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El papel del diseño en una intranet

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El papel del diseño en el funcionamiento de una intranet

Si hay una petición de los clientes que siempre, siempre, esperamos encontrarnos a la hora de definir lo que quieren para su nuevo sitio web es «que sea espectacular». Tener que decirle que no a un cliente cuando se equivoca es desagradable y muchas veces contraproductivo, pero por otro lado es una obligación ética.

Cuando pensamos en una intranet es fácil que se deslicen conceptos adquiridos de otros sitios web, de los que hemos visto miles, propios y ajenos, durante años. Hay ciertas expectativas que se arrastran de esas experiencias anteriores, pero es necesario hacer el esfuerzo de pensar desde el principio cuál es la naturaleza de una intranet si queremos que nuestro proyecto sea exitoso.

Una intranet es una herramienta, no un escaparate

Si se encuentra en la fase de diseño o rediseño de su intranet, le sugerimos a continuación una serie de puntos de reflexión, que pueden ahorrar a sus usuarios muchas horas de tiempo muerto y muchas maldiciones:

  • Su diseño debe ser minimalista. Sobra cualquier elemento que aparte al usuario de su función o que perjudique los tiempos de carga de las páginas. Eso es lo que esperan los propios usuarios, que perciben cualquier elemento sobrante como un obstáculo.
  • Para la representación de elementos utilice formas y colores planos e iconos bien elegidos, no imágenes, no degradados, no elementos gráficos prescindibles. Utilice tipos de letra sencillos con tamaños y espaciados adecuados que hagan los textos fácilmente legibles, porque sus usuarios van a tener previsiblemente que pasar horas leyendo contenidos y haciendo uso de las herramientas a su disposición.
  • Debe ser útil desde cualquier dispositivo, ya sea sobremesa, tableta o teléfono móvil, pensando especialmente en las limitaciones de velocidad, consumo de datos y problemas de representación e interfaz de usuario de un dispositivo móvil.
  • Una prioridad, generalmente infravalorada y descuidada, es la importancia de la navegación del sitio para facilitar la rapidez del trabajo en la intranet vía una accesibilidad bien estudiada.
  • Otra prioridad debería ser la búsqueda funcional de contenidos y herramientas, en lugar de prestar mucha atención a la espectacularidad del diseño.
  • Su éxito se mide por el número de procesos internos que puede llevar a cabo, por la precisión y facilidad con que se puede trabajar en ella y por la formalización y registro de la información que almacena.

Como habrá observado son elementos que tienen en cuenta aspectos funcionales, no estéticos; incluso cuando se trata de elementos estéticos, deben estar supeditados a la función general de lo que es una intranet: una herramienta.

Muchas de las herramientas online que las empresas abordan como parte de su proceso de digitalización sufren problemas de implantación, uno de cuyos factores más importantes es la poca aceptación que la herramienta cuenta entre los usuarios. La solución a este problema: dé razones a sus usuarios para que usen y sigan usando la herramienta. Tienen que poder hacer más cosas, con mayor facilidad y en menos tiempo, y si es así, tiene muchas probabilidades de que su herramienta sea un éxito.

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Intranet con software libre frente a software propietario

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Una empresa que quiera organizarse, comunicarse internamente y compartir conocimiento necesita una intranet pero, ¿es mejor utilizar una solución enlatada o una receta propia? Intranet basada en software libre o en una solución propietaria: Aquí están los argumentos.

intranet open source frente a propietaria

No ocultamos que nuestra empresa tiene una vocación por el software libre, y que tendemos a utilizarlo para desarrollar soluciones para PYMEs siempre que no haya ningún otro condicionante que diga lo contrario. Vaya esto por delante.

Aun así, nuestra apuesta por el software libre no está basada en una fe ciega, sino en el análisis de su mejor adecuación y resultados para el problema que se trate de resolver en cada caso. Por eso analizamos diferentes factores para llegar a conclusiones sólidas que respalden (o no) nuestra elección.

Consideraremos, por un lado, alternativas de software libre aquellas basadas en este tipo de software como (pero no sólo) Drupal, WordPress o Joomla; y por otro lado aquellas que se prestan como SaaS (software como servicio) o bien software de instalación en la infraestructura del cliente (por ejemplo Sharepoint o Slack).

En este artículo presentamos argumentos razonados de por qué una empresa que quiera dotarse de una intranet debe valorar como primera opción una intranet basada en software libre por encima de opciones propietarias. Para ello partimos de la siguiente tabla que resume nuestros puntos de análisis. A partir de ella analizaremos punto por punto, sin dejarnos atrás el importante asunto de los costes.

INTRANET BASADA EN SOFTWARE LIBRE FRENTE A SOFTWARE PROPIETARIO

Software libre Software propietario
Personalización
Posibilidades de ampliación mediante plugins
Desarrollo de aplicaciones
Integraciones externas
Control sobre los datos
Coste de implantación
Coste de mantenimiento
Coste de escalado de usuarios

: Dudosa, limitada o dependiente

Personalización

Las capacidades que tiene una intranet de código cerrado de modificar tanto el aspecto estético como la distribución de la información son limitadas. Habitualmente estas capacidades se resumen en cambiar un color de contraste, subir un logotipo y modificar la ubicación de un conjunto predefinido de widgets en un panel de control (dashboard).

Por contra un software abierto permite el uso de cualquier tema gratuito o de pago, su modificación o el desarrollo de un tema nuevo, con lo que sus capacidades tanto estéticas como de presentación de la información no están limitadas.

Posibilidades de ampliación mediante plugins

En el momento de escribir este artículo (julio de 2020) el número de plugins gratuitos para WordPress es de más de 57.000, a los que habría que sumar un número difícil de calcular de plugins comerciales; los de Drupal rondan los 46.000 y Joomla 7.500. Es difícil que, adaptándose un poco a las características de uno de ellos, no encontremos que podemos añadir a nuestra intranet prácticamente cualquier funcionalidad que estemos buscando.

En el caso de las intranets de código cerrado podemos encontrarnos con que no es posible instalar plugins aparte de los que ofrezca el plan contratado, que tengamos que subir el plan para obtener nuevas funcionalidades o que se puedan instalar plugins desarrollados por terceras partes de pago por suscripción.

Desarrollo de aplicaciones

Las intranets basadas en código propietario pueden permitir que un cliente desarrolle aplicaciones utilizando el software básico como plataforma (el caso de Sharepoint) o bien no permitir en absoluto el desarrollo de aplicaciones aparte de las proporcionadas por el servicio contratado, como ocurre frecuentemente en intranets SaaS llave en mano.

Muy diferente es el caso de una intranet de código abierto, en la que bien podemos desarrollar nuestros propios plugins o embeber aplicaciones desarrolladas para nuestras propias necesidades, que serán además cambiantes con el tiempo y no sometidas a los criterios que pueda fijar una empresa diferente a la nuestra.

Integraciones externas

Muchos de los servicios de intranet propietaria disponen de integración con otros servicios complementarios, como autenticación externa, captura de lineas de tiempo de redes sociales, integración con sistemas de suscripción por correo electrónico o incluso servicios de soporte a usuario. En cualquier caso estas integraciones están limitadas a aquellos servicios que sean ofrecidos por la empresa que comercializa la intranet, y sólo a esos.

Por su parte, basta echar un vistazo al directorio de plugins de WordPress para darse cuenta de la enormidad de integraciones que se ofrecen, muchas de ellas con muchas y muy buenas alternativas y, sobre todo, dependientes únicamente de nuestro propio interés, sin que esté sometido a criterios ajenos.

Control sobre los datos

La mayoría de las soluciones de intranet propietaria tienen como infraestructura centros de datos ubicados en los Estados Unidos, con lo cual el almacenamiento de datos queda fuera del área legal de la Unión Europea, y está por tanto sometida a la legislación estadounidense, mucho menos preocupada por la privacidad de los datos de los usuarios y que bajo la administración Trump ha declarado que los mecanismos de protección de datos no incluyen a ciudadanos no estadounidenses (Orden Ejecutiva 13.768, Enhancing Public Safety in the Interior of the United States).

Incluso con la certificación Privacy Shield, un acuerdo entre la Unión Europea y el Departamento de Comercio de los Estados Unidos, los datos almacenados en suelo americano estarían sometidos a la posibilidad de una intervención judicial de la administración de justicia americana.

En julio de 2020 el Tribunal Superior de Justicia de la Unión Europea acaba de declarar inválido Privacy Shield, con lo que la posición de los datos actualmente almacenados fuera del área de influencia del GDPR/RGPD están aún más en cuestión.

Cuando uno opta por una solución propia, puede elegir la infraestructura y su ubicación, y almacenar los datos propios y de sus clientes dentro del espacio GDPR/RGPD, dentro del propio país, en la Unión Europea o en centros de datos de países que han suscrito legislación equiparable, reconocida por la Unión Europea, como ocurre por ejemplo con Suiza.

No se trata sólo de evitarse molestias legales en un hipotético escrutinio de las políticas de privacidad de datos de la Agencia de Protección de Datos, sino también de poder estar tranquilos de que los datos propios y de nuestros clientes y proveedores están a salvo de intervenciones administrativas ajenas.

Coste de implantación

Éste es el único punto en el que la solución propietaria aventaja claramente a la solución de software libre. Cuando uno contrata un servicio de intranet, puede estar funcionando más rápidamente y con un coste inicial más bajo, porque normalmente no hay un precio inicial de configuración.

La solución de software libre requiere que alguien, ya sea personal de la propia empresa o un proveedor, cree la infraestructura necesaria para dar soporte al servicio (aprovisionamiento del alojamiento, bases de datos, gestor de contenidos, plugins, personalización). En función de cuáles sean los requisitos del proyecto, esto puede requerir desde unos pocos días a varias semanas, y supone un coste derivado de dichas actividades.

Coste de mantenimiento

Toda infraestructura requiere mantenimiento, en varios niveles. En primer lugar la intranet reside en un servidor de algún tipo, con un sistema operativo, con unas bases de datos, con un software que es la espina dorsal del servicio (coste de mantenimiento de infraestructura).

Por otro lado la propia intranet necesita de algún tipo de gestión de usuarios, de contenidos, de copias de seguridad, de permisos, etc (coste de mantenimiento del servicio). Son dos tipos diferentes de administración, pero ambas son necesarias.

Si estamos utilizando un servicio propietario el mantenimiento de la infraestructura no lo veremos, porque el coste del servicio incluye que el proveedor se ocupe de todas esas tareas. El coste de gestión de la propia intranet será un coste interno de nuestra empresa, porque alguien tiene que absorber esta responsabilidad.

En el caso de una intranet basada en software libre el panorama puede ser muy diverso en el mantenimiento de la infraestructura, dependiendo del tipo de alojamiento que hayamos elegido. Desde tener que administrar un servidor de abajo a arriba (sistema operativo, seguridad, servidores web y base de datos, lenguajes, copias de seguridad, etc.) hasta la contratación de un alojamiento de un CMS (sistema de gestión de contenidos), opción que también pondrá en manos del proveedor la gestión de los otros aspectos. Hay muchas fórmulas muy diferentes porque la oferta de servicios de alojamiento es realmente muy amplia.

En cuanto al coste de mantenimiento del servicio, el tipo de gestión sería similar al de la solución propietaria.

Coste de escalado de usuarios

Otro de los puntos fuertes de la solución de intranet basada en software libre es que no hay un coste asociado a la existencia de más usuarios, a diferencia de lo que ocurre con las soluciones de intranet enlatadas, que tienen un modelo de precios basado en el número de usuarios/mes, que normalmente rondará entre los 5 y los 8 €/usuario/mes para los niveles de servicio más básicos.

Cuando una organización tiene un número de usuarios no muy alto, los costes mensuales por uso empiezan a crecer y rápidamente superan a la opción de software libre, que puede crecer indefinidamente sin ningún coste mensual por usuario. Éste es uno de los argumentos más fuertes para disponer de una intranet propia, basada en software libre, en lugar de soluciones propietarias basadas en el modelo de software como servicio.

Conclusiones

De acuerdo a lo dicho anteriormente, si nuestro equipo de trabajo es pequeño o vamos a usar un espacio de intranet durante un plazo limitado de tiempo (un proyecto concreto, por ejemplo), la versión propietaria puede ser una buena opción. Pero si la intranet va a ser un compromiso a largo plazo porque se va a convertir en una herramienta de uso diario para la empresa y además tenemos un equipo de trabajo compuesto por cierto número de usuarios, la solución de software libre aventaja claramente a la versión propietaria.

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¿Cómo puede contribuir la digitalización a adaptar mi empresa a la nueva situación? (I)

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Una de las conclusiones más claras tras la crisis del COVID-19 es que las actividades presenciales han tenido que ceder el protagonismo al mundo digital. Las empresas que estaban ya adaptadas a la realidad digital han soportado bien el embate o incluso han salido reforzadas. Si la suya no es una de ellas, necesita saber cómo mejorar sus operaciones digitales y ponerse en marcha ya.

Muchas PYMEs han ido relegando a lo largo de los años su actualización a las modernas tecnologías digitales, lo que se conoce como transformación digital. Ya sea por falta de tiempo o de fe en las nuevas tecnologías, en España hay aún un porcentaje significativo de ellas que disponen de una pobre presencia en Internet y un uso testimonial, propio del siglo XX.

Hoy en día, y si se quiere sobrevivir, el salto a lo digital hay que hacerlo incondicionalmente, empezando por informarse de cuáles son los distintos departamentos de la empresa que pueden beneficiarse y cómo. A continuación describiremos algunas de las ventajas que la revolución digital puede aportar a esas PYMEs en su lucha por la supervivencia:

Web

Aunque sea difícil de creer, en 2020 hay empresas con sitios web que no han sido actualizados en años, no sólo en sus contenidos, sino incluso en su oferta de productos y servicios, los datos de contacto, direcciones postales, estándares web… En algunos de ellos los formularios web no existen o nunca se responden porque no hay nadie que los atienda. Son sitios web que hizo una tarde de sábado el sobrino del dueño de la empresa, que tiene una cuenta en Facebook, y por tanto sabe mucho de esto.

La imagen que esto representa para una empresa frente a sus clientes y potenciales clientes es devastadora. Una mirada a su web basta para descartarlos inmediatamente como posibles proveedores. Es incalculable el volumen de negocio que se puede haber perdido a lo largo de los años debido a una mala impresión como esta.

Sin duda el primer paso para cualquier empresa que aspire a ser tenida en cuenta es disponer de un sitio web adecuado, con un diseño moderno y cómodo de usar, rico en contenidos atractivos para los clientes, útil como plataforma para el desarrollo del negocio, cuyos resultados se midan regularmente y que sea indexable por los buscadores.

Ventas

Aunque muchas empresas necesitan saltar al comercio electrónico, la solución no siempre es directamente una tienda online. Para aquellos negocios más orientados al B2C (business to consumer) es probable — tampoco seguro — que sea así, pero antes de llegar a ello, y sobre todo si uno se mueve en el mundo B2B (business to business), hay mucho terreno básico por recorrer para empezar a interactuar directamente con clientes o clientes potenciales. Vea si puede responder a estas preguntas:

  • ¿Dispone su sitio web de un sistema de formularios especializados que permitan a un visitante interesado pedir un presupuesto, solicitar información adicional sobre alguno de sus productos o servicios, sus precios o condiciones?
  • ¿Son esas solicitudes registradas en alguno de sus sistemas, identificadas unívocamente, difundidas a los responsables y supervisadas?
  • ¿Hay personas designadas como responsables para atender cada tipo de esas solicitudes?
  • ¿Son atendidas en un plazo de horas tras su recepción?
  • ¿Dispone de documentos electrónicos actualizados en formato PDF o similar que pueda hacer llegar a los prospectos para que se hagan una idea más completa de su oferta?

Si entre sus respuestas abundan los noes, entonces es que su sitio web no está cumpliendo con su función, que no es otra que tener un impacto directo en los resultados de su negocio. Olvídese de la web escaparate y del tener una web porque la tiene todo el mundo, porque esos son conceptos del año 2000.

Y si su negocio está relacionado con el consumo directo, entonces usted necesita zambullirse de una vez por todas en el comercio electrónico, ya sea a través de su propia tienda online y/o de un marketplace generalista o especializado, dependiendo de cuál sea su caso.

Marketing

No importa en qué sector desarrolle su actividad, los mecheros y las gorras con el logotipo de la empresa son también cosa del pasado. Hoy en día el marketing se pelea en:

  • Los buscadores
  • Las redes sociales
  • Las campañas de anuncios de pago por clic en aplicaciones móviles, buscadores y sitios web
  • Los contenidos de calidad que sirven para que el prospecto se decida por elegir nuestra oferta
  • Los mensajes de correo electrónico atractivos y con una buena oferta
  • La oferta localizada en función del geoposicionamiento del cliente
  • Los marketplaces
  • El estudio de la competencia online
  • En todo el mundo, disponiendo de una web al menos en inglés

¿Tiene su empresa una posición sólida en todos o al menos en algunos de estos puntos? Si no es así está usted sencillamente fuera de juego, salvo que tenga usted un mercado cautivo, algo cada vez más raro de encontrar y que está a extinguir.

Empleados y procesos internos

Los trabajos en lo que una persona trabajaba aisladamente, al margen de la actividad que se desarrolla en el resto de la empresa, son también restos fósiles. En la actualidad el personal colabora en equipos, utilizando técnicas de trabajo ágiles, aporta ideas interesantes para la mejora del trabajo y el conocimiento y la información fluyen de un extremo a otro de la organización.

Disponer de una intranet que sirva como un entorno privado y seguro de colaboración inteligente, repositorio de información y medio de comunicación interno es esencial en cualquier organización moderna que quiera disponer de ese entorno de trabajo.

Los empleados deben contar además con acceso a la intranet desde cualquier ubicación, ya sea desde una o más sedes de la empresa, sus propias casas, durante una visita a un cliente o desde cualquier ubicación mientras están de viaje; y deben poder trabajar utilizando cualquier dispositivo disponible, como un ordenador de sobremesa, una tableta o un móvil. Esto garantiza la continuidad de una parte importante de las operaciones internas incluso durante un periodo de crisis.

¿Funciona su empresa de esta forma?

En la segunda entrega de esta entrada hablaremos de otras áreas que pueden beneficiarse de un proceso de digitalización, tales como el Departamento de Recursos Humanos, la logística o los procesos de producción y operaciones.

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El administrador de una intranet

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La tecnología actual nos permite teletrabajar e interactuar con nuestros compañeros en cualquier lugar, en cualquier momento y con cualquier dispositivo, pero en las herramientas empresariales de colaboración no se trata sólo del factor tecnológico. Para que todo funcione la pieza clave es el administrador de la intranet.

Todo sistema necesita administración

Si hablamos sólo desde el punto de vista práctico debería resultar evidente que si ponemos un sistema en marcha y lo abandonamos a su suerte es sólo cuestión de tiempo que algo vaya mal: Hackeo, ausencia de backup, cuentas de usuario abandonadas, contenidos con accesos más laxos de lo conveniente o cualquier otro de los mil avatares que puede sufrir un sistema.

No son incidencias hipotéticas. Estos problemas son el día a día de cualquier sistema poblado de usuarios y sus interacciones. Tarde o temprano estos casos se producirán.

Pero si no nos quedamos sólo en el ámbito práctico, sino que realmente entendemos que nuestra organización necesita una herramienta de colaboración y que esa herramienta tiene como misión conseguir un trabajo más inteligente, coordinado y satisfactorio de nuestros empleados, entonces necesitamos alguien que actúe no sólo como mantenedor de una infraestructura técnica, sino también que ejerza de relaciones públicas de la misma desde arriba hasta abajo. De hecho se trataría de alguien que utilizase el ahora tan manido término “experiencia de cliente” (Customer experience, CX), pero dirigiendo su foco hacia los usuarios internos.

No es un problema exclusivo de las intranets. Muchos sistemas estratégicos dentro de una organización, como los CRM o ERP, en los que trabajan conjuntamente empleados de diferentes departamentos y cargos, presentan el mismo problema: Una elevada tasa de fracaso en la implantación, incluyendo resultados prácticos lejos de los esperados, burocratización de los procedimientos y creación de silos de información.

¿Cuál es la razón? Dejando a un lado las bondades o flaquezas de uno u otro sistema, uno de los factores más importantes es que el uso de herramientas de software en las que se colabora requiere a menudo un cambio de mentalidad y la adopción de modelos de trabajo y procedimientos muy diferentes de los trabajos individuales aislados. El sistema no funciona simplemente agregando pequeños elementos aportados por trabajadores individuales, sino que hay dinámicas de grupo, horizontales, verticales y transversales, que deben ser tenidas en cuenta para que el sistema funcione, y si no se tienen en cuenta tienes todas las papeletas para que tu sistema sea un fracaso.

Una de las tareas más importantes de un administrador es buscar e incentivar la motivación de los usuarios para el uso del sistema. Muy pocos usuarios se sienten inclinados a utilizar un nuevo sistema simplemente porque está ahí. Hay que pensar tanto el sistema como sus procedimientos para que haya una razón real para su uso, y entre estos incentivos se encuentran:

  • Llevar a cabo el trabajo actual más fácilmente
  • Llevar a cabo el trabajo actual más agradablemente
  • Poder hacer cosas que antes no se podían hacer
  • Abrir canales de comunicación reales con otros miembros de la organización, que permitan saber más sobre la organización y las personas que trabajan en ella

Cualidades de un administrador

Las intranet suelen ser proyectos que se establecen de arriba a abajo: Un directivo de la empresa inicia el proceso o es encargado de que aparezca un nuevo sistema que habilite nuevas capacidades y modos de trabajo.

Teóricamente todos los miembros de la empresa van a estar afectados en su trabajo por este nuevo sistema y, en el centro de todo ello, está la persona que debe encargarse de «vender» el sistema a sus usuarios a la vez que se ocupa de que éste funcione óptimamente. Visto así parece evidente que se trata de un puesto con responsabilidades que deben estar respaldadas con capacidades, que serán fundamentalmente de dos tipos: Técnicas y comunicativas.

Técnicas

Una intranet no es sólo un sistema, pero sí es un sistema, así que no cabe duda de que se requieren competencias técnicas para que todo funcione bien y siga haciéndolo sosteniblemente. Algunas de las cualidades de este tipo que se requieren son:

  • Tiene que tener conocimientos y experiencia en el alojamiento de sitios web, su configuración y optimización.
  • También en la herramienta de publicación de contenidos (software intranet) que se vaya a utilizar, así como en las herramientas complementarias que requiera el proyecto.
  • Necesita tener conocimientos por encima de la media de usuarios respecto a cuáles son las amenazas a la seguridad, disponibilidad y privacidad de una intranet y cómo combatirlas.
  • Tiene que trabajar en base a procedimientos, que pueden afectarle sólo a él/ella, o a todos los usuarios de la intranet, y que deben ser establecidos de una forma sistemática y no arbitraria. Debe ser el responsable de crear esos procedimientos y llevarlos a efecto.
  • Debe ser capaz de analizar el uso del sistema de forma continuada y sacar conclusiones que redunden en una mejora permanente del mismo.

De comunicación

Y, acompañando al lado técnico, está el lado humano del sistema, que debe ser también cultivado para que sea un éxito. Un administrador debe tener una buena naturaleza comunicadora para ofrecer incentivos a los usuarios para que participen en su uso hasta verla como una herramienta imprescindible en el día a día.

  • Debe conocer en profundidad los diferentes usos que se puede dar a las herramientas de la intranet, e informarse de cómo sus usuarios utilizan esas herramientas — porque nadie es capaz de imaginar por adelantado todos los usos que hacen los usuarios.
  • Tiene que tener una importante faceta didáctica, aconsejando a los usuarios cómo pueden resolver problemas del día a día con el sistema y cómo mejorar su forma de trabajar. Particularmente, debe crear documentación de uso de la intranet para los nuevos usuarios que se incorporan a la empresa.
  • Tiene que publicar contenidos de interés para todos los usuarios y/o grupos de usuarios concretos, de forma que la intranet cumpla en un sentido general con su carácter de medio de comunicación interno.
  • Tiene que informar a los usuarios de que existen procedimientos internos de uso de la intranet y que todos los usuarios están sometidos a ellos, y tener paciencia y mano izquierda cuando esos procedimientos no se respetan y hay que poner orden, lo que se conoce como gobernanza de la intranet.
  • Tiene que responder a las preguntas y resolver los problemas del uso cotidiano de la herramienta, siempre con su mejor cara.
  • Debe ser capaz de recoger ideas y sugerencias de los usuarios para el desarrollo futuro de la intranet. Los usuarios pueden ser una fuente inestimable de innovación en los sistemas si se les presta atención y se reflexiona sobre sus ideas.
  • Tiene que ser capaz de informar a la dirección sobre el uso, el rendimiento, los problemas, las carencias y las posibilidades de desarrollo del sistema, y encabezar la campaña para que la intranet se desarrolle de una forma productiva, tanto para la empresa como para los usuarios.

Como puede verse, el papel de un administrador de intranet implica muchas facetas y responsabilidades que no pueden pasarse por alto, porque el funcionamiento de esta herramienta afecta al trabajo diario de todos los empleados de la empresa.

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Gestión de contenidos en una intranet

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Foto de Tran Mau Tri Tam en Unsplash

Uno de los problemas que debe enfrentar cualquier proyecto de intranet es planear la adopción de la misma por sus usuarios y para ello es necesario prever las motivaciones de los usuarios para utilizarla. Una de esas motivaciones es que encuentren en ella contenidos que les resulten de interés. Y eso nos lleva inevitablemente a cómo gestionar en el día a día la información que se distribuye en una intranet.

Puesto que nuestra agencia está orientada hacia las pequeñas y medianas empresas (PYMEs), vamos a dar por hecho en este artículo que las funciones de administrador de la intranet y el gestor de contenidos de la intranet van a recaer en la misma persona. Las grandes empresas, donde la intranet juega un papel fundamental en las operaciones del día a día, pueden disponer de muchos más recursos de todo tipo y establecer papeles más especializados para cada una de esas funciones. En las PYMEs, con las que nosotros tenemos más contacto, la situación es diferente, los recursos siempre son proporcionalmente más escasos, y las personas tienen necesariamente que asumir más de un rol.

Naturaleza de los contenidos

El origen y la naturaleza de los contenidos que se incluyen en una intranet es diverso. Por un lado hay información que se genera internamente y otra externamente. La información externa será habitualmente pública, si bien de interés para el sector en el que opera nuestro negocio, mientras que la información interna puede ser una mezcla de pública y privada.

Por ejemplo, parte de los contenidos internos procederán de las propias redes sociales de la empresa, que será información pública, reutilizada para asegurarse de que los empleados de la propia empresa están al tanto de ella. Otra parte será creada internamente para uso exclusivo de los empleados, como por ejemplo informes de resultados, cursos de formación, modelos de contratos, etc. Además, este tipo de información no estará disponible para todo el mundo en la empresa, sino que determinadas personas accederán a cierta información y otras a otra diferente. Por otro lado este tipo de información, tendrá diferentes autores: Departamento Legal, Recursos Humanos, Marketing, Operaciones, etc.

Los contenidos son caros de producir

Acostumbrados como estamos hoy en día a la sobreabundancia — cuando no al bombardeo — continua de información, y a la natural estrategia defensiva de escanear entre toda ella tratando de detectar algo que realmente nos resulte interesante, es muy posible que pasemos por alto el hecho de que la elaboración de esos contenidos es no cara, sino muy cara.

Cualquiera que haya tenido que crear, editar o revisar un contrato, o crear un informe, redactar un artículo, o, no digamos, un curso de formación, sabe de primera mano que hay incontables horas detrás, cuando no costes en formación, documentación o acceso a información accesible sólo bajo el pago de licencias.

Pensemos por un momento en el total de la empresa como una organización que crea contenidos: El Departamento Legal crea contratos e informes de conformidad a normativas legales; el Departamento de Marketing crea white papers, casos de uso, comparativas de nuestros productos con los de la competencia, informes de inteligencia de negocio y contenidos para la web y las redes sociales; Recursos Humanos crea políticas, descripciones de puestos de trabajo, informes de adecuación a los estándares de Responsabilidad Social Corporativa; el Departamento de IT puede crear manuales de usuario, informes de rendimiento o de disponibilidad de sistemas; el Departamento de Operaciones procedimientos para la definición de las tareas del día a día de diferentes puestos dentro de la empresa; el Departamento de I+D puede estar publicando entradas en un blog sobre sus avances en nuevas tecnologías… los ejemplos son incontables, pero no es difícil darse cuenta de que todos esos contenidos, que inicialmente están además dispersos, conllevan un coste considerable, aun si sólo tenemos en cuenta las horas de trabajo de nuestros empleados.

Una economía de los contenidos

Una vez establecido que somos productores de contenidos, y que estos son caros, parece inevitable que, como ocurre con todos los recursos valiosos, estudiemos su producción y su uso. Es decir, que establezcamos en nuestra organización una economía de los contenidos.

Hemos visto en el punto anterior cómo las diferentes unidades de la organización actúan, aunque sea informalmente, como generadores de contenidos. Una parte de esos contenidos irán, de forma natural, a convertirse en información pública (por ejemplo los contenidos para redes sociales), otra será semipública (por ejemplo los white papers) y otra será decididamente privada.

Gestionar la obtención y recorrido de esa información, dónde se produce, quién debe tener acceso a qué, distribuir su publicación en el tiempo y hacerla accesible a las personas adecuadas forma parte de las tareas que hay que encomendar a un administrador de intranet, para asegurarnos de que la información esté siempre disponible para quien la necesita y tiene permisos para acceder a ella.

Así pues, veamos una relación de los puntos que debemos tener en cuenta para su administración:

  • Fuentes. Conocer qué unidades produce qué contenidos, sus autores y su regularidad. Potencialmente, incluso enrolar a personal de la empresa que aún no está desarrollando contenidos a que ocasionalmente participe creando información útil e interesante para otros empleados. También, detectar y utilizar fuentes externas de contenidos que sean relevantes para el sector o las tecnologías en los que opera nuestra organización.
  • Distribución. Conocer cuáles son los destinatarios autorizados para cada pieza de contenido (pública, privada, empresa y clientes, sólo un departamento, sólo determinadas personas).
  • Plan de publicación. Establecer, con toda la información disponible, un plan de publicación que incluya fecha en que debe ser publicada, textos e imágenes asociadas, direcciones de interés a las que enlace, lugar de la intranet en el que deba ser publicada esa información, fecha de caducidad si es aplicable.
  • Periodismo interno. Es muy recomendable que todas estas tareas se lleven a cabo con un cierto espíritu periodístico. Un gestor de contenidos de una intranet puede verse a sí mismo como el redactor jefe de un medio online privado de la propia organización, y actuar consecuentemente informando a su audiencia interna y contribuyendo de forma capital a que los flujos de información dentro de la empresa sean todo lo fluidos que deberían ser.

Hemos podido ver cómo manejar mejor nuestra intranet para favorecer una de las motivaciones que hacen que los empleados de la empresa se decanten por su uso: El que encuentren en ella información interesante que no van a encontrar en otro lugar.

Como puede verse, muchos de los elementos que hemos tratado no tienen que ver con asumir nuevos costes, sino más bien al contrario: Organizándonos mejor, sacar el mejor partido de los costes que tenemos inevitablemente que asumir.

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