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El caso de la soberanía tecnológica de las empresas

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La soberanía tecnológica de las empresas
Vlad Kutepov en Unsplash

¿Se imagina que otra empresa tuviera todos los datos de la suya? ¿Que tuviera bajo su control diario una parte de la infraestructura crítica y los procesos para sus operaciones? ¿O que estuviera siempre como intermediario necesario entre usted y sus clientes? Exacto. Jaque mate.

Los acontecimientos de Washington de primeros de enero de este año han tenido consecuencias en el mundo digital: la desplataformización de personas y empresas es una llamada de atención sobre la situación de absoluta dependencia respecto a las plataformas y plantea la pregunta ineludible de si esta situación es aceptable para una empresa.

¿Podemos permitirnos que tantos aspectos estratégicos de nuestra empresa estén en manos de una caja negra cuyas decisiones son inapelables? ¿Que todo el trabajo de años, por ejemplo en el campo de la relación con nuestros clientes, pueda desaparecer cualquier día, sin más, debido al bloqueo de una cuenta/página en una red social?

Un poco de contexto

Si uno busca en Internet es fácil encontrar casos en los que los algoritmos de la red social correpondiente han censurado una publicación, detectando incorrectamente un texto o una imagen como contravinientes de las condiciones establecidas por la red; un anuncio de pago que ha sido cancelado por criterios arbitrarios; o una página cerrada sin remisión, sin aviso y sin esperanza de poder recuperarla, porque una pequeña empresa no es considerada como un interlocutor al mismo nivel que Facebook, Amazon, Apple Google o Twitter (los llamados Big Tech) y, al fin y al cabo, muchos de esos servicios no implican un pago que estableza una relación contractual cliente-proveedor.

Si viajáramos en el tiempo mentalmente, no tantos años atrás, un ejecutivo de una gran empresa habría considerado impensable un nivel de intermediación con tanto protagonismo en la relación entre la empresa y sus clientes, y habría hecho lo imposible para sacarse en encima ese yugo. ¿En qué mundo una empresa, cualquier empresa, quiere comunicar con sus clientes a través de un intermediario?

Y si nos trasladamos al ámbito de los proveedores, una gran empresa vigilaba de cerca a sus proveedores y, si en algún momento sus productos o servicios se consideraban estratégicos para la compañía, el movimiento de manual era comprar al proveedor, para asegurar su cadena de suministro y no dar pie a que un competidor pudiera ponerla en apuros. ¿En qué universo alternativo una empresa pone en manos de otra elementos tan importantes para su estrategia y sus operaciones como su infraestructura, sus datos, sus procesos…? Mucho más cuando las plataformas no actúan como proveedores neutros, sino que aspiran a invadir cualquier espacio que detecten como potencialmente interesante, y pueden:

Fíjese que todos estos enlaces lo son a fuentes solventes, no a sitios web de teóricos de la conspiración, y que algunos de estos hechos han conducido a actos administrativos con consecuencias en ocasiones muy onerosas (naturalmente no tanto para las plataformas).

La falacia de la libertad de elección del proveedor

Las plataformas se han defendido tradicionalmente de estas acusaciones sugiriendo que ellos no obligan a nadie a utilizar sus servicios. Un colosal ejercicio de hipocresía cuando:

Diferentes fuentes proporcionan cifras distintas, pero el panorama es siempre mucho más próximo a un oligopolio que a un mercado libre.

En un mercado libre, por definición, no hay uno o unos pocos agentes que puedan marcar o cambiar las condiciones en las que todo el mercado opera. El mercado es libre cuando cualquier empresa puede salir a la calle en busca de uno u otro proveedor con los que puede hablar de tú a tú, fijar condiciones que pueden ser contestadas por ofertas de otros potenciales proveedores y se produce la magia de la competencia y ello conduce a la mejora de la oferta.

No se discute la bondad de los servicios que puedan prestar las plataformas — ése es un tema completamente diferente — sino la degradación de las condiciones tanto para los proveedores, como para la competencia y para los consumidores cuando unos operadores tan poderosos pueden marcar las reglas con las que se juega.

La acumulación de poder engendra inevitablemente el abuso del poder, y las cajas negras crean el efecto de «El hombre invisible» de H. G. Wells: alguien que, al vivir en la opacidad, está a resguardo del escrutinio público y se acaba convirtiendo en un peligro para la sociedad.

Tienen los datos, tienen los procesos, tienen la información de las interacciones, tienen los canales de comunicación y pretenden avanzar hacia terrenos aún más sensibles: realidad virtual (un filtro en tiempo real a nuestra percepción de la realidad) o finanzas (cuánto dinero tenemos, cuánto debemos, en qué y con quién nos lo gastamos).

Cuando eso ocurre, cuando unos pocos actores dictan las condiciones de proveedores, competidores y clientes, es momento de empezar a pensarse si las cosas no han ido demasiado lejos, y si, como empresa, un beneficio a corto plazo o una mayor comodidad no estarán condicionando nuestro futuro.

El equívoco de la especialización del trabajo

Desde los inicios de la Revolución Industrial, la actividad de las empresas ha sufrido una paulatina especialización, de acuerdo a las teorías que el tailorismo o el fordismo introdujeron en la primera década del siglo XX.

Las empresas se vuelven más competentes cuando se especializan y trabajan sobre lo que mejor saben hacer, sobre aquello en su sector que les hace crear más valor, y en ese camino van abandonando aquellas actividades que son menos rentables. Por ejemplo, una fábrica de automóviles no produce tuercas. Esa tarea queda desplazada a otras empresas, que pueden producir las tuercas de forma más eficiente y barata, y que a su vez son vendidas a la fábrica.

Es una evolución natural, su lógica es impecable, y su validez ha quedado demostrada por más de un siglo de práctica exitosa.

Esto, naturalmente puede hacerse siempre que la fábrica de automóviles tenga la absoluta seguridad de que puede encontrar tuercas en el mercado siempre que las necesite y que, si en algún momento su proveedor falla, puede recurrir a innumerables otros proveedores que estarán encantados de desplazar al anterior, en condiciones competitivas, para venderle sus propias tuercas. Porque, no lo olvidemos, si esto no fuera así, la producción de nuestra fábrica no tardaría mucho en verse interrumpida.

Pero en nuestro tiempo vemos ya cómo algunas empresas abandonan incluso aspectos esenciales de su actividad, aspectos que afectan directamente a la estrategia y a la naturaleza de su negocio. Siguiendo con el ejemplo anterior, uno puede encontrar sin problemas ejemplos de marcas de automóviles que no fabrican ya motores, sino que compran esos motores a otras marcas de coches, que esperan así aumentar su negocio y amortizar más rápidamente sus costes de investigación y desarrollo.

La razón de que esto ocurra es que la dirección de estas empresas está en la obligación de ofrecer mejores dividendos a los accionistas, y esto supone ampliar continuamente los márgenes del negocio, empezando por reducir costes. La forma de conseguirlo es comprar todos los elementos del vehículo y simplemente diseñarlo y ensamblarlo.

Pero, ¿no afecta eso a la propia naturaleza del negocio? Si la compra de motores a otra empresa se convierte en una práctica consolidada, puede que, con el tiempo, incluso no quede en la empresa nadie que sepa diseñar y fabricar un motor. ¿Es eso una empresa automovilística? No lo es, es un desastre esperando a ocurrir. Es una negligencia empresarial sin paliativos que acaba con el valor de una empresa, con su talento y con el empleo que esta genera.

La conclusión es que la especialización es buena y racional, porque favorece la eficiencia en la innovación, la producción y la comercialización, pero encuentra una línea roja cuando pone en peligro el valor de la empresa.

Estos ejemplos pretenden atraer la atención del lector sobre dos puntos que tienen que ver con esa especialización del trabajo:

  • La actividad de una empresa no está garantizada salvo que exista un amplio mercado libre con un número suficiente de proveedores que pueda proporcionarle en todo momento lo que necesita para su actividad. De lo contrario la empresa tendrá que parar por ruptura de su cadena de suministro.
  • Si una empresa no está firmemente asida al conocimiento propio de su sector, si no es ya capaz de desarrollar e innovar, y se ha hecho por tanto dependiente de la actividad de otras, especialmente de competidores, es una empresa con pies de barro que está a merced de lo que otras empresas puedan hacer con ella.

La ratonera del «efecto de red»

Pero volvamos a la situación presente, a las plataformas y al mantra más repetido sobre la necesidad de participar en ellas: El llamado efecto de red (Network effect), según el cual la utilidad de un sistema es directamente proporcional al número de sus usuarios.

Es fácil de explicar: tener un teléfono es una buena cosa, en tanto haya alguien más que también lo tenga, porque de lo contrario no habrá nadie a quien llamar. Cuantos más usuarios dispongan de una línea telefónica, más útil es nuestro teléfono, porque puedo comunicar con más personas, y más valor tiene el sistema, para todo el mundo. Y en «todo el mundo» se incluyen tanto los usuarios del sistema como el propietario del mismo.

Aplicado por ejemplo a las redes sociales, o a las plataformas de la nube, si participo en una red social en la que está todo el mundo, podré hacer llegar mi mensaje a mucha más gente, y con ello haré aún más rica a Facebook porque mostrará más anuncios y absorberá datos de muchos más usuarios, que luego podrá utilizar y revender.

Pero todo esto no tiene nada de neutro, sino que hay una importante sutileza que hace ambos casos sustancialmente diferentes. Mientras que cuando yo utilizo mi teléfono mi compañía telefónica no puede intervenir en lo que digo, en cómo lo digo o en lo que oigo, el caso de una red social es completamente opuesto. La red social puede autorizar o no una publicación, muestra mis publicaciones como considere más oportuno y puede promocionar o censurar contenidos que llegan hasta mí, o contenidos míos que llegan a otros.

La empresa telefónica recibe un pago por mi conversación, y con ello yo adquiero automáticamente la condición de cliente, con los derechos que ello conlleva; la red social interviene en la conversación social sacando partido de ella y, puesto que su servicio es presuntamente gratuito, yo no tengo la capacidad de exigir como si fuera un cliente.

La trampa se cierra: Si «hay que estar» en una red social, porque en ella está todo el mundo, ¿cuál es el precio de «no estar»? ¿Se puede «no estar» y seguir estando presente en el mundo? Y, más importante, ¿no es la obligatoriedad de estar una buena razón para no querer estar? ¿Queremos participar en un esquema en el que a una de estas grandes empresas pueda interesarle que no estemos? ¿Queremos darle esa clase de poder?

¿… o podemos permitírnoslo?

Retomando el planteamiento inicial de este artículo, ¿puede una empresa tener tantos elementos de su estrategia en manos de un tercero al que tiene que mirar hacia arriba?

Se trata de una relación profundamente asimétrica, en la que una parte fija todas las condiciones y obtiene la capacidad de explotar los datos de sus usuarios, condicionar su acción o dar por terminada la relación sin que exista un mecanismo objetivo al que recurrir si las cosas terminan de mala manera. Usted puede solicitar que su situación sea reparada, pero la resolución de esa situación no depende más que de la arbitrariedad de la misma parte que ha interrumpido su servicio.

Una de las cosas más asombrosas es cómo el pensamiento naíf del siglo XXI ha aceptado esta situación de facto, sin inmutarse, como si se tratara de algo natural. Algo que habría puesto los pelos de punta a los principales empresarios, emprendedores y pensadores del siglo XX es aceptado con total naturalidad hoy en día, sin cuestionar la naturaleza o la conveniencia de una relación intrínsecamente asimétrica, explotadora y potencialmente desestabilizadora.

Es hora de reconsiderar y remangarse

¿Es realmente posible una alternativa al estado actual de cosas? ¿No es precisamente naíf pensar que las cosas puedan ser de otra manera? ¿Puede estar tanta gente equivocada?

Bueno, uno siempre puede hacer oídos sordos a los hechos y los datos, seguir el camino de los lemmings y esperar que ocurra lo mejor. Pero, a pesar de que Google recomiende su famoso “don’t be evil”, o que Facebook declare que su misión es difundir la paz, el amor y la comunicación por doquier, los resultados de la empresa no se presentan a sus accionistas en términos de millones de toneladas de amor esparcidos anualmente por el mundo.

Pero si no es usted uno de esos, quizá encuentre interesante hacerse alguna reflexión sobre las siguientes cuestiones:

  • Las empresas no pueden delegar el conocimiento y la acción estratégicos, y no se trata sólo de lo que afecta a su sector de actividad, sino de todo aquello que puede hacer que su posición se vuelva vulnerable cuando no lo controla. Un ejemplo: Una empresa no puede hoy en día carecer de personal formado en ciberseguridad, y delegar esas operaciones en una empresa externa. Si una empresa no es capaz de mantener su core por sí misma, entonces no es más que una ventanilla a la que dirigirme.
  • Para ello necesita disponer de personal, formación y recursos invertidos en los lugares correctos. Si no dispone de ellos, puede recurrir a proveedores externos, pero sólo si no se crea una dependencia que la haga vulnerable. Debe haber suficiente competencia como para que un cambio o ausencia de proveedor sea viable y no cause un daño irreparable.
  • Hay un límite a la deslocalización de la infraestructura. Si estoy en manos de un proveedor que alberga mis datos y mis procesos más delicados, y ese proveedor falla o desaparece, la viabilidad de mi empresa puede verse comprometida y mis operaciones congeladas de la noche a la mañana.
  • No es sano que haya alguien entremedias (espiando) cuando se comunica con sus clientes. Cualquier empresa que se precie debe aspirar a hablar con su cliente sin intermediarios, de tú a tú, con el tiempo, el contenido y la forma que considere más adecuado en cada caso, no en los que una tercera parte decida por ella.

¿Qué puede hacer una empresa?

¿Es posible una alternativa? ¿Qué puede hacer una empresa para conseguir su soberanía tecnológica? Aquí le indicamos algunos puntos sobre los que trabajar:

  • No favorezca a aquellos actores que pueden manipular las condiciones del mercado en el que operan. Siempre hay otros posibles proveedores medianos, competentes y bien motivados que pueden ser una opción.
  • No ponga todos los huevos en la misma cesta. Si su empresa trabaja en las redes sociales, lleve su estrategia de marketing fuera del camino trillado y asegúrese de establecer canales propios de comunicación, ya sea el correo electrónico, una newsletter, un blog, atención telefónica o cualquier otro medio que resulte adecuado a su caso.
  • Todos necesitamos fricción. Estamos muy mal acostumbrados a obtener todo a un clic e inmediatamente, pero el conocimiento valioso y duradero no se adquiere haciendo una búsqueda en Google, sino con esfuerzo y empleando jugo de cráneo. Forme a su gente, emprenda proyectos propios o junto con empresas de su tamaño que puedan hacer que aumente la cualificación de su trabajo, y que se distinga del de la competencia. Adoptando las mismas soluciones que todo el mundo sólo conseguirá formar parte de la gris mediocridad.
  • No escatime con la tecnología de la información. Es demasiado importante para dejársela a los demás. Aloje sus propias aplicaciones y sus servicios, utilice software libre y tecnologías abiertas, desarrolle sus propias herramientas. Aunque recurra a proveedores externos, mantenga en todo momento el control sobre sus propios datos y sus procesos, incluyendo las copias de seguridad que pueden resultar vitales en un momento de crisis. Y, si tiene un problema con su proveedor, usted mantendrá bajo su control todos sus procesos, datos, contenidos e interacciones con clientes, y tendrá toda la libertad para buscar otro que se adapte mejor a sus necesidades, en una relación sana y productiva de cliente y proveedor.

Y, ya que ha tenido la santa paciencia de llegar hasta el final de este larguísimo artículo, ¿por qué no dejarnos un comentario, por contrario que sea? ¡Venga, hágalo! Nos gusta una buena discusión tanto como a cualquiera.

Publicado en: Empresa Marketing digital Miscelánea Tecnología Web

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Cómo medir el éxito de una intranet

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Intranet - Éxito - KPI

Una intranet es una herramienta. Tiene unos costes y tiene que ofrecer resultados. ¿Cómo podemos saber si nuestra inversión y costes operativos están dando sus frutos? Escuchando el sonido de los datos.

Los indicadores de rendimiento que se utilizan habitualmente para medir el rendimiento de cualquier proceso son los llamados KPI (Key Performance Indicators). Estos indicadores son valores — en principio cuantitativos — de lo bien o mal que está funcionando un proceso. Los hay a miles, aplicables a cualquier tipo imaginable de proceso, organización o proyecto.

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Nosotros vamos a centrarnos en unos pocos que sean relevantes, porque es fácil perder la cabeza y tratar de buscar cifras que describan todo tipo de cosas, y entonces la evaluación se convierte en un trabajo en sí misma. Es mejor elegir unos pocos KPI valiosos, seguirlos regularmente, y que este seguimiento no nos requiera muchas horas al mes.

  • Coste mensual por usuario. La intranet es un sistema. Nos ha costado ponerla en marcha y nos cuesta cada mes, en alojamiento y en mantenimiento por parte del responsable. Una medida de su éxito es estar disponiendo de un sistema propio, seguro y funcional, con un coste razonable. Este factor es siempre relevante, especialmente si uno se ha planteado la diferencia entre una intranet basada en software libre frente a otra bajo la fórmula SaaS.
  • Número total de accesos mensuales. ¿Cuántas veces se han producido accesos autenticados de usuario? A mayor número de accesos mensuales, más actividad se habrá desarrollado en la intranet. Éste es un factor que debe ser equilibrado con el siguiente.
  • Porcentaje mensual de usuarios activos que utilizan la intranet. ¿Cuál es el grado de implantación/aceptación de la intranet como herramienta de trabajo entre los empleados? ¿Por qué los demás no entran? Recomendamos evaluar cualitativamente quiénes son los que no entran. Vea nuestro artículo «Dificultades en la adopción de una intranet».
  • Número de procesos mensuales llevados a cabo en la intranet. Es más difícil de medir objetivamente, porque cada organización tendrá un cierto número y tipos de procesos alojados en su intranet. Es necesario que cada gestor de una intranet establezca elementos peculiares de su sistema que midan este factor, por ejemplo: Número de formularios enviados, número de mensajes publicados, número de artículos publicados, número de informes emitidos, etc.

Como siempre que se trabaja con datos, y es lo que son los KPI, tendremos que trabajar comparando los datos del mes que analicemos con la serie histórica (qué tal lo hacemos respecto al mes anterior para averiguar la tendencia), descontando la estacionalidad, porque en muchos casos el mes de agosto o diciembre son comparables sólo con meses de agosto o diciembre anteriores, no con julio o con noviembre.

PODEMOS AYUDARLE

Somos una agencia Internet especializada en PYMEs. Si su empresa puede beneficiarse con la creación de una presencia web profesional, una intranet/extranet corporativa, herramientas de colaboración empresarial, marketing de contenidos (inbound marketing) o integración de tecnologías de terceros, contacte con nosotros y estudiaremos su caso, sin compromiso.

Publicado en: Empresa Web

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Rendimiento de un sitio web

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La importancia del rendimiento de un sitio web

Muy pocas empresas compiten por ser las más rápidas de Internet, pero todas ellas tienen la necesidad de cumplir unos mínimos en velocidad si no quieren hacerse irrelevantes.

¿Por qué es importante el rendimiento de un servidor web?

Un sitio web tiene que cumplir varias misiones para que funcione como un activo para la empresa: Tiene que servir para atraer clientes, tiene que convencerles para contratar nuestros productos o servicios y actúa también como un escaparate de nuestra marca. Un sitio web lento impacta negativamente en todos esos aspectos:

  • Los buscadores posicionan los sitios web, entre otros muchas factores, por su velocidad. Un sitio web lento es malo para su posicionamiento (SEO). Si su sitio web no es rápido, la posición de sus páginas se hundirá en los resultados del buscador.
  • La experiencia de usuario (UX) sabe desde hace décadas que un sitio web lento es un candidato inmediato al abandono del visitante, con lo cual dejará de cumplir con sus objetivos, y dará por tierra con la inversión que usted haya podido hacer en él (diseño, contenidos, campañas de PPC o de email marketing). Según los estudios actuales (2020), un 40% de los usuarios abandonará una página que tarde en cargarse y representarse más de tres segundos, y con cada segundo extra un 7% más de usuarios harán lo mismo (Fuente: Kissmetrics).
  • La imagen de una empresa con un sitio web lento empeora a ojos del visitante. Si esa empresa ofrece productos o servicios en el campo de la tecnología, ese efecto es aún peor. No en vano, una de las tácticas para dañar la imagen de una organización son los llamados Ataques de Denegación de Servicio (Denial of service, DoS), consistentes en inundar un sitio con un número gigantesco de peticiones que degradan o impiden completamente el acceso al mismo.

Factores que influyen en el rendimiento

Si pensamos en los elementos que podemos encontrar entre el navegador del visitante y nuestro servidor web, observaremos que son varios los factores a tomar en consideración:

  • Infraestructura de red: ¿Está nuestro proveedor de alojamiento en un centro de datos con óptima conexión a los segmentos troncales de Internet? ¿Es nuestro servidor de DNS rápido resolviendo los nombres de servidor? ¿Son nuestros contenidos servidos por una red de distribución de contenidos (CDN)?
  • Potencia de nuestro servidor web: ¿Dispone de los recursos necesarios en cuanto a CPU, memoria, número y prioridad de procesos, entrada y salida? ¿Es posible escalarlo durante picos justificados de uso o en caso de ataque? ¿Es el servidor de base de datos — caso de que se utilice — igualmente potente para no introducir retardos en la atención de las peticiones?
  • Medidas de defensa contra ataques: ¿Dispone nuestro servidor de medidas dinámicas para el filtrado del tráfico que provenga de fuentes malintencionadas?
  • Características de nuestro gestor de contenidos: ¿Está configurado para ser lo más ligero posible a la hora de servir contenidos? ¿Hemos eliminado cualquier elemento innecesario que introduzca un retraso a la hora de servir las páginas? ¿Dispone de un mecanismo de caché y éste está correctamente configurado para mejorar el resultado?
  • Diseño de nuestro sitio web: ¿Está nuestro sitio web sobrecargado por elementos prescindibles? ¿Imágenes no optimizadas? ¿Exceso de fuentes web? ¿Librerías Javascript pesadas? ¿Elementos externos en servidores lentos que perjudican la carga completa de la página?

Cómo mejorar el rendimiento de un sitio web

En primer lugar, si usted no dispone del personal necesario para hacer una auditoría de su sitio web actual e introducir mejoras, nosotros disponemos de un servicio de optimización de rendimiento de sitios web que puede resultarle de utilidad. Contacte con nosotros y le haremos una propuesta de estudio de su caso.

Y si quiere usted aventurarse a hacerlo usted mismo, aquí tiene unos cuantos consejos que esperamos que encuentre útiles:

  • El alojamiento es importante, y no es caro. No ahorre dinero en este capítulo, porque lo perderá con creces por otro lado.
  • Mantenga en buen estado su gestor de contenidos, y elimine en él todo lo innecesario, tanto en pro del rendimiento como de la seguridad.
  • Sabemos que quiere tener un sitio web espectacular, pero los contenidos gráficos son muchas veces fuente de un rendimiento degradado. Vigile que sus imágenes estén siempre optimizadas y de que no se cargan elementos externos que ralenticen su sitio. Menos es más.
  • Mida, mida y mida. Al mes siguiente, vuelva a medir. No hay nada que pueda sustituir a un análisis de los tiempos de carga y representación de la página, y a las conclusiones y acciones que se derivan de ellos. En los datos está la clave.

PODEMOS AYUDARLE

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El papel del diseño en una intranet

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El papel del diseño en el funcionamiento de una intranet

Si hay una petición de los clientes que siempre, siempre, esperamos encontrarnos a la hora de definir lo que quieren para su nuevo sitio web es «que sea espectacular». Tener que decirle que no a un cliente cuando se equivoca es desagradable y muchas veces contraproductivo, pero por otro lado es una obligación ética.

Cuando pensamos en una intranet es fácil que se deslicen conceptos adquiridos de otros sitios web, de los que hemos visto miles, propios y ajenos, durante años. Hay ciertas expectativas que se arrastran de esas experiencias anteriores, pero es necesario hacer el esfuerzo de pensar desde el principio cuál es la naturaleza de una intranet si queremos que nuestro proyecto sea exitoso.

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Una intranet es una herramienta, no un escaparate

Si se encuentra en la fase de diseño o rediseño de su intranet, le sugerimos a continuación una serie de puntos de reflexión, que pueden ahorrar a sus usuarios muchas horas de tiempo muerto y muchas maldiciones:

  • Su diseño debe ser minimalista. Sobra cualquier elemento que aparte al usuario de su función o que perjudique los tiempos de carga de las páginas. Eso es lo que esperan los propios usuarios, que perciben cualquier elemento sobrante como un obstáculo.
  • Para la representación de elementos utilice formas y colores planos e iconos bien elegidos, no imágenes, no degradados, no elementos gráficos prescindibles. Utilice tipos de letra sencillos con tamaños y espaciados adecuados que hagan los textos fácilmente legibles, porque sus usuarios van a tener previsiblemente que pasar horas leyendo contenidos y haciendo uso de las herramientas a su disposición.
  • Debe ser útil desde cualquier dispositivo, ya sea sobremesa, tableta o teléfono móvil, pensando especialmente en las limitaciones de velocidad, consumo de datos y problemas de representación e interfaz de usuario de un dispositivo móvil.
  • Una prioridad, generalmente infravalorada y descuidada, es la importancia de la navegación del sitio para facilitar la rapidez del trabajo en la intranet vía una accesibilidad bien estudiada.
  • Otra prioridad debería ser la búsqueda funcional de contenidos y herramientas, en lugar de prestar mucha atención a la espectacularidad del diseño.
  • Su éxito se mide por el número de procesos internos que puede llevar a cabo, por la precisión y facilidad con que se puede trabajar en ella y por la formalización y registro de la información que almacena.

Como habrá observado son elementos que tienen en cuenta aspectos funcionales, no estéticos; incluso cuando se trata de elementos estéticos, deben estar supeditados a la función general de lo que es una intranet: una herramienta.

Muchas de las herramientas online que las empresas abordan como parte de su proceso de digitalización sufren problemas de implantación, uno de cuyos factores más importantes es la poca aceptación que la herramienta cuenta entre los usuarios. La solución a este problema: dé razones a sus usuarios para que usen y sigan usando la herramienta. Tienen que poder hacer más cosas, con mayor facilidad y en menos tiempo, y si es así, tiene muchas probabilidades de que su herramienta sea un éxito.

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Intranet con software libre frente a software propietario

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Una empresa que quiera organizarse, comunicarse internamente y compartir conocimiento necesita una intranet pero, ¿es mejor utilizar una solución enlatada o una receta propia? Intranet basada en software libre o en una solución propietaria: Aquí están los argumentos.

intranet open source frente a propietaria

No ocultamos que nuestra empresa tiene una vocación por el software libre, y que tendemos a utilizarlo para desarrollar soluciones para PYMEs siempre que no haya ningún otro condicionante que diga lo contrario. Vaya esto por delante.

Aun así, nuestra apuesta por el software libre no está basada en una fe ciega, sino en el análisis de su mejor adecuación y resultados para el problema que se trate de resolver en cada caso. Por eso analizamos diferentes factores para llegar a conclusiones sólidas que respalden (o no) nuestra elección.

Consideraremos, por un lado, alternativas de software libre aquellas basadas en este tipo de software como (pero no sólo) Drupal, WordPress o Joomla; y por otro lado aquellas que se prestan como SaaS (software como servicio) o bien software de instalación en la infraestructura del cliente (por ejemplo Sharepoint o Slack).

En este artículo presentamos argumentos razonados de por qué una empresa que quiera dotarse de una intranet debe valorar como primera opción una intranet basada en software libre por encima de opciones propietarias. Para ello partimos de la siguiente tabla que resume nuestros puntos de análisis. A partir de ella analizaremos punto por punto, sin dejarnos atrás el importante asunto de los costes.

INTRANET BASADA EN SOFTWARE LIBRE FRENTE A SOFTWARE PROPIETARIO

Software libre Software propietario
Personalización
Posibilidades de ampliación mediante plugins
Desarrollo de aplicaciones
Integraciones externas
Control sobre los datos
Coste de implantación
Coste de mantenimiento
Coste de escalado de usuarios

: Dudosa, limitada o dependiente

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Personalización

Las capacidades que tiene una intranet de código cerrado de modificar tanto el aspecto estético como la distribución de la información son limitadas. Habitualmente estas capacidades se resumen en cambiar un color de contraste, subir un logotipo y modificar la ubicación de un conjunto predefinido de widgets en un panel de control (dashboard).

Por contra un software abierto permite el uso de cualquier tema gratuito o de pago, su modificación o el desarrollo de un tema nuevo, con lo que sus capacidades tanto estéticas como de presentación de la información no están limitadas.

Posibilidades de ampliación mediante plugins

En el momento de escribir este artículo (julio de 2020) el número de plugins gratuitos para WordPress es de más de 57.000, a los que habría que sumar un número difícil de calcular de plugins comerciales; los de Drupal rondan los 46.000 y Joomla 7.500. Es difícil que, adaptándose un poco a las características de uno de ellos, no encontremos que podemos añadir a nuestra intranet prácticamente cualquier funcionalidad que estemos buscando.

En el caso de las intranets de código cerrado podemos encontrarnos con que no es posible instalar plugins aparte de los que ofrezca el plan contratado, que tengamos que subir el plan para obtener nuevas funcionalidades o que se puedan instalar plugins desarrollados por terceras partes de pago por suscripción.

Desarrollo de aplicaciones

Las intranets basadas en código propietario pueden permitir que un cliente desarrolle aplicaciones utilizando el software básico como plataforma (el caso de Sharepoint) o bien no permitir en absoluto el desarrollo de aplicaciones aparte de las proporcionadas por el servicio contratado, como ocurre frecuentemente en intranets SaaS llave en mano.

Muy diferente es el caso de una intranet de código abierto, en la que bien podemos desarrollar nuestros propios plugins o embeber aplicaciones desarrolladas para nuestras propias necesidades, que serán además cambiantes con el tiempo y no sometidas a los criterios que pueda fijar una empresa diferente a la nuestra.

Integraciones externas

Muchos de los servicios de intranet propietaria disponen de integración con otros servicios complementarios, como autenticación externa, captura de lineas de tiempo de redes sociales, integración con sistemas de suscripción por correo electrónico o incluso servicios de soporte a usuario. En cualquier caso estas integraciones están limitadas a aquellos servicios que sean ofrecidos por la empresa que comercializa la intranet, y sólo a esos.

Por su parte, basta echar un vistazo al directorio de plugins de WordPress para darse cuenta de la enormidad de integraciones que se ofrecen, muchas de ellas con muchas y muy buenas alternativas y, sobre todo, dependientes únicamente de nuestro propio interés, sin que esté sometido a criterios ajenos.

Control sobre los datos

La mayoría de las soluciones de intranet propietaria tienen como infraestructura centros de datos ubicados en los Estados Unidos, con lo cual el almacenamiento de datos queda fuera del área legal de la Unión Europea, y está por tanto sometida a la legislación estadounidense, mucho menos preocupada por la privacidad de los datos de los usuarios y que bajo la administración Trump ha declarado que los mecanismos de protección de datos no incluyen a ciudadanos no estadounidenses (Orden Ejecutiva 13.768, Enhancing Public Safety in the Interior of the United States).

Incluso con la certificación Privacy Shield, un acuerdo entre la Unión Europea y el Departamento de Comercio de los Estados Unidos, los datos almacenados en suelo americano estarían sometidos a la posibilidad de una intervención judicial de la administración de justicia americana.

En julio de 2020 el Tribunal Superior de Justicia de la Unión Europea acaba de declarar inválido Privacy Shield, con lo que la posición de los datos actualmente almacenados fuera del área de influencia del GDPR/RGPD están aún más en cuestión.

Cuando uno opta por una solución propia, puede elegir la infraestructura y su ubicación, y almacenar los datos propios y de sus clientes dentro del espacio GDPR/RGPD, dentro del propio país, en la Unión Europea o en centros de datos de países que han suscrito legislación equiparable, reconocida por la Unión Europea, como ocurre por ejemplo con Suiza.

No se trata sólo de evitarse molestias legales en un hipotético escrutinio de las políticas de privacidad de datos de la Agencia de Protección de Datos, sino también de poder estar tranquilos de que los datos propios y de nuestros clientes y proveedores están a salvo de intervenciones administrativas ajenas.

Coste de implantación

Éste es el único punto en el que la solución propietaria aventaja claramente a la solución de software libre. Cuando uno contrata un servicio de intranet, puede estar funcionando más rápidamente y con un coste inicial más bajo, porque normalmente no hay un precio inicial de configuración.

La solución de software libre requiere que alguien, ya sea personal de la propia empresa o un proveedor, cree la infraestructura necesaria para dar soporte al servicio (aprovisionamiento del alojamiento, bases de datos, gestor de contenidos, plugins, personalización). En función de cuáles sean los requisitos del proyecto, esto puede requerir desde unos pocos días a varias semanas, y supone un coste derivado de dichas actividades.

Coste de mantenimiento

Toda infraestructura requiere mantenimiento, en varios niveles. En primer lugar la intranet reside en un servidor de algún tipo, con un sistema operativo, con unas bases de datos, con un software que es la espina dorsal del servicio (coste de mantenimiento de infraestructura).

Por otro lado la propia intranet necesita de algún tipo de gestión de usuarios, de contenidos, de copias de seguridad, de permisos, etc (coste de mantenimiento del servicio). Son dos tipos diferentes de administración, pero ambas son necesarias.

Si estamos utilizando un servicio propietario el mantenimiento de la infraestructura no lo veremos, porque el coste del servicio incluye que el proveedor se ocupe de todas esas tareas. El coste de gestión de la propia intranet será un coste interno de nuestra empresa, porque alguien tiene que absorber esta responsabilidad.

En el caso de una intranet basada en software libre el panorama puede ser muy diverso en el mantenimiento de la infraestructura, dependiendo del tipo de alojamiento que hayamos elegido. Desde tener que administrar un servidor de abajo a arriba (sistema operativo, seguridad, servidores web y base de datos, lenguajes, copias de seguridad, etc.) hasta la contratación de un alojamiento de un CMS (sistema de gestión de contenidos), opción que también pondrá en manos del proveedor la gestión de los otros aspectos. Hay muchas fórmulas muy diferentes porque la oferta de servicios de alojamiento es realmente muy amplia.

En cuanto al coste de mantenimiento del servicio, el tipo de gestión sería similar al de la solución propietaria.

Coste de escalado de usuarios

Otro de los puntos fuertes de la solución de intranet basada en software libre es que no hay un coste asociado a la existencia de más usuarios, a diferencia de lo que ocurre con las soluciones de intranet enlatadas, que tienen un modelo de precios basado en el número de usuarios/mes, que normalmente rondará entre los 5 y los 8 €/usuario/mes para los niveles de servicio más básicos.

Cuando una organización tiene un número de usuarios no muy alto, los costes mensuales por uso empiezan a crecer y rápidamente superan a la opción de software libre, que puede crecer indefinidamente sin ningún coste mensual por usuario. Éste es uno de los argumentos más fuertes para disponer de una intranet propia, basada en software libre, en lugar de soluciones propietarias basadas en el modelo de software como servicio.

Conclusiones

De acuerdo a lo dicho anteriormente, si nuestro equipo de trabajo es pequeño o vamos a usar un espacio de intranet durante un plazo limitado de tiempo (un proyecto concreto, por ejemplo), la versión propietaria puede ser una buena opción. Pero si la intranet va a ser un compromiso a largo plazo porque se va a convertir en una herramienta de uso diario para la empresa y además tenemos un equipo de trabajo compuesto por cierto número de usuarios, la solución de software libre aventaja claramente a la versión propietaria.

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