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¿Cómo puede contribuir la digitalización a adaptar mi empresa a la nueva situación? (II)

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En la entrada anterior veíamos varias áreas de una empresa que pueden dar un salto hacia adelante al apostar por la digitalización. En esta entrega completaremos esas áreas

Recursos Humanos

Un departamento que puede beneficiarse especialmente de la digitalización es el de Recursos Humanos. Muchos de sus procesos implican comunicación con/hacia los empleados o procedimientos burocráticos que pueden formalizarse a través de una intranet.

Una muestra de estos procesos podría ser:

  • Comunicación de calendarios laborales, políticas de la compañía, novedades que afecten a todo el personal.
  • Formularios de vacaciones.
  • Procesos de onboarding.
  • Teleformación.
  • Presentación y respuesta de consultas de los empleados.

Logística

Uno de los campos prácticos en los que más se ha avanzado en las últimas décadas es la integración de sistemas de las plataformas de logística, que no sólo permiten gracias a sus API el seguimiento de los envíos, sino que también permiten la emisión de órdenes de trabajo para la recogida de paquetes de sus clientes comerciales y entrega en los domicilios de los clientes finales.

Una tienda online puede comunicar a los sistemas de su operador logístico la necesidad de recogida de una entrega, con todas sus características de volumen, peso o necesidades especiales de transporte (p. ej. alimentos refrigerados o mercancías frágiles); o también de la recogida de un paquete en casa del cliente debido a una devolución.

Incluso, yendo más allá, el operador logístico puede ser de hecho el almacén de su tienda, alojando todas sus mercancías y realizando las operaciones necesarias desde sus instalaciones para hacer la entrega directamente al cliente final.

Si su negocio tiene o quiere tener un pie en el comercio electrónico, la elección de un socio logístico que le proporcione todas las ventajas que brinda la digitalización debe ser una de sus mayores preocupaciones, porque es vital para el buen desarrollo de las operaciones.

Atención al cliente

Sorprendentemente muchas PYMEs aún hoy en día gestionan la atención al cliente de una manera informal, dependiente de la ocupación del momento, sin registros, sin análisis de las respuestas.

El proceso de estas peticiones tiene una incidencia directa en lo que en marketing se denomina experiencia de cliente (Customer eXperience, CX), y no puede ser desatendida o dejada a su suerte, porque tiene un impacto directo tanto en conservar a una persona como cliente como en que esa persona recomiende nuestros productos o servicios.

Existe una gama muy amplia de soluciones técnicas que puede cubrir las necesidades de esta área, desde una simple dirección de correo electrónico bien gestionada, con buenos procedimientos y análisis del rendimiento, hasta un software de atención a usuarios (Helpdesk) o un complejo sistema de relaciones con clientes (CRM).

No hay ninguna buena razón para que una PYME no disponga de infraestructura y procedimientos para una optimización de su atención al cliente. Son importantes, y cuesta mucho más adquirir uno nuevo que conservar los actuales, así que tratémoslos profesionalmente.

Canal (distribuidores)

Como explicamos en otra entrada de este blog sobre cómo mantener una estrecha comunicación y colaboración con nuestros distribuidores o canal, si nuestra empresa comercializa sus productos a través de un canal indirecto, una red de distribuidores, necesitamos establecer un campo común de trabajo y relación, privado y seguro, que tiene su expresión técnica en una extranet, un servicio dedicado a trabajar con otras organizaciones necesarias para nuestras operaciones, que pueden incluir no sólo a los distribuidores, sino también a nuestros proveedores.

Operaciones/Fabricación … Internet de las cosas (IoT)

Finalmente, si nuestra empresa fabrica, integra o presta servicios de mantenimiento, es necesario que esté al tanto de las tecnologías y posibilidades de lo que se ha llamado la Industria 4.0, que tiene como base la adquisición masiva de datos en puntos clave de los procesos gracias a sensores y procesos de almacenamiento y tratamiento de datos, lo que llamamos la Internet de las Cosas (Internet of Things, IoT).

Las ventajas de estos procesos de digitalización industrial abarcan muchas facetas que añaden a la cadena de valor de nuestra empresa:

  • Medición permanente de parámetros de producción y alerta temprana en caso de problemas
  • Predicción anticipada de fallos
  • Análisis de rendimiento de procesos y subprocesos basado en datos
  • Integración con otros sistemas de la empresa que se relacionan con la fabricación (p. ej. logística o compras)

Como puede verse en los contenidos de estas dos entradas de nuestro blog, si su empresa aún no ha abordado el paso a la digitalización está perdiendo la carrera de la competitividad. Infórmese bien de los aspectos que puedan afectar a su compañía y empiece a planificar cómo adaptarse a las nuevas condiciones.

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¿Cómo puede contribuir la digitalización a adaptar mi empresa a la nueva situación? (I)

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Una de las conclusiones más claras tras la crisis del COVID-19 es que las actividades presenciales han tenido que ceder el protagonismo al mundo digital. Las empresas que estaban ya adaptadas a la realidad digital han soportado bien el embate o incluso han salido reforzadas. Si la suya no es una de ellas, necesita saber cómo mejorar sus operaciones digitales y ponerse en marcha ya.

Muchas PYMEs han ido relegando a lo largo de los años su actualización a las modernas tecnologías digitales, lo que se conoce como transformación digital. Ya sea por falta de tiempo o de fe en las nuevas tecnologías, en España hay aún un porcentaje significativo de ellas que disponen de una pobre presencia en Internet y un uso testimonial, propio del siglo XX.

Hoy en día, y si se quiere sobrevivir, el salto a lo digital hay que hacerlo incondicionalmente, empezando por informarse de cuáles son los distintos departamentos de la empresa que pueden beneficiarse y cómo. A continuación describiremos algunas de las ventajas que la revolución digital puede aportar a esas PYMEs en su lucha por la supervivencia:

Web

Aunque sea difícil de creer, en 2020 hay empresas con sitios web que no han sido actualizados en años, no sólo en sus contenidos, sino incluso en su oferta de productos y servicios, los datos de contacto, direcciones postales, estándares web… En algunos de ellos los formularios web no existen o nunca se responden porque no hay nadie que los atienda. Son sitios web que hizo una tarde de sábado el sobrino del dueño de la empresa, que tiene una cuenta en Facebook, y por tanto sabe mucho de esto.

La imagen que esto representa para una empresa frente a sus clientes y potenciales clientes es devastadora. Una mirada a su web basta para descartarlos inmediatamente como posibles proveedores. Es incalculable el volumen de negocio que se puede haber perdido a lo largo de los años debido a una mala impresión como esta.

Sin duda el primer paso para cualquier empresa que aspire a ser tenida en cuenta es disponer de un sitio web adecuado, con un diseño moderno y cómodo de usar, rico en contenidos atractivos para los clientes, útil como plataforma para el desarrollo del negocio, cuyos resultados se midan regularmente y que sea indexable por los buscadores.

Ventas

Aunque muchas empresas necesitan saltar al comercio electrónico, la solución no siempre es directamente una tienda online. Para aquellos negocios más orientados al B2C (business to consumer) es probable — tampoco seguro — que sea así, pero antes de llegar a ello, y sobre todo si uno se mueve en el mundo B2B (business to business), hay mucho terreno básico por recorrer para empezar a interactuar directamente con clientes o clientes potenciales. Vea si puede responder a estas preguntas:

  • ¿Dispone su sitio web de un sistema de formularios especializados que permitan a un visitante interesado pedir un presupuesto, solicitar información adicional sobre alguno de sus productos o servicios, sus precios o condiciones?
  • ¿Son esas solicitudes registradas en alguno de sus sistemas, identificadas unívocamente, difundidas a los responsables y supervisadas?
  • ¿Hay personas designadas como responsables para atender cada tipo de esas solicitudes?
  • ¿Son atendidas en un plazo de horas tras su recepción?
  • ¿Dispone de documentos electrónicos actualizados en formato PDF o similar que pueda hacer llegar a los prospectos para que se hagan una idea más completa de su oferta?

Si entre sus respuestas abundan los noes, entonces es que su sitio web no está cumpliendo con su función, que no es otra que tener un impacto directo en los resultados de su negocio. Olvídese de la web escaparate y del tener una web porque la tiene todo el mundo, porque esos son conceptos del año 2000.

Y si su negocio está relacionado con el consumo directo, entonces usted necesita zambullirse de una vez por todas en el comercio electrónico, ya sea a través de su propia tienda online y/o de un marketplace generalista o especializado, dependiendo de cuál sea su caso.

Marketing

No importa en qué sector desarrolle su actividad, los mecheros y las gorras con el logotipo de la empresa son también cosa del pasado. Hoy en día el marketing se pelea en:

  • Los buscadores
  • Las redes sociales
  • Las campañas de anuncios de pago por clic en aplicaciones móviles, buscadores y sitios web
  • Los contenidos de calidad que sirven para que el prospecto se decida por elegir nuestra oferta
  • Los mensajes de correo electrónico atractivos y con una buena oferta
  • La oferta localizada en función del geoposicionamiento del cliente
  • Los marketplaces
  • El estudio de la competencia online
  • En todo el mundo, disponiendo de una web al menos en inglés

¿Tiene su empresa una posición sólida en todos o al menos en algunos de estos puntos? Si no es así está usted sencillamente fuera de juego, salvo que tenga usted un mercado cautivo, algo cada vez más raro de encontrar y que está a extinguir.

Empleados y procesos internos

Los trabajos en lo que una persona trabajaba aisladamente, al margen de la actividad que se desarrolla en el resto de la empresa, son también restos fósiles. En la actualidad el personal colabora en equipos, utilizando técnicas de trabajo ágiles, aporta ideas interesantes para la mejora del trabajo y el conocimiento y la información fluyen de un extremo a otro de la organización.

Disponer de una intranet que sirva como un entorno privado y seguro de colaboración inteligente, repositorio de información y medio de comunicación interno es esencial en cualquier organización moderna que quiera disponer de ese entorno de trabajo.

Los empleados deben contar además con acceso a la intranet desde cualquier ubicación, ya sea desde una o más sedes de la empresa, sus propias casas, durante una visita a un cliente o desde cualquier ubicación mientras están de viaje; y deben poder trabajar utilizando cualquier dispositivo disponible, como un ordenador de sobremesa, una tableta o un móvil. Esto garantiza la continuidad de una parte importante de las operaciones internas incluso durante un periodo de crisis.

¿Funciona su empresa de esta forma?

En la segunda entrega de esta entrada hablaremos de otras áreas que pueden beneficiarse de un proceso de digitalización, tales como el Departamento de Recursos Humanos, la logística o los procesos de producción y operaciones.

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El administrador de una intranet

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La tecnología actual nos permite teletrabajar e interactuar con nuestros compañeros en cualquier lugar, en cualquier momento y con cualquier dispositivo, pero en las herramientas empresariales de colaboración no se trata sólo del factor tecnológico. Para que todo funcione la pieza clave es el administrador de la intranet.

Todo sistema necesita administración

Si hablamos sólo desde el punto de vista práctico debería resultar evidente que si ponemos un sistema en marcha y lo abandonamos a su suerte es sólo cuestión de tiempo que algo vaya mal: Hackeo, ausencia de backup, cuentas de usuario abandonadas, contenidos con accesos más laxos de lo conveniente o cualquier otro de los mil avatares que puede sufrir un sistema.

No son incidencias hipotéticas. Estos problemas son el día a día de cualquier sistema poblado de usuarios y sus interacciones. Tarde o temprano estos casos se producirán.

Pero si no nos quedamos sólo en el ámbito práctico, sino que realmente entendemos que nuestra organización necesita una herramienta de colaboración y que esa herramienta tiene como misión conseguir un trabajo más inteligente, coordinado y satisfactorio de nuestros empleados, entonces necesitamos alguien que actúe no sólo como mantenedor de una infraestructura técnica, sino también que ejerza de relaciones públicas de la misma desde arriba hasta abajo. De hecho se trataría de alguien que utilizase el ahora tan manido término “experiencia de cliente” (Customer experience, CX), pero dirigiendo su foco hacia los usuarios internos.

No es un problema exclusivo de las intranets. Muchos sistemas estratégicos dentro de una organización, como los CRM o ERP, en los que trabajan conjuntamente empleados de diferentes departamentos y cargos, presentan el mismo problema: Una elevada tasa de fracaso en la implantación, incluyendo resultados prácticos lejos de los esperados, burocratización de los procedimientos y creación de silos de información.

¿Cuál es la razón? Dejando a un lado las bondades o flaquezas de uno u otro sistema, uno de los factores más importantes es que el uso de herramientas de software en las que se colabora requiere a menudo un cambio de mentalidad y la adopción de modelos de trabajo y procedimientos muy diferentes de los trabajos individuales aislados. El sistema no funciona simplemente agregando pequeños elementos aportados por trabajadores individuales, sino que hay dinámicas de grupo, horizontales, verticales y transversales, que deben ser tenidas en cuenta para que el sistema funcione, y si no se tienen en cuenta tienes todas las papeletas para que tu sistema sea un fracaso.

Una de las tareas más importantes de un administrador es buscar e incentivar la motivación de los usuarios para el uso del sistema. Muy pocos usuarios se sienten inclinados a utilizar un nuevo sistema simplemente porque está ahí. Hay que pensar tanto el sistema como sus procedimientos para que haya una razón real para su uso, y entre estos incentivos se encuentran:

  • Llevar a cabo el trabajo actual más fácilmente
  • Llevar a cabo el trabajo actual más agradablemente
  • Poder hacer cosas que antes no se podían hacer
  • Abrir canales de comunicación reales con otros miembros de la organización, que permitan saber más sobre la organización y las personas que trabajan en ella

Cualidades de un administrador

Las intranet suelen ser proyectos que se establecen de arriba a abajo: Un directivo de la empresa inicia el proceso o es encargado de que aparezca un nuevo sistema que habilite nuevas capacidades y modos de trabajo.

Teóricamente todos los miembros de la empresa van a estar afectados en su trabajo por este nuevo sistema y, en el centro de todo ello, está la persona que debe encargarse de «vender» el sistema a sus usuarios a la vez que se ocupa de que éste funcione óptimamente. Visto así parece evidente que se trata de un puesto con responsabilidades que deben estar respaldadas con capacidades, que serán fundamentalmente de dos tipos: Técnicas y comunicativas.

Técnicas

Una intranet no es sólo un sistema, pero sí es un sistema, así que no cabe duda de que se requieren competencias técnicas para que todo funcione bien y siga haciéndolo sosteniblemente. Algunas de las cualidades de este tipo que se requieren son:

  • Tiene que tener conocimientos y experiencia en el alojamiento de sitios web, su configuración y optimización.
  • También en la herramienta de publicación de contenidos (software intranet) que se vaya a utilizar, así como en las herramientas complementarias que requiera el proyecto.
  • Necesita tener conocimientos por encima de la media de usuarios respecto a cuáles son las amenazas a la seguridad, disponibilidad y privacidad de una intranet y cómo combatirlas.
  • Tiene que trabajar en base a procedimientos, que pueden afectarle sólo a él/ella, o a todos los usuarios de la intranet, y que deben ser establecidos de una forma sistemática y no arbitraria. Debe ser el responsable de crear esos procedimientos y llevarlos a efecto.
  • Debe ser capaz de analizar el uso del sistema de forma continuada y sacar conclusiones que redunden en una mejora permanente del mismo.

De comunicación

Y, acompañando al lado técnico, está el lado humano del sistema, que debe ser también cultivado para que sea un éxito. Un administrador debe tener una buena naturaleza comunicadora para ofrecer incentivos a los usuarios para que participen en su uso hasta verla como una herramienta imprescindible en el día a día.

  • Debe conocer en profundidad los diferentes usos que se puede dar a las herramientas de la intranet, e informarse de cómo sus usuarios utilizan esas herramientas — porque nadie es capaz de imaginar por adelantado todos los usos que hacen los usuarios.
  • Tiene que tener una importante faceta didáctica, aconsejando a los usuarios cómo pueden resolver problemas del día a día con el sistema y cómo mejorar su forma de trabajar. Particularmente, debe crear documentación de uso de la intranet para los nuevos usuarios que se incorporan a la empresa.
  • Tiene que publicar contenidos de interés para todos los usuarios y/o grupos de usuarios concretos, de forma que la intranet cumpla en un sentido general con su carácter de medio de comunicación interno.
  • Tiene que informar a los usuarios de que existen procedimientos internos de uso de la intranet y que todos los usuarios están sometidos a ellos, y tener paciencia y mano izquierda cuando esos procedimientos no se respetan y hay que poner orden, lo que se conoce como gobernanza de la intranet.
  • Tiene que responder a las preguntas y resolver los problemas del uso cotidiano de la herramienta, siempre con su mejor cara.
  • Debe ser capaz de recoger ideas y sugerencias de los usuarios para el desarrollo futuro de la intranet. Los usuarios pueden ser una fuente inestimable de innovación en los sistemas si se les presta atención y se reflexiona sobre sus ideas.
  • Tiene que ser capaz de informar a la dirección sobre el uso, el rendimiento, los problemas, las carencias y las posibilidades de desarrollo del sistema, y encabezar la campaña para que la intranet se desarrolle de una forma productiva, tanto para la empresa como para los usuarios.

Como puede verse, el papel de un administrador de intranet implica muchas facetas y responsabilidades que no pueden pasarse por alto, porque el funcionamiento de esta herramienta afecta al trabajo diario de todos los empleados de la empresa.

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Publicado en: Empresa Miscelánea Tecnología Web

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Apps móviles contra Web apps

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Foto de freestocks.org en Unsplash

Han pasado ya años desde la explosión de las aplicaciones móviles que siguió a la popularización de los teléfonos inteligentes. Cada empresa, cada proyecto, cada producto creía necesario disponer de su propia aplicación móvil para estar presente en el panel principal del teléfono de su público objetivo.

Pasada la fiebre, comienza ya el reflujo de la aplicación móvil y se puede aspirar a juzgar las cosas con la cabeza más fría, y comparar sus efectos con aquella tecnología a la que pretendía desbancar: la web.

Hoy en día asistimos a una situación diferente, en la que muchos proyectos de presencia online están replanteándose la conveniencia de una y otra solución para proyectar sus servicios de la forma más eficiente, económica y sostenible.

¿Qué es una aplicación móvil?

Las aplicaciones móviles son programas desarrollados para ejecutarse en un dispositivo móvil, en un sistema operativo determinado (iOS, Android), que pueden interactuar con un servidor remoto, y que están escritas en un lenguaje de programación ajustado al sistema operativo en concreto. Si el sistema operativo es iOS, el lenguaje de programación será Objective C o Swift; si se trata de Android probablemente su lenguaje de programación sea Java, aunque hay también algunos proyectos que están utilizando Python. Siendo el propio dispositivo móvil el que se ocupa de la mayor parte del proceso y estando desarrolladas e instaladas en el mismo, estas aplicaciones se conocen también como aplicaciones nativas.

Cualquiera que haya utilizado un ordenador de sobremesa puede pensar en una aplicación móvil como en un programa de los que se instalan en el ordenador. Naturalmente, y al igual que ocurre con estos, la aplicación es necesario instalársela, y después es necesario mantenerla actualizada regularmente si se quiere disponer de sus últimas funciones y mejoras de seguridad.

La distribución de una aplicación móvil se realiza a través de una tienda de aplicaciones (App store), que está controlada por el desarrollador del sistema operativo (App Store de Apple o Google Play). Por tanto, el desarrollador de la aplicación estará sometido a los criterios que el propietario de la tienda tenga en ese momento (no son raros los artículos sobre aplicaciones que desaparecen de repente de una tienda por prohibición administrativa), y el mantener una aplicación en una de estas tiendas puede suponer un coste mensual regular.

Si se quiere disponer de versiones tanto para iOS como para Android, es necesario mantener una doble base de software, un doble mantenimiento y una doble distribución. Además, los dispositivos móviles que vayan quedando antiguos pueden dejar de ser capaces de ejecutar las aplicaciones.

¿Qué es una aplicación web?

Una aplicación web consiste en una o más páginas web a las que se accede desde el navegador de un dispositivo móvil.

Una de las consecuencias de que la aplicación se ejecute dentro del navegador es que no necesita ser instalada en el dispositivo, pero también que nunca tendrá que ser actualizada (el servidor web siempre ofrecerá la versión vigente).

Existen una serie de extensiones de HTML, JavaScript y CSS que permiten que una aplicación web tenga acceso y pueda desenvolverse bien cuando está siendo ejecutada en un teléfono móvil, accediendo a la mayor parte de sus subsistemas (cámara, micrófono, GPS, giróscopo, acelerómetro, magnetómetro, etc.) y funciones. Este tipo especial de aplicaciones web suelen conocerse como Single Page Applications (SPA), Progressive Apps (PWA) o Aplicaciones Híbridas, ya que no sólo tiene que atender a las capacidades del servidor web involucrado, sino también a las funciones del teléfono que sean accesibles al navegador.

La ambición de toda aplicación web para móviles es emular en todo lo posible el comportamiento de una aplicación móvil nativa, tanto en el aspecto, como en la accesibilidad, como en el rendimiento. Normalmente estas aplicaciones pueden integrarse con la misma apariencia que una aplicación nativa, el acceso a los subsistemas del teléfono no es tan completo como en las aplicaciones nativas, y su rendimiento es ligeramente más lento, aunque la tendencia actual es a que esa diferencia desaparezca.

Las aplicaciones web son agnósticas respecto al sistema operativo, porque utilizan las características de los navegadores móviles, que están razonablemente estandarizadas. Una única base de software, que reside únicamente en el servidor, es suficiente para atener a cualquier sistema operativo; es más, una aplicación de este tipo bien hecha puede ser ejecutada en dispositivos móviles más antiguos, si el desarrollo web se ha hecho con la compatibilidad en mente.

Competencia de tecnología y de filosofía

Inicialmente la diferencia entre la tecnología de aplicaciones nativas y las aplicaciones web tenía una base objetiva en la diferencia de capacidades de rendimiento y acceso a los subsistemas del dispositivo. Las aplicaciones web, que procedían del entorno de escritorio, no habían evolucionado aún para ser eficientes dentro del entorno móvil. Se trataba de un hecho incuestionable.

El paso de los años ha acortado tanto esa distancia que no hay duda de que para muchas organizaciones la tecnología web móvil es una alternativa mucho más atractiva.

Hay proyectos en los que existe una razón técnica que justifica la opción de la aplicación móvil, como es el caso de aplicaciones que hacen un uso muy intensivo o muy específico de los subsistemas del teléfono, pero éste no es el caso en la mayor parte de los proyectos.

Ventajas

APPS MÓVILES

  • Interfaz de usuario nativo del sistema operativo.
  • Mejor rendimiento en algunos casos.
  • Acceso completo (tras concesión de permisos) a los subsistemas y funciones del teléfono).

WEB APPS

  • Tecnología abierta.
  • Un único desarrollo para cualquier sistema operativo y versión.
  • Desarrollo más fácil de mantener.
  • No requiere instalación en el móvil.
  • No requiere actualización de la app.
  • Puede funcionar en móviles antiguos.
  • No depende de ninguna App store ni supone un coste regular.

Desventajas

APPS MÓVILES

  • Tecnología propietaria.
  • Desarrollo y mantenimiento de una versión para iOS y otra para Android, con unos mayores costes en ambos conceptos.
  • Sometimiento a las condiciones de la app store (posible coste mensual).
  • Los usuarios deben actualizar la aplicación.
  • Las aplicaciones pueden dejar de funcionar en teléfonos antiguos.

WEB APPS

  • En algunas circunstancias una experiencia de usuario más lenta y no exactamente nativa.
  • En aplicaciones especiales una aplicación web puede no tener acceso a algún subsistema del teléfono.

Conclusiones

Conocemos casos de empresas que se han inclinado inicialmente por la creación de aplicaciones móviles y la realidad les ha llevado a virar 180° y encaminar sus esfuerzos hacia la tecnología web, que es abierta, accesible y fácilmente mantenible.

Además de los argumentos expresados anteriormente, la práctica ha demostrado que en determinados negocios el atractivo del uso de una aplicación no justifica al usuario la molestia de instalarse la enésima aplicación.

Por ejemplo, en el sector turístico, un hotel puede disponer de una aplicación que sirva para llevar a cabo la mayor parte de las interacciones entre el hotel y el huésped, pero ¿se instalará éste la aplicación para las pocas noches que va a pernoctar en él? La experiencia ha demostrado que hay una inflación de aplicaciones para todo, y que éstas constituyen un trabajo en sí mismas, cuando no un riesgo de seguridad. Otra más en la larga lista de tareas del día.

¿Por qué no simplemente acceder a la web del negocio con el que nos relacionamos y operar sencillamente, sin más complicaciones, sin molestias actuales o posteriores, y sin las desagradables implicaciones de seguridad que puedan derivarse de ello?

No ocultamos en absoluto nuestra marcada preferencia por las tecnologías web, por el espíritu original de universalidad del acceso y de democratización de la tecnología que ha supuesto en las vidas de todos, sea cual sea el dispositivo de nuestra preferencia. La alternativa son las tecnologías cerradas, los silos de usuarios y el sometimiento de las personas a los intereses de los grandes actores. ¿A quién podría interesarle esto?

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Intranet y formación interna

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Foto de Wes Hicks en Unsplash

Uno de los usos más extendidos de una intranet es la formación de los empleados, aprovechando la facilidad que suponen los actuales sistemas de teleformación (elearning). Sus posibilidades son enormes y abarcan desde la llegada de un nuevo empleado, su capacitación para el puesto a desempeñar y todo su ciclo como empleado dentro de la empresa.

¿Tiene que poner en marcha una intranet? Infórmese de nuestro servicio de intranet y extranet. Tenemos dos décadas de experiencia en el desarrollo de herramientas de colaboración para PYMEs.

A continuación exponemos algunos casos generales — aunque los ejemplos pueden extenderse mucho más allá — en los que las empresas están utilizando cursos internos, basados en su propia intranet, para formar a su personal.

  • Proceso de on-boarding. Cuando un nuevo empleado llega a la empresa debe familiarizarse en un primer momento, y lo más rápidamente posible, con las ramas de actividad de nuestra empresa, sus normas de funcionamiento, los responsables, las interrelaciones o dependencias con otras empresas, por citar algunos ejemplos.
  • Formación técnica. En empresas en las que se realiza diseño, desarrollo, investigación o soporte que impliquen el contacto con una tecnología particular de la empresa, el personal necesita estar al tanto de las características de los productos y/o servicios.
  • Formación comercial. Cada sector tiene sus características, cada empresa su posicionamiento y una estrategia comercial que debe desarrollar. El personal comercial necesita tener presentes todos estos elementos, además de la inteligencia de negocio, comparativas de producto o posicionamiento con empresas competidoras.
  • Formación de canal (extranet). Si nuestra empresa realiza todo o parte de sus ventas a través de distribuidores, éstos deben a su vez estar formados en la gama de productos y servicios que tienen que comercializar.
  • Políticas de empresa como formación. Sí, las políticas de empresa, que hasta ahora aparecían como largos y aburridos documentos puramente textuales, han hecho su aparición dentro del ámbito de la formación interna online, porque de esta manera el departamento de RR.HH. dispone de evidencia registrada de que todos los empleados han tenido que informarse de estas políticas, y por tanto no pueden alegar desconocimiento de las mismas.
  • Normas de seguridad e higiene en el trabajo. Como uno de los casos de cualificación para ocupar un puesto de trabajo, hay empleos que requieren una capacitación obligatoria en seguridad en el trabajo (empleados de compañías eléctricas, almacenes donde se trabaja con maquinaria pesada, laboratorios en los que se manejan sustancias peligrosas, etc.). La formación online a través de un curso en la intranet garantiza que todos ellos han pasado por esa capacitación.

Como puede verse se trata de una necesidad formativa actual, real y que va a estar presente en la empresa en todo momento. Por esta razón cada vez más empresas optan por aumentar la disponibilidad de la formación y ahorrar costes incorporando un sistema de elearning en su intranet.

Los requisitos y los costes de implantación no son grandes, los costes de mantenimiento son razonables y la amortización de la inversión es rápida. Para las empresas que disponen ya de una intranet, esta posibilidad formativa representa más valor añadido interno, facilidad para los empleados y eficiencia de costes.

Las opciones para sacar partido de un sistema de elearning de este tipo son muy variadas, pudiendo ir desde la inclusión de software adicional en la intranet de la que ya dispongamos hasta la contratación de recursos en una plataforma de teleformación externa, como un servicio (SaaS).

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