de Datos que entra en vigor el 25 de mayo está siendo un dolor de cabeza para muchos administradores de sitios web que no saben ni por dónde empezar. Afortunadamente, no es tan difícil adaptar nuestro sitio web al nuevo RGPD si prestamos atención a un par de puntos clave.

Pensando frente al ordenador

Foto de NordWood Themes en Unsplash

Para muchas pequeñas empresas o microempresas que tienen recursos limitados, tener que prestar atención al nuevo Reglamento General de Protección de Datos distrae su atención de otras tareas de negocio, más perentorias o rentables. Hay muchos aspectos de la empresa que hay que adaptar al nuevo RGPD, pero, como por algo hay que empezar, hoy vamos a proponer a nuestros lectores que se centren en su sitio web. Es lo más sencillo y nos aportará optimismo para seguir con el resto.

Como cada adaptación depende de las peculiaridades de cada empresa, repetimos: en este artículo hablaremos sólo del sitio web, no de otros procesos. Así que no olvide leerse el Reglamento por si tiene usted que hacer algo más.

Para ir abriendo boca…

… vayamos por partes. Lo primero es hacernos con el texto del Reglamento, cuyo título completo es “Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos)”. En algunos sitios veremos que se refieren a él por sus siglas en inglés GDPR o General Data Protection Regulation.

Después de adoptar un rictus de disgusto tras ver que se compone de nada menos que 88 páginas, nos olvidaremos de todo excepto de adaptar nuestro sitio web, y nos dirigiremos directamente a la Sección 2, Artículo 13: Información que deberá facilitarse cuando los datos personales se obtengan del interesado.

¿Por qué nos debe interesar este artículo antes que cualquier otro? Porque nuestro sitio web, si es como la mayoría, tendrá un formulario de contacto y puede que además, en el caso de una tienda, un formulario para darse de alta como comprador. En cualquiera de los casos lo más probable es que la intención sea obtener los datos del interesado, y no que alguien introduzca los datos de una tercera persona. Si su caso es diferente, entonces tendrá que seguir en el Artículo 14.

Ahora bien: el reglamento, en el Artículo 6, nos indica cuál es un tratamiento lícito de los datos, y por lo tanto en qué casos podemos, como empresa o autónomo, tratar datos personales de los visitantes a nuestra web (o de otras fuentes). Para que el tratamiento de los datos sea lícito debe cumplir al menos una de las condiciones impuestas por el Artículo 6, pero para nuestro propósito vamos a dar por hecho que se cumple una de las dos primeras, que son:

a) el interesado dio su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales para uno o varios fines específicos;
b) el tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte o para la aplicación a petición de este de medidas precontractuales.

Si no fuera ese su caso, consulte la ley para ver en qué punto o puntos se puede amparar.

Ahora nos concentraremos en los dos elementos que vamos a tratar en este artículo, y que son el formulario por un lado y la página de privacidad por el otro.

Formulario de recogida de datos

Cualquier formulario que tenga en su sitio web es susceptible de suponer una recogida de datos del visitante: un formulario de contacto, un formulario de contratación, un registro como usuario o comprador, una suscripción a un boletín, etc.

Como una de las condiciones posibles a las que apunta el Artículo 6 del RGPD es el consentimiento del interesado, si queremos basarnos en esta condición para hacer el tratamiento de los datos una de las cosas que le tenemos que pedir al usuario, además del correo electrónico, nombre, etc. que sea que necesitemos, es su consentimiento. He aquí la forma de hacerlo: añadir al formulario una casilla sin marcar pero que sea obligatorio marcar para que se ejecute la acción del formulario. El texto junto a la casilla ha de ser claro, del tipo: “Confirmo que he leído la información sobre privacidad y protección de datos y que consiento en enviar mis datos para el uso indicado.”

Atención con esta casilla, porque es importante que, tanto si el formulario se procesa mediante el envío de un mensaje de correo electrónico como mediante la escritura de un registro en una base de datos, quede constancia de que el usuario ha dado su consentimiento. Si cuando se rellena el formulario usted recibe un mensaje de correo electrónico, asegúrese de que el hecho de que esta casilla esté marcada va a generar una línea en el mensaje que inequívocamente diga que ese usuario ha dado su consentimiento. Sirve con un “Consiente: Sí”. Esto no nos lo hemos inventado nosotros; lo dice el Artículo 7 del RGPD en su punto 1. Así que asegúrese de que guarda esas pruebas de consentimiento en lugar seguro y con copia de seguridad.

Pero el usuario ha dado su consentimiento “para el uso indicado”. ¿Y cómo sabe el usuario cuál es el uso indicado? La forma más fácil para este usuario es tener la información delante, sin tener que navegar a otra página. Por eso es útil poner en la misma página del formulario un resumen de la información que necesita para dar un consentimiento informado, y un enlace a una página (que llamaremos “página de privacidad”) para poder obtener más información.

Este resumen debe estar claramente visible en la página del formulario: antes del botón de envío o accesible desde el texto de la casilla de confirmación mediante un enlace dentro de la misma página. Eso va a gustos.

La información mínima que debemos proporcionar sin que el usuario tenga que visitar otra página es:

  • quién es el Responsable de esos datos una vez se envíen (es decir, el responsable de la web en la mayoría de los casos);
  • cuál es la Finalidad para la que se van a usar esos datos (responder a una solicitud de contacto, suscribir al usuario a un boletín, etc.);
  • cuál es la Legitimación que nos permite tratar esos datos (que será el consentimiento del interesado en el caso de que le obliguemos a marcar la casilla, o una obligación contractual en caso de que sea un formulario de contratación);
  • cuáles van a ser los Destinatarios de esos datos (si por ejemplo se los vamos a enviar a una tercera empresa para que sean ellos quienes los gestionen);
  • cuáles son los Derechos que tiene el interesado (a saber qué datos tenemos suyos, a que le demos de baja, etc.);
  • si existe información adicional que podamos darle y dónde está (por ejemplo, en la página de privacidad).

Y allí encontraremos nuestra siguiente parada.

Página de privacidad

La ley no le obliga a tener una página en su sitio web dedicada exclusivamente a sus políticas de privacidad, pero sí que éstas estén en la web. Puede por ejemplo incluir la información sobre privacidad y tratamiento de datos personales en su página de políticas de empresa, o en las condiciones de uso de la web. La cuestión es que tenga esa información y que el enlace a información adicional que ha incluido en su formulario de toma de datos se dirija exactamente a la información sobre privacidad, sin que el usuario tenga que buscar por una larga página para encontrar lo que busca.

El RGPD es muy claro respecto de qué información debemos poner a disposición del interesado en el momento de facilitarnos sus datos personales. Le remitimos de nuevo al Artículo 13, que para los responsables de un sitio web debe ser tratado como el Santo Grial.

Pero como para jerga legal ya tiene usted el texto del Reglamento, que se lo habrá descargado nada más empezar a leer este artículo, aquí se lo vamos a poner en nuestras propias palabras. Insistimos en que su guía ha de ser el propio Reglamento, pero esto le servirá para ir entrando en calor:

  • quién es el responsable y sus datos de contacto;
  • con qué fin se van a tratar esos datos;
  • por qué tiene usted derecho a tratar esos datos (porque el usuario le ha dado su consentimiento, porque los necesita para cumplir su parte del contrato…);
  • cuáles van a ser los destinatarios de esos datos;
  • si va a enviar esos datos a un país fuera de la Unión Europea que no haya sido considerado adecuado por la Comisión Europea en cuanto al cuidado que se tiene allí tratando los datos personales;
  • por cuánto tiempo va usted a conservar esos datos;
  • cuáles son los derechos que tiene el usuario respecto de sus datos (acceso, rectificación, supresión, portabilidad y limitación al tratamiento de sus datos o su oposición a este tratamiento);
  • el derecho que tiene el interesado de reclamar ante una autoridad de control, que en España es la Agencia Española de Protección de Datos;
  • si el interesado está obligado a facilitar estos datos por obligación contractual o de otro tipo y las consecuencias que puede tener el hecho de que no los facilite;
  • si se van a usar esos datos para tomar decisiones automatizadas que le afecten, como la creación de perfiles (por ejemplo, usar un algoritmo para cobrarle más o menos en el momento de suscribir un seguro y cosas así).

Asegúrese de que su página sobre privacidad contiene esa información y lo más probable es que, junto con la casilla para pedir el consentimiento en todos los formularios, su web pueda llegar al 25 de mayo en estado de revista.

Lo justo y necesario

Unas notas antes de despedirnos.

El Artículo 5 del reglamento dice muy claramente que “Los datos personales serán: a) […] b) recogidos con fines determinados, explícitos y legítimos, y no serán tratados ulteriormente de manera incompatible con dichos fines [… y] c) adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados («minimización de datos») […]”.

No tiene sentido pedirle a un posible cliente la fecha de nacimiento en un formulario de contacto y que además sea un campo obligatorio, pero es que además bajo el RGPD esto es ahora ilegal. Si es necesario que para alguna acción disparada por un formulario el interesado sea mayor de edad, es suficiente con una casilla de declaración de mayoría de edad. Piense siempre en alternativas cuando crea que debe pedir más datos, porque con cada información extra que le pida al usuario está usted comprometiéndose a tener que defender su necesidad ante un tribunal. Si no está seguro de poder hacerlo, es mejor abstenerse de pedir la información.

Hemos dicho antes que la legitimidad para tratar los datos del interesado cuando hay un contrato de por medio es el cumplimiento del propio contrato. Visto así, en un formulario de contratación no sería necesario incluir la casilla de consentimiento. Desde nuestro punto de vista, más vale ser precavido y hacer declarar al usuario que ha leído la política de privacidad (aparte de los términos de contratación aplicables al caso). Al fin y al cabo, usted tiene que velar por sus propios intereses, y dormirá más tranquilo teniendo la prueba de consentimiento de todos sus usuarios, sean clientes o no.

Aparte de estos requisitos legales, técnicamente la información enviada a través de un formulario debería estar encriptada para que nadie pueda interceptarla en el camino hacia su buzón de correo electrónico o hacia su base de datos. Por eso debería proteger su web con un certificado SSL (lo que hace que algunas webs tengan una dirección https://... en lugar de http://...) y así dar a sus visitantes todas las garantías de confidencialidad posibles.

Y ya por último, si tiene un blog que acepte comentarios de los visitantes, no olvide que eso también es un formulario y que está usted recogiendo direcciones de correo electrónico y puede que hasta nombres reales. Existen plugins o módulos para los gestores de contenido más utilizados, como WordPress, que le pueden ayudar a añadir la casilla de consentimiento también en este caso. Aprovéchelos.

Publicado en: Miscelánea

Inseguridad jurídica de los dominios .ES

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El pasado 16 de noviembre de 2012 la agencia gubernamental Red.es daba a conocer en una nota de prensa que los dominios .ES podrían ver “reasignado” su propietario en pro del interés general, dependiendo este hecho meramente de la voluntad administrativa.

Red.es: Otro caso de uso privado de recursos públicos

Es una vieja historia que todos conocemos a través de las cadenas de televisión: las cadenas públicas resultan ser las más privadas de las cadenas, a las órdenes de los partidos políticos que las han infiltrado, frecuentemente — aunque no siempre — aquellos que están en el poder.

Un ciudadano inocente podría aspirar a que un organismo que se ocupa de la gestión de recursos públicos — como es el caso del espacio de nombres de dominio .ES — hiciera un esfuerzo titánico por defender la equidad y defensa de la ley y de la norma, del uso de ese recurso, pero claro, eso sería un ciudadano inocente, o quizá un ciudadano de otro país.

Cambiando las reglas del juego en mitad de la partida, Red.es mostró el pasado 16 de noviembre sus verdaderos colores, que no tienen nada que ver con un color político u otro, sino con la forma tradicional de hacer de la burocracia en España: Inflexible con el débil y complaciente hasta la náusea con el poderoso. «¿Igualdad de trato para todos y respeto a las normas? Por ese nombre no me viene nada«.

Quedamos avisados: Nuestros dominios .ES pueden ser «reasignados» unilateralmente por Red.es mediante un sencillo acto administrativo, bastando la voluntad de un funcionario convenientemente adiestrado («Sit, sit, plas, plas. Buen chico, te has ganado otro Moscoso.»). Quizá podríamos recurrir… ¡ah, no, espera!, que ahora ya los recursos cuestan un ojo de la cara más los tradicionales ocho años de resolución del caso judicial.

Primer caso: sareb.es

No ha hecho falta esperar mucho — a alguien peor pensado podría ocurrírsele que la medida «en defensa del interés general» es en realidad una medida ad-hoc — para encontrarnos con el primer caso: El «banco malo», alias Sareb, ha causado que el día 4 de enero Red.es («Sit, sit, plas, plas») haya expropiado el dominio sareb.es a sus propietarios para reasignárselo a la nueva entidad.

No es que los antiguos propietarios fueran una banda de ciberocupas, ni la mafia ucraniana, no. Se trata de una empresa legalmente establecida, dedicada al negocio textil y con la marca «Sareb» registrada en la Oficina de Patentes y Marcas del Ministerio de Industria.

Se trata, claro, de una pequeña empresa. Si a alguien se le hubiera ocurrido que el banco malo en lugar de adoptar el nombre Sociedad de Gestión de Activos Procedentes de la Reestructuración Bancaria, S. A. se hubiera llamado Sociedad para la Armonización de Activos Bancarios S. A., ¿alguien cree de verdad que hubieran expropiado el dominio saab.es? Hagan sus apuestas.

Para cualquiera que haya creado una web para su empresa, y que haya tenido que promocionarla, ganar clientes y posicionarla en los buscadores debe ser evidente el impacto que una actuación como ésta tiene en el negocio: echa por tierra años de trabajo, dinero  y un buen número de clientes, aparte de los gastos derivados del cambio de direcciones en todos los elementos de comunicación corporativa — email, tarjetas, cartas, facturas, etc. –.

¿Cómo exactamente se sirve al interés general cuando se crea una inseguridad jurídica que pueda tener este efecto? ¿Cómo confiar en la administración, en Red.es? ¿No es esto otro indicador más de que poner en marcha un negocio en España es mucho más difícil y más caro que en cualquier país civilizado — y otros no tanto –? ¿Un empujoncito más hacia el «no vale la pena» justo en un momento en el que país necesita de más iniciativas de emprendimiento que nunca?

Hipocresía burocrática y graves antecedentes de arbitrariedad

Pero que la propia Red.es tenía ya mala conciencia de sus actos desde el mismo momento en que hicieron pública la nueva norma está bien claro por la forma en que se apresuraron a ponerse la venda antes de la herida, cuando en la nota de prensa del anuncio de la nueva norma declaran:

La persona (física o jurídica) que registra un nombre de dominio directamente relacionado con el interés general, sin representarlo, dispone del uso (nunca de la propiedad) de un recurso público que legítimamente no le corresponde. Por esta razón bajo ningún concepto puede hablarse de una “expropiación forzosa”, sino de “reasignación”.

Uno puede tratar de engañar a los demás utilizando cuantos eufemismos se le ocurran, pero la pérdida económica, el lucro cesante y la vulneración de los derechos particulares son incuestionables.

Y no es que a Red.es (alias ES-NIC) le falten tampoco antecedentes de un uso abusivo de su posición monopolística, siempre inclinándose favorablemente hacia el mismo lado. Habrá aún quien recuerde que, en un tiempo en el que conseguir registrar un dominio .ES requería pasar por una pesadilla burocrática, y cuando sus normas de registro incluían: 1) que no se podían registrar nombre genéricos, y 2) que el plazo mínimo de registro era de un año, se autorizó a Telefónica a registrar durante los tres meses previos a su salida a bolsa el dominio acciones.es.

Piénseselo bien

A la luz de este nuevo estado de cosas parece mucho más sensato pensarse dos veces si un dominio .ES es la mejor opción para establecer la presencia online de nuestro negocio, o si por el contrario sería más prudente optar por un .COM u otro dominio genérico de primer nivel antes que verse envuelto en algún delirio burocrático.

Lo que está en juego es una parte importante de su negocio en la que usted ha invertido y trabajado durante años. Píenselo.

 

Recursos:

 

 

Publicado en: Empresa Miscelánea

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Reflotando un sitio web

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El año 2010 marcará los veinte años de la existencia de la web. Tim Berners Lee diseñó y desarrolló por primera vez este increible protocolo en 1990, mientras trabajaba para el CERN. En estos años la evolución ha sido increible, de lo cual todos nosotros somos testigos cada día.

De las primeras versiones de la web, austeras por necesidad, pasamos a webs con muy diferentes orientaciones estéticas y capacidades. Andando el tiempo muchas de esas webs –las de aquellas organizaciones que están dejando escapar un tren que necesitan coger–  han ido languideciendo en sus servicios de alojamiento, recibiendo visitas ocasionales, y dejando en sus visitantes actuales la misma sensación de melancolía que cuando se ojea un periódico de 1952.

En nuestro trato con clientes de pequeñas y medianas empresas nos encontramos frecuentemente con estos casos, aunque también es verdad que detectamos sin duda un interés por volver a ganar la iniciativa y dedicar atención a la web como herramienta del negocio. En estos casos, solemos encontrarnos con una serie de síntomas que delatan el abandono del sitio:

  • La web está concebida en los términos y pensando en las motivaciones del que la hace, en lugar de las del que la visita. Esto es realmente un pecado capital, máxime porque cada vez más la concepción de la web queda en manos de personal relacionado con el marketing, no por personal técnico.
  • Su contenido, tanto en información como en metainformación, no está concebido con los buscadores en mente. Esto hoy en día es el equivalente al suicidio web, porque desapareces del mapa.
  • No se ajusta a los estándares HTML actuales. En un primer momento puede pensarse que esto es un aspecto secundario, de esos que encantan a los técnicos y molestan a los ejecutivos, pero la calidad del código de un sitio incide directamente en sus indexabilidad por los buscadores, es decir, en el posicionamiento que el sitio vaya a tener en los motores de búsqueda.
  • No dispone de un sistema de analítica (estadísticas) web moderno. Hoy en día no hay excusa válida para no disponer de información detallada y personalizada de qué ocurre en nuestro sitio web, con las herramientas tipo Google Analytics, que son gratuitas e increiblemente potentes.
  • El diseño es antiguo. La primera impresión es una ocasión única. Si no somos capaces de dar una buena impresión mejor sería no dar ninguna. Todos nos hemos encontrado alguna vez con webs del tipo «1995» (webs primitivas de estética cuestionable, el inevitable dancing baby y el contador de visitas roto), tipo «2000» (con esa inexplicable moda de formatear los textos en 7 puntos e incluir «::» y «:..» en cada título al alcance de la vista) u otros con una interminable e incongruente variedad de tipos de letra, simplemente porque están disponibles (lo que se conoce como ramson note web, web de nota de secuestro).
  • Ninguna concesión a la usabilidad. Yo ya sé cómo se hace cada cosa. Cada cuál que se arregle como pueda.
  • El sitio está concebido como un folleto publicitario. La web es una parte integrante del negocio y de las actividades de la organización. Renunciar a esas capacidades pone de manifiesto o bien una incapacidad para darse cuenta de la auténtica naturaleza de la web o bien una falta de interés por proporcionar a los clientes y posibles clientes lo que buscan. El coste no es hoy en día una escusa válida, porque existe una miríada de soluciones baratas o de código libre para poner en servicio el sistema que sea requerido en el trato con nuestros usuarios.
  • El sitio carece de un dominio propio, o dispone de dominio propio, pero las direcciones de correo electrónico de las personas que trabajan en la empresa son de un servicio de correo gratuito. Teniendo en cuenta lo que cuesta anualmente un dominio, es una forma de dar una mala imagen como otra cualquiera.

Es patente para todos que nos encontramos en un periodo de crisis, y que éste puede ser más largo de lo inicialmente esperado. En estas circunstancias parece claro que invertir en las herramientas que nos hacen más competitivos, que menos cuestan y que más nos acercan a los clientes es una prioridad.

Coca Cola o Audi pueden pagarse campañas de anuncios en televisión, e incluso mantener una fria distancia con el consumidor. Por el contrario la pequeña y mediana empresa tiene medios mucho más limitados, y necesita la cercanía a su cliente desesperadamente. Las herramientas y las oportunidades están ahí. Su coste es pequeño, pero el coste de la oportunidad perdida… ese coste puede ser muy alto.

Publicado en: Miscelánea Web

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Software propietario frente a Software Libre frente a Software Como Servicio

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Las aplicaciones on-line presentan un panorama realmente interesante en los años pasados, y ciertamente van a convertirse en un asunto de especial trascendencia en las tecnologías de la información empresariales de los próximos años.

Si usted trabaja en una pequeña o mediana empresa es posible que aún no le haya llegado el momento de plantearse la necesidad de contar con una o una combinación de estas herramientas, pero esté seguro de que en el futuro deberá hacer frente a esa posibilidad.

Actualmente el mercado de las aplicaciones on-line presenta una serie de posibilidades, de diferente naturaleza, que una pyme debe considerar, pues el adoptar una u otra posibilidad puede tener un efecto importante en el costo de adquisición, tiempo de implantación de la solución, coste de mantenimiento y posibilidades de desarrollo futuro. Intentaremos ofrecer una panorama de las alternativas disponibles, analizando sus aspectos más fuertes y sus posibles debilidades.

Tipos de aplicaciones on-line
A buen seguro usted se ha topado ya en más de una ocasión, probablemente en su trabajo diario, con aplicaciones on-line de muy diversa índole:

  • Content Management System (CMS). Se trata de una herramienta de publicación de contenidos web. Los contenidos están habitualmente almacenados en una base de datos y uno o varios editores, utilizando herramientas web administrativas, publican o modifican contenidos.
  • Blogs (web log o bitácora). Son un caso particular de los anteriores, orientados a la publicación de artículos de opinión y que habitualmente están especializados en algún tema. Esta colección de artículos, por ejemplo, está desarrollado utilizando como base un software de blog (WordPress).
  • Webmail (Correo web). Prácticamente cualquier persona que ha utilizado alguna vez Internet dispone de una cuenta gratuita en algunos de los proveedores más importantes (Gmail/Google, Yahoo! o Hotmail). Se trata de una herramienta web que permite al usuario hacer uso de su correo electrónico, sin necesidad de depender de un cliente de correo instalado localmente (Thunderbird, Outlook), y por tanto desde cualquier ordenador conectado a Internet. En ocasiones estos servicios van también ligados a herramientas de colaboración entre usuarios, mensajería instantánea y aplicaciones PIM (Personal Information Managers; agendas, calendarios, etc).
  • CRM y ERP (Customer Relationship Management y Enterprise Resource Planning). Servicios de atención al cliente, con fuerte presencia de herramientas de marketing y de inteligencia de negocio. Los ERP son herramientas que componen el backoffice de una compañía, proporcionando integración de los datos de gestión de la compañía, desde planificación de la producción, asignación de recursos humanos, y un sistema CRM como subsistema del mismo.
  • Tiendas on-line, catálogos on-line, carritos de la compra.
  • Foros.
  • Cientos de otros tipos de aplicaciones.

Lo que tienen en común todas estas aplicaciones es que su software reside y es ejecutado en un servidor Internet, y sus usuarios utilizan un navegador web, desde cualquier lugar, para hacer uso de los servicios de la aplicación. ¿De dónde viene ese software? ¿Cuánto cuesta? ¿Qué lo diferencia del software instalado en su PC?

No, no viene de París
El software que se instala en los servidores Internet es sustancialmente diferente al que se instala en los PC individuales, incluso si tiene que cumplir las mismas funciones. NO puede utilizarse un software de PC en un servidor web para obtener el mismo resultado. Esto quizá usted lo sepa de sobra –en cuyo caso disculpe por la innecesaria aclaración–, pero se sorprendería de cuántas personas piensan que utilizar un software de PC en un servidor Internet es una opción viable.

Hay tres canales principales para proporcionarle a su empresa las aplicaciones on-line más frecuentes:

  • Casas de software (Microsoft, SAP, etc.), que le cobrará por el software en sí, por la instalación si así de lo pide, y por el mantenimiento del software.
  • La comunidad de desarrolladores de aplicaciones de software libre. Hay miles de aplicaciones de servidor excelentes, con años de trayectoria consolidada, disponibles para cualquiera que disponga de los conocimientos –o pueda contratar a quién los tenga– para instalar y mantener dichas aplicaciones. Estas aplicaciones no cuestan ni un euro –aunque en algunos casos se solicita una donación voluntaria al proyecto si se utiliza y se considera útil–, y son mantenidas por equipos de desarrolladores, traductores y documentalistas de todo el mundo.
  • Un proveedor de software como servicio (SaaS), que le proporcionará la aplicación instalada en un servidor cobrándole mensualmente una cuota la cual, dependiendo del caso, puede ser global o por usuario de la aplicación. Usted no tiene que comprar ningún software, no tiene que hacer ninguna instalación y no tiene que pagar ningún mantenimiento, el cual corre de cuenta de su proveedor. Es decir, usted no compra ningún software, sino que alquila el uso del mismo.

Las pequeñas y medianas empresas en España tienen peculiaridades que las distinguen de las grandes empresas, por lo que deben apreciar aspectos que son menos importantes en estas últimas:

  • Presupuesto, presupuesto, presupuesto. Es siempre un parámetro decisivo en la toma de decisiones de una pyme.
  • Los responsables técnicos (en una pyme a veces son responsables técnicos sobrevenidos, por falta de alguna otra persona que se ocupe de estos aspectos) carecen con frecuencia de una perspectiva global de las posibilidades que tienen a su alcance. Las TI son un mundillo especializado, cuyos canales de comunicación están frecuentemente copados por los grandes del sector.
  • Con mucha frecuencia una pyme es deficitaria en personal técnico que pueda ofrecer soporte en la toma de decisiones, implantación y personalización del software y mantenimiento del mismo.

Veamos cómo hemos calificado comparativamente el comportamiento de estas posibles soluciones ante diferentes aspectos a tener en cuenta en la decisión:

Software propietario Software Libre Software Como Servicio
Coste de adquisición ~
Rapidez de despliegue ~ ~
Coste de mantenimiento ~/ ~
Personalización

Leyenda: – Mejor resultado; ~ – Resultado medio; – Peor resultado.

Vemos que el software propietario es claramente perdedor en cuestión de precios, tiene un tiempo de despliegue normal, un coste de mantenimiento medio o malo y muy limitadas capacidades de personalización; el software libre destaca en los aspectos de coste e independencia para el usuario administrador; y, por su lado, el software como servicio se comporta también bien en los costes y desde luego en la despreocupación de la empresa respecto a cualquier aspecto técnico que se relacione con él.

Software Propietario
Las desventajas de este tipo de software son bastante claras si se observa la tabla: el software propietario es habitualmente caro o muy caro en el momento de su adquisición, tiene un mantenimiento también caro (usualmente por suscripción dividida en niveles de atención con precios crecientes), sus ciclos de desarrollo son marcados por el fabricante (si usted descubre que necesita una nueva funcionalidad o que hay un bug en el software esto no será resuelto hasta que el fabricante lo disponga así) y sus posibilidades de personalización son limitadas.

Sin embargo muchos ejecutivos encuentran de alguna manera tranquilizador que exista una empresa detrás del software que utilizan, y un número de teléfono al que llamar, a pesar de que la experiencia de años les diga que probablemente en caso de problemas no se lo van a resolver de forma efectiva («tiene que comprar e instalar la última versión» o «eso estará resuelto en la siguiente versión»). Un reciente estudio ha mostrado que el nivel intermedio de la empresa es el más reticente a la utilización de software libre en este entorno, en contra de la opinión del escalafón técnico de base, que prefiere soluciones de código abierto para poder solucionar sus problemas por sí mismo, y de la parte alta del organigrama que permanece al margen de las consideraciones técnicas.

Los ciclos de desarrollo de un software propietario están comprensiblemente influidos por la presión que ejerce el mercado –básicamente si un competidor lanza una nueva versión de su software–. El resultado es que la calidad del software propietario no es muchas veces todo lo buena que debería ser dado que los procesos se acortan o se dilatan en función de situaciones que no tienen que ver con las necesidades del cliente.

Software Libre (Open Source)
Por su parte el software libre ofrece un precio inmejorable (es gratuito) y una flexibilidad inigualada. Cuando se produce un problema la comunidad de desarrolladores presenta un parche o nueva versión con una rapidez muy alta y los técnicos propios pueden desarrollar tanto soluciones a problemas como funcionalidades nuevas adaptadas a las peculiaridades de la empresa.

En el otro lado de la balanza hay que decir que para que una empresa se sienta cómoda con el software libre debe contar en sus filas con personal técnico cualificado para poder gestionar el proceso completo de la vida del software en cuestión y, naturalmente, que hay que saber elegir bien el software que va a sernos de utilidad durante un ciclo previsible de varios años.

Contrariamente a lo que ocurre en el software propietario, las aplicaciones de software libre sólo desarrollan software por vía rápida cuando es descubierto un bug o una vulnerabilidad en el código, pero no durante un ciclo de desarrollo normal, al no estar sometidas a presión comercial, por lo que se benefician de un proceso de pruebas más completo y de una mejor estabilidad general.

Software como Servicio (Software as a Service, SaaS)
Se trata de una solución híbrida en cierta forma: usted alquila el uso de una aplicación sin tener que adquirirla, instalarla o mantenerla. Paga una cantidad fija mensual por la aplicación, o por el número de usuarios que necesite, pero nada más. El software que utilice puede ser propietario o libre según el caso. El tiempo de despliegue es prácticamente inmediato, ya que la aplicación está ya instalada y sólo hay que particularizarla para usted. Si hay un problema con la aplicación tampoco será asunto suyo: su proveedor debe aportarle la solución a usted.

En los aspectos negativos: pagar una cuota mensual no del agrado de todo el mundo, pero este argumento se diluye ante el hecho de que no necesita hacer inversión en software (que se desactualiza), en contratar personal técnico que lo instale, particularice y mantenga, y tampoco tendrá que pasar por un esquema de precios por rangos de usuarios (por ejemplo pagar una licencia de uso para 50 usuarios cuando usted tiene sólo 40).

En resumen, la solución de software propietario es adecuada cuando una compañía no tiene problemas con el presupuesto y puede esperar a la compañía desarrolladora en el caso de que se presenten problemas. El software libre es una solución óptima si se dispone de los efectivos técnicos necesarios para gestionarla y el software como servicio será probablemente la mejor opción si el presupuesto es un asunto a considerar y no se desea ocuparse de aspectos técnicos y además se necesita una implantación rápida de la herramienta en cuestión.

Bien, está claro que Tarsis.net es un proveedor de servicios que apuesta por el software libre y por el software como servicio, así que nuestra opinión será favorable. Pero pensamos sinceramente que una pequeña y mediana empresa no puede permanecer ajena a estas posibilidades, porque se trata de la opción más eficiente y con mejor relación calidad/precio que se puede encontrar actualmente. Tanto el software libre como el software como servicio son opciones bien consolidadas en los Estados Unidos y en los muy competitivos mercados asiáticos. ¿Dónde más que en una pyme es necesario medir al milímetro la relación coste/beneficio?

Un caso concreto
Veamos un caso concreto: una empresa se dirigió a nosotros porque tenía un problema respecto al uso de su correo electrónico. Disponía de un servicio de alojamiento del que estaba satisfecho, pero varios de sus ejecutivos y comerciales pasaban buena parte de su jornada laboral lejos de sus despachos. Al no proporcionarles su proveedor un servicio de webmail, las ausencias de esas personas suponían un problema a la compañía que se estaba haciendo más serio con el paso del tiempo. Naturalmente el uso de direcciones de correo de Hotmail o de Yahoo! no es una opción en un entorno empresarial.

Las posibles soluciones que se plantearon fueron las siguientes:

  • Comprar un software de webmail (Emumail), que tendría que estar traducido al castellano. Este software debería ser comprado, instalado en su proveedor de alojamiento actual, y actualizado –pagando las actualizaciones correspondientes– cada cierto tiempo. El coste, sólo del software, es de 600$.
  • Utilizar un software libre, que debería ser instalado en su proveedor de alojamiento. Esta instalación debería correr por cuenta de la compañía, la cual carecía de personal familiarizado con este tipo de aplicaciones y los entornos de servidor.
  • Contratar con nosotros un servicio de webmail, independiente de su proveedor actual aunque utilizando sus cuentas actuales. Ninguna inversión en software, ningún coste de mantenimiento y ninguna preocupación técnica.

La solución finalmente tomada por nuestro cliente fue la tercera, lo que le permitió resolver su problema de forma prácticamente inmediata (2 días laborables), a un coste muy inferior de lo que tenía previsto, y con la posibilidad de dar marcha atrás en el mismo momento que quisieran. Le propusimos varias soluciones alternativas de software libre y finalmente optó por Horde, un software de webmail con traducción al castellano que además cuenta con aplicaciones auxiliares de agenda y calendario. En la actualidad el servicio de webmail, convenientemente actualizado, es utilizado regularmente por un 80% de la plantilla de nuestro cliente tras 18 satisfactorios meses desde su implantación.

Publicado en: Miscelánea Tecnología

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España pierde posiciones en TIC

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El informe eEspaña 2007, presentado por la Fundación Orange, presenta este año como resultado destacado que España está perdiendo posiciones respecto a otros países en el desarrollo de las tecnologías de la información y las comunicaciones, a pesar del incremento de los usuarios de Internet.

Especialmente preocupante resulta el bajo índice de penetración de las TIC en las empresas, especialmente en lo que a comercio electrónico se refiere. Por la parte positiva se destaca que la telefonía móvil sigue siendo el motor de la implantación de estas tecnologías entre usuarios particulares y empresariales.

Un poco de análisis
Una vez más se constata cómo los planes institucionales de promoción de las TIC fracasan uno detrás de otro. Las posibles causas de este fracaso deberían buscarse en: a) una falta de comprensión por parte de las sucesivas administraciones de qué es Internet y cómo se desarrollan los procesos en ella (las webs institucionales, el histórico funcionamiento de ES-NIC o la política aislacionista de la autoridad de certificación FNMT son sólo algunos ejemplos); b) unos servicios de acceso a Internet que se cuentan entre los más caros y de peor calidad de la UE; c) una falta de percepción, por parte del sector privado, de todas las ventajas que Internet puede reportar como herramienta de negocio o, en caso de tener esa percepción, una cierta inseguridad sobre cómo llevar a cabo ese salto.

Fuente: Fundación Orange

Actualización 17/07/2007
Una comparativa sobre el precio del ADSL en distintos países europeos, publicada por el Daily Telegraph da como resultado que el precio medio mensual de una línea ADSL de 1Mb en España es de 9,5€, frente a los 0,5€ en Suecia, 1,25 en Francia o algo más de 2€ en Finlandia.
Fuente: Daily Telegraph

Publicado en: Empresa Miscelánea

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